浅谈档案管理中信息技术的使用

    摘 要：档案管理在管理工作中占据重要地位，因此，了解在档案管理中应用信息技术的必要性，以及信息技术在档案管理中的具体应用，有助于加强档案管理信息化，促进档案管理水平和质量的提升。

    关键词：档案管理;信息技术;具体应用

    在管理系统中，档案管理是必不可少的一个管理环节，有效的档案管理可以增加决策的科学性与时效性;但是经济和科技的飞速发展，导致需要进行管理的档案信息数量越来越多，档案内容也越来越复杂，档案管理工作越来越艰难;因此档案管理需要改革创新，要结合现代先进技术改变档案管理流程，从而提高档案管理效率，确保档案完整保存。将信息技术应用到档案管理领域，改变了传统的档案管理方式，提高了档案管理的自动化和信息化程度，不仅仅增加档案管理的效率，还有效降低档案管理中的成本，有利于促进档案管理朝着现代化方向发展。

    1 在档案管理中使用信息技术的必要性

    1.1 信息技术让档案管理更加高效便捷

    传统的档案管理方式在应对现如今海量的档案信息时，会面临工作繁瑣复杂的局面，影响档案管理工作的效率，应用现代信息技术可有效改善档案工作的工作现状，让档案管理更加高效和便捷。在传统档案管理过程中，管理人员需要依靠人工进行记录、分类以及整理，不仅仅有工作量巨大，人力物力消耗严重的问题，还会经常出现内容遗失或者档案信息不全面的问题，影响档案管理工作的质量;信息技术可以通过自动化手段对档案进行分类整理，并且对有内容不完整或者遗失的档案进行提示，减少档案管理工作人员的工作量，提高工作效率，让档案管理工作更加高效便捷。

    1.2 信息技术让档案管理更加专业系统

    信息技术可以让档案管理更加专业化和系统化，传统档案管理模式在管理海量档案信息时，容易出现管理混乱的现象，严重影响了档案管理的专业性和系统性，信息化技术可以对档案进行科学有序的分类和整理，让档案系统更加专业和和系统。传统档案管理更多以纸质形态进行保存，导致部分影音资料不能及时归类和收藏，影响档案管理以及保存过程中的完整性;信息技术可以有效解决上述问题，通过将档案纸质部分转化成电子信息的方法，纸质档案和影音资料可以形成一个整体，有利于档案的完整保存和管理，可以促进档案管理朝着更加专业和系统的方向发展。

    1.3 信息技术让档案更加易于查阅共享

    将信息技术应用到档案管理中可以让档案更加易于查阅和共享，减少传统纸质档案查询和调取的时间，提高档案使用效率。通过档案查阅软件，可以清晰查看档案的编目，并且对基础信息有所了解;当需要调取档案进行详细查阅时，在网络上便可完成申请和档案信息传递，不仅仅减少档案借阅申请、查询、传递和归档的环节和时间，还减少了传统纸质档案借出后容易遗失的问题，同时信息化的档案可以给档案编辑提供更大的便利，方便管理人员对档案进行及时更新。

    2 信息技术在档案管理中的具体应用

    2.1 信息技术在档案搜集中的应用

    在实现档案信息化管理过程中，将信息技术引入到档案管理系统中，有效提升了档案搜集速度。档案管理中心可以通过使用扫描设备对纸质档案进行扫描，将传统纸质档案转化成图片，对快速推动档案管理信息化有重大帮助，而且越来越成熟的文字识别系统，还可以将图片上面的文字进行识别，便于对档案进行修改和更正;信息技术还拥有很强大的信息存储能力，能够大幅度节约档案存储的空间，并且延长档案保存时间。

    2.2 信息技术在档案分类整理中的应用

    现阶段的档案信息量越来越大，档案种类越累越多，老旧的档案管理模式需要消耗大量成本才能完成档案管理工作，而且还容易出现信息不完整的问题，信息技术的出现，帮助档案管理工作者简化了工作内容。将信息技术和档案管理有机结合，可以让档案管理工作者只需要在相关设备上进行操作，就可以通过信息技术快速且准确的对档案进行分类整理，并且还可以根据时间、部门、内容等诸多不同的条件进行分类整理，工作效率和工作质量大幅度提高。

    2.3 信息技术在档案查阅过程中的应用

    信息技术给档案查阅方式带来极大的转变，让档案查阅更加方便和清晰。已经完成档案信息化的档案管理单位都会提供档案网络查阅服务，有需要的人可以通过查阅软件对该档案馆的档案进行查询，不仅仅可以定点查询，还可以通过关键词查询，而且档案系统中各种分类信息明确清晰，缩减了查阅者的查阅时间，从最大程度节约了档案管理工作者和档案查阅者的精力。

    2.4 信息技术在档案编辑调取中的应用

    在传统的档案编辑过程中，需要先查找到相应的纸质档案，然后对档案进行修改，修改完成后还需要重新归档，如此才能完成档案的修改和编辑工作;依托于现代信息技术的档案管理系统，可以对档案实行方便快捷的修改。管理人员可以通过档案管理系统的数据库对需要修改的档案进行检索，然后通过计算机等设备完成档案修改，档案会在修改完成后自动保存并且归档。信息技术除了可以提供强大的检索功能外，还可以实现档案的快速调取;当查阅者在找到自己需要的档案后，只要能提供相应的权限证明，就能直接获取档案的电子版本，不仅仅实现了档案的借阅，还能避免原档案借出后的遗失问题，有利于档案的完整保存。

    3 结语

    实现档案管理信息化是经济文化发展的必然趋势，将信息技术和档案管理相互结合，有助于提升档案管理效率，增加档案管理专业性和系统性，同时让档案查阅更加便利。本文通过阐述信息技术在档案搜集、分类整理、查阅以及编辑调等方面的具体应用，浅析信息技术在促进档案高效管理及完整保存方面的重要意义。

    参考文献

    [1]贾广轩.电子信息技术在档案管理中的有效应用[J].企业改革与管理，2019，（02）：28-29.

    [2]李志杰.信息技术在档案管理工作中的应用探索[J].中国管理信息化，2018，21（20）：177-178.

    [3]谷艳梅.信息技术在档案管理中的应用[J].信息记录材料，2018，19（09）：173-174.

    作者简介：秦军艳（1977-），女，汉，河南省焦作市修武县人，本科，馆员，修武县档案史志馆，研究方向：档案管理。