档案管理利用数字化平台的应用分析
摘 要：当前，信息技术的发展及其广泛应用，为各行业领域的发展都提供了一定的技术支持，对于档案管理工作也不例外。而且随着信息技术的不断发展，相关档案管理部门也开始进行数字化平台的建设与应用，借此对传统的档案管理工作模式予以改进创新，实现高效化、信息化的档案管理。相关部门若想有效应用数字化平台，则需要加强对档案管理工作以及信息技术的了解，采用合适的技术手段，建立合理的数字化平台，以此提高档案管理的有效性。
关键词：档案管理;数字化平台;应用分析
1 数字化平台构建的安全保障体系
相关档案管理部门在进行数字化平台的构建时，需要考虑到这一平台的安全性，只有安全、完善的数字化平台，才能够保障档案管理工作的有效性，因此，相关部门要先意识到档案管理安全的重要性，在构建数字化平台时，要建立有效安全保障体系支撑其自身的正常安全运行，以此提高数字化平台应用的实效性。对于这一安全保障体系而言，其自身具有一定的复杂性，其中包括法律条例、安全技术以及恢复机制等多个方面，基于此，相关单位在建立安全保障体系时，需要引进先进且成熟的安全技术，同时还要完善相应的规章制度，并且要制定出科学合理的备份恢复机制，借此保障数字化档案管理工作的安全性，促使数字化平台能够正常运行，同时还能够提高档案信息资料的安全性以及完整性，有效避免了档案资料的受损，这也推动了档案管理的信息化建设。
2 数字化平台在档案管理中的应用分析
2.1 数字化平台系统的设计与应用
相关部门若想将数字化平台有效应用到档案管理之中，则需要结合档案管理的实际情况，以及信息技术的特点，对数字化平台的系统进行合理设计，使其更加符合档案管理工作的实际需求。当前，数字化的档案管理系统都采用的是架构设计，也就是有由客户端向相关服务器端发送请求，再由服务器端对接到的请求进行合适处理，同时还会将这一处理结果反馈给客户端，这实现了客户端与服务器端之间的有效交互，也大大提升了数字化平台应用的实效性，更是提高了档案管理部门的服务水平。另外，在设计数字化系统平台时，还要保证数据在传输过程中的安全性，也因此，相关技术人员设计的是自定义传输格式，这一传输方式主要是以对象进行传输的，且每一个对象包含属性以及主体内容两个部分，这既可以将档案信息了快速的传输到是数字化系统平台之中，还能够避免其在传输中受到外界因素的影响，保障了档案信息资料的安全性。
2.2 数字化平台系统功能的分析与应用
数字化平台系统本身具有多种功能，其在应用过程中大大提升了档案管理工作的效率，而相关技术人员在进行数字化平台的过程中，则要将相关功能的实际效用充分的发挥出来。在应用数字化平台时，档案管理人员只需要将相关重要属性的数据信息输入到数据库之中，就能够实现对纸质档案文件的数字化处理，同时数字化平台还能够自动生成卷内目录以及备考表，并且还能够自动导入相关数据，将卷内目录批量上传到系统平台之中，节省了工作人员整理时间。另外，数字化平台也会针对不同的用户，为其提供所需的档案利用服务。在面对外部用户时，数字化平台会为其提供档案查询单服务，对其查阅的内容进行一定的限制;而在面对内部用户时，则会为其提供全面的借阅管理。此外，将数字化平台应用到档案管理之中，能够实现业务档案的一体化，数字化档案管理平台能够与多个業务子系统连接在一起，使得各类接口得以建立，这样也能够将业务电子数据直接纳入到档案管理系统之中，减少了档案管理工作的重复性。
2.3 数据库的应用
在档案管理工作中构建以及应用数字化平台时，需要加强对数据库的重视，对于数据库而言，其自身是数字化平台的基础部分，而且其自身还起到数据的组织与存储、检索与处理等多种作用。在数据库中，数据信息是其中的核心部分，而在档案管理的数据库之中，档案信息则是核心部分，可以说，数据库的质量关系到档案数据资料的安全，同时也会影响到数字化平台的运行。基于此，相关单位在选择应用数据库时，需要提高其规范性，也就是说，档案数据只能在数据库中保存一次，并且还要定期进行数据的更新，若是同一数据存在于数据库中的多个位置，那么则会在更新时就会出现数据不一致的情况，以至于影响到用户的检索查阅。因此，有关部门在应用数据库的过程中，需要按照相关规章制度进行信息数据的录入，避免对整个数字化平台的应用运行造成不良影响。
3 总结
通过上述分析，信息技术的应用为人们的日常生活与工作提供了极大的便利，而若是利用信息技术，构建出有效的数字化平台，专供档案管理工作使用，则能够提高整个档案管理工作的效率与质量，同时还能够提高其服务水平，因此，相关部门要加强对数字化平台应用的重视，并建立出适合档案管理工作使用的数字化平台。
参考文献
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作者简介：陈合源（1974-），男，汉族，广西桂平人，大专，职务办公室副主任，职称档案系列馆员，研究方向：档案管理。
