论档案信息化建设的发展

    杨桂芹

    摘要:档案信息化就是在加强档案信息数字化管理的基础上,逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用已开放档案资源,使之更好地为经济和社会发展服务。

    关键词:档案信息;建设

    1档案信息化建设的重要性及现实意义

    档案信息化在档案管理活动中全面应用现代化信息技术,对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现“三化”:一是档案信息数字化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化;三是档案信息网络化。

    1.1档案信息化建设的重要性

    一是可改善档案管理工作。只有实现档案作息化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。

    二是可用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确,管理措施得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此,档案信息有着独特的优势,可以发挥重要作用。

    三是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化,可一次投入,多次产出,远程服务,资源共享;可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性;可提供丰富的具有地方特色的知识,进行爱国主义教育等。

    四是可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及,电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案,就是提前介入电子文件和管理工作中,以管理档案的形式管理电子文件等有用信息,使信息发挥最大的效益。

    1.2 档案信息化建设现实意义

    档案管理的信息化、网络化,可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益。

    一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。数据录入后,可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表,打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计,并形成报表,由计算机处理,可以极大地提高管理人员的效率。

    二是检索查询方便。传统的检索方式,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,费时、费力。档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。

    三是档案查借工作可控。档案管理实现信息化后,查借阅采用计算机管理,操作方便,可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还。

    四是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后,部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是目录的打字员和档案的保管员,可以更好地从事档案的收集和编研工作,提高职能部门的工作效率。五是有效的提供服务。档案管理的信息化,科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率;同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发,提高了研究院整体的工作效率和竞争力,使档案管理的职能不再单纯是档案的保管,而是公司内部的信息中心。

    2 档案信息化建设的内容

    档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。

    2.1 基础设施建设

    主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器,以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等,其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。

    2.2 档案信息资源建设

    主要包括两大方面,一是现有馆藏档案(包括纸质档案、缩微胶片的景像、录音档案和录像档案等)的数字化;二是收集和接收各种形式的电子文件,然后集成到统一的档案数据库中。

    2.3 标准规范建设

    这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

    2.4 应用系统建设

    这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们将依靠上级档案行政管理部门的有关科研院所和技术力量,选用先进、适用和可靠的档案管理软件。

    2.5 人才队伍建设

    这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位,加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践,不断提高档案信息化管理水平,正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”,是计算机网络,“车”是计算机的硬件和软件,“货”是档案数据库,“交通规则”是标准规范,“驾驶员”是现代信息技术人员。有路无车不行;有了路和车,没有货不行;路修得再好,车再先进,没有优秀的驾驶员,仍是行不通的。因此,档案信息化建设必须以人为本,并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。

    3 档案信息化建设举措

    档案信息化,其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化、管理手段的现代化,档案存储环境控制的科学化。加快档案信息化建设要做好以下几方面的工作:

    3.1 加强领导,提高认识

    要拓宽各级领导的知识领域,在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作,改变现有的知识结构,以适应信息化建设的需要。

    3.2 加大投入,增配软、硬件设施

    要舍得投入财力,配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。当前,各级档案部门的财力主要来源于各级政府,也可以收进资金,加快更新改造的步伐。同时,作为上级档案主管部门,要与相关部门沟通协商,共同提出解决办法,在政策上给下级部门创造条件,使档案信息化建设得到更快的发展。

    3.3 引进和培养信息化建设人才

    从目前基层档案人员学历上看,大专院校毕业的人员比例偏少,对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况,比较简捷的办法就是调入大专院校毕业生,改变队伍素质结构,以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志,要进行业务培训,培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才,为档案信息化建设提供必要的人才保障,促进这项工作的健康发展。

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