房地产登记档案集约化管理研究

    摘 要：不动产登记是我国物权法确立的一项基本物权制度，它是指由权利人申请，并由国家专属部门将不动产物权记录在不动产登记簿的事实。房地产登记档案作为不动产登记档案中的重要组成部分，其管理效果直接关系到档案的利用。文中，主要就对房地产登记档案集约化管理进行探讨。

    关键词：房地产登记档案;档案管理;集约化管理

    目前，不动产登记包括以下几个方面，集体土地所有权;房屋等建筑物、构筑物所有权;森林、林木所有权;耕地、林地、草地等土地承包经营权;建设用地使用权;法律规定需要登记的其他不动产权利。其中与我们密切相关的房屋所有权登记，其工作职能由各地区房地产交易中心逐步归属不动产登记中心。房屋所有权登记是加强城市房屋权属管理，维护房地产市场秩序，保障房屋权利人的合法权益的需要，房屋登记档案具有专业性、动态性、真实性、完整性、价值性等五个属性。开展房屋登记档案集约化管理研究，以节俭、约束、高效为价值取向，促进政府职能部门达到降低成本、高效管理的效果。

    1 房地产登记档案集约化管理的意义

    1.1 有利于缓解库房紧张

    库房的库存压力来源于两个部分：一是现有库存存在大量的重复件;二是每年源源不断新增入库的房地产登记档案。档案的新增无法避免，因此对原有库存的重复件以及新增档案中的重复件进行筛选以及剔除就显得尤为重要。对房地产登记档案进行集约化管理，就是对档案进行“瘦身”，解决目前档案数量急速膨胀的问题，从而缓解各保管单位所普遍面临的库房紧张问题。通过集中机构的人力、物力、财力、管理等生产要素，优先统一配置到房地产登记档案的管理工作上去，以及通过不断加快房地产登记档案管理工作的信息化、数字化进程等手段，可以更好地实现对房地产登记档案重复件的筛选和剔除，达到缓解库房紧张的目的。

    1.2 有利于优化库藏结构

    库藏数量问题与库藏结构问题相互关联，一方面库藏房地产登记档案的数量已接近饱和，另一方面现有的库藏档案的结构还存在着比较严重的问题。现行的分散式房产登记档案保管模式，使得档案的移交成为问题，从而造成了现在库藏结构的不合理。对房地产登记档案实行集约化管理之后将以“集团”模式对档案进行管理，改变分散的档案管理模式，这对优化房地产登记档案的库藏结构大有裨益。

    1.3 有利于管理与利用

    集约化管理模式与数字化，信息化紧密结合在一起，可在技术层面上实现对档案的便利化管理。现在，“数字地球”、“数字城市”以及相关的提法层出不穷，其共同点就是对信息技术的依赖。对房地产登记档案的管理工作实行集约化管理之后，档案的管理工作会更加自动化，信息化，从而能够使档案管理人员的工作更便捷，也使档案利用者的利用更简便。

    集约化管理方式的运用是政府职能部门转变思路、创新载体、实现档案管理方式大改变的体现。集约化管理模式体现了房地产登记档案的管理思路从注重微观向关注宏观的转变，集约化管理要求从整体上把握和梳理房地产登记档案的管理工作，从过去专注于档案的“业务”向重视更宏观的“管理体制”转变。

    集约化管理还将影响对房地产登记档案的利用工作。过去的档案利用部门将会逐步转为“信息咨询部”，从直接提供档案原件转变成向利用者提供档案信息、档案专业知识以及档案检索途径。工作重点也将转变成编制各种专题资料，有针对性地提供信息，并开展专题性资料服务，使“你查我供”这种被动的档案提供方式改变为一种双向式的交流。

    2 房地产登记档案集约化管理的实现途径

    2.1 建立房地产登记档案集约化管理制度

    我国自2000年以来，房地产市场蓬勃发展，商品房交易登记量呈指数级上升。就房地产登记档案而言，现在每天都会产生大量的房产信息数据和各种材质的档案资料，档案的载体形式有纸质的、影像的和电子的。据不完全统计，上海每年新产生房地产登记档案就超过100多万卷。随着越来越多的档案产生，旧档案管理体制已无法满足现实的需要。没有与时俱进的、适合新情况的房地产专业档案管理的体制建设，档案管理部门只是按照档案产生部门的业务要求和滞后的档案管理制度被动地管理档案，必定会给档案的保管和利用造成极大不便。

    （1）建立规范的房地产登记档案管理办法。2001年的《城市房地产权属档案管理办法》对城市房地产权属档案进行了定义，并对收集、整理、归档及归档后的管理和利用做出了规定。2012年的《房地产登记技术规程》对房地产登记过程中产生的档案做了明确规定，称其为房地产登记档案，并对存档范围、纸质档案管理、电子档案管理和利用进行了规范。

    按照上述文件规定，我们需要建立规范的、符合实际情况的房地产登记档案管理办法。首先，专业档案都应有明确的名称，不能出现同一种档案在不同部門出台的办法中名称不一致的现象。其次，应明确房地产登记档案的分类和归档范围，确定哪些资料必须归档，还应确定房地产登记档案在收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等环节的规范制度，明确电子档案的管理标准。

    （2）建立标准化的房地产登记档案目录。标准化的房地产登记档案目录是对房地产登记档案的归档范围所做的统一，是建立统一的房地产登记档案数据库的前提，可为实现档案资源的高度共享打下坚实的基础。建立标准化的房地产档案目录，先要明确档案的分类，编制符合房地产专业档案目录体系的档号，包含全宗信息、分类年度和案卷编号，再确定每类档案的归档范围。

    （3）建立标准化的房地产登记档案管理流程。目前，房地产登记档案管理是典型的事后管理，业务办理结束后，纸质档案才能归档，然后再进行数字化处理。具体流程：①登记受理材料;②登记审核;③登记发证程序完成之后，再对房地产登记资料进行核对;④资料整理;⑤资料扫描;⑥资料装订;⑦资料归档。在实务操作上，申请人领取“房地产权证”或“房地产登记证明”，登记机构收回已办理领证签收手续的“收件收据”，放入登记资料袋。上海房地产登记档案管理采用“一号一卷”方式，以申请业务时得到的编号组成一卷，但往往是一个编号统管两项业务内容，因此，有可能一卷档案包含两项业务。

    2.2 改革现有房地产登记档案管理方式

    房地产登记档案一般采用属地管理方式，因此产生各行政区各自为政的情况。根据对上海房地产登记档案存放点的统计可以看出，由于各管理部门设置上的差异，房地产登记档案的保管、整理部门与查阅、接待部门都不在同一地点办公。给档案管理造成诸多不便? 如资料调阅速度慢，且查阅后无法及时归还，还有可能在一定程度上对房地产登记档案造成损坏或导致缺失等。

    （1）改变房地产登记档案纸质档案的管理方式。以上海浦东新区为例，由于库房紧张、房地产登记档案存放点分散，矛盾最为突出，除了将交易中心所在的房地大廈B2及15楼用于存放房地产登记档案外，其余档案分别存放在浦东新区档案局，东昌电信大楼办公楼、原南汇区房地产交易中心、原南汇区建设局内，查阅人调阅档案普遍需要预约登记。

    （2）应统一房地产登记档案纸质档案的管理部门。目前房地产登记档案大部分由不动产登记中心保管，有些过渡阶段由交易中心保管，也有的由档案部门单独保管，或者职能部门与档案部门共同保管。因此，应明确管理职责，不能出现多头管理的情况。房地产登记档案的产生部门和保管部门应适时分离，由档案管理部门承担房地产档案的保管和利用职能，房地产登记机构对专业档案管理具有指导和监督职能。

    （3）应整合资源，实现房地产登记档案的分片管理。现行档案管理体制要求每一立档单位都建立独立的档案室，配备档案人员，开展本单位的档案工作。整合现有的人员，库房资源，重新规划，采取房地产登记档案由档案管理部门分片管理的方式，以全市房地产登记职能部门的档案管理机构为中心，按照地域和库房设施情况，设置几处房地产登记档案的分中心。这样既统一又分散的管理方式，不仅统一了全市的档案管理，也相对分散了纸质档案的存放地，有利于纸质档案的安全有效管理。

    （4）建立房地产登记档案电子档案的管理规范。上海自2005年开始，市房地产交易中心统一组织了全市存量房地产登记档案的数字化工作，对历史遗留的档案进行了集中式的扫描加工。自 2008 年起，由各区房地产交易中心组织开展增量档案的扫描工作。目前，每年的增量房地产登记档案，及时完成数字化工作。

    3 房地产登记档案管理的构想

    3.1 介绍国际上的先进做法——建立文件中心

    美国联邦政府档案管理模式值得研究和借鉴。尽管美国作为联邦制国家，全国实行分散式的档案管理体制，即联邦档案机构无权领导和监督地方档案工作，也无权干涉私人企业和社会团体的档案事务。但在联邦政府系统内，档案是高度集中统一管理的。即联邦政府档案行政领导中心——国家档案与文件署，通过自己内部各个职能部门，即国家档案馆、联邦文件中心。联邦登记处。总统图书馆等.接收和集中保管所有联邦政府机关的文件和档案，甚至在大多数国家都设有永久性机关档案馆的国防部和外交部的档案也不例外。这种集约化管理模式的好处主要有：一是确保联邦政府档案资源的完整和安全;二是减少大量的重复投入和不必要的浪费;三是全面实现文件档案信息资源的共享利用。特别值得一提的是美国联邦文件中心，该中心隶属于联邦档案文件署，它的作用主要是把联邦政府各单位形成的且未达到进馆年限的文件档案集中起来，实行统一管理。国际档案理事会对几十个成员国进行调查后，评价文件中心是保存半现行文件（指未公开文件）的最经济、最令人满意的现代新型文件管理机构。

    3.2 借鉴国际先进做法——建设房地产专业档案馆

    房地产登记档案是典型的半现行文件，参照国际上的先进做法，应通过建立房地产专业档案馆（即所谓的文件中心），改革纸质档案的管理模式，建立纸质档案和电子档案的管理规范，变分散管理为集中管理充分运用现代信息技术、网络技术，突破行业、部门、单位行政隶属关系的限制，实现房地产登记档案集约化管理。由于房地产专业档案馆将突出对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此，专业档案馆的建立既可以减轻各文件形成单位的负担，又可以减轻档案主管部门的工作量，既能够承担起半现行文件的科学管理，方便形成单位的查找利用，又符合“高精简”节约的原则，成效显著。

    参考文献

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