高校教务管理信息系统建设与应用探究

2023.06.11

崔志杰

摘 ?要随着信息技术的发展和教学改革的不断深入，教务管理信息系统已成为高校信息技术与教育教学深度融合的重要组成部分。通过总结工作实践，首先阐述高校建设教务管理信息系统的必要性，分析系统建设过程中存在的主要问题，进而提出促进高校教务管理信息系统建设的措施。

关键词教务管理信息系统;信息技术;教学改革;教学资源;教育管理信息化

中图分类号：G647 ? ?文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2019）16-0023-03

Exploration on Construction and Application of Educational Administration Information System in University//CUI Zhijie

Abstract With the development of information technology and the

deepening of educational reform， educational administration infor-mation system has become an important part of the deep integration of information technology and teaching in colleges and universities. By summarizing the practice of work， the necessity of building the

education management information system in colleges and univer-sities is first expounded， and the main problems in the process of system construction are analyzed， then measures to promote the con-

struction of the teaching management information system in colleges

and universities are put forward.

Key words educational administration information system; informa-

tion technology; teaching reform; teaching resources; informatiza-tion of education management

1 前言

教育教學在高校人才培养体系中占核心地位。《教育信息化十年发展规划（2011—2020年）》（教技〔2016〕5号）要求高校推动学校管理信息系统的建设与应用，整合信息资源，实现教学管理过程信息化，提升教育管理现代化水平[1]。近年来，很多高校都在逐步建设和完善教育管理系统。在高校制订人才培养方案，进行教务管理工作过程中，教务管理信息系统已经日益成为不可或缺的信息平台。如何建好、用好、维护好教务管理信息系统，使其能更好地为培养创新型本科人才服务，是高校教学管理者不断探究的课题。

2 高校建设教务管理信息系统的必要性

教学是培养人才的基础手段，教务管理则是维护学校教学活动正常运行的最重要的基础保障[2]。随着高校办学规模不断扩大、办学层次不断提升和人才培养方式的日益多样化，对教务管理工作提出新的要求。按专业大类招生、学分制人才培养方案的修订等教学改革措施，使教务管理过程日趋复杂，给教务管理工作带来更大的挑战。这些教学改革措施使本就复杂的教务管理工作日益繁杂[3]。如果没有教务管理信息系统的支持，仅由教务管理人员去完成这些工作，既耗时又费力，且准确性也无法得到保障。而教务管理信息系统是教育信息化背景下提高工作效率、保障教务管理规范化、实现学分制改革和个性化人才培养的必然选择，对助推教学管理理念创新意义重大。

教务管理信息系统建设也是校本部+独立学院一体化办学的必然要求。国内很多高校的独立学院与校本部共享师资、教室、仪器设备等教学资源，但教学管理过程与本部相对分离。校本部实行校院两级管理制度，独立学院教务工作实行一级管理，且在教学过程中部分课程又要求与本部进行合班教学。这些复杂教学管理需求在人工操作下极易出现差错，使教学过程不可控。完善教务管理过程信息化，通过现代信息技术手段才能确保教学秩序的稳定和畅通，推动教务管理精细化，实现教学资源的统一管理。

3 高校教务管理信息系统建设应用中存在的问题

高校教务管理信息系统的建设主要有学校自主研发和商业软件公司开发两种途径。由于教务管理业务越来越复杂，数据并发量大，后期管理维护困难等，只有部分研发能力强或办学规模较小的院校采用自主研发的教务管理信息系统。目前，信息化教学改革推进过程中，高校逐渐倾向采用与商业软件公司合作的方式建设教务管理信息系统。很多高校通过教务管理信息系统的建设和运行，初步实现教务管理工作的信息化，使教务管理效率得到提高，流程更加规范。但通过参与湘潭大学教务管理信息系统建设并和兄弟院校教务管理信息系统管理员沟通交流，笔者发现高校在系统建设和应用过程中都存在诸多问题。

系统本身存在的问题 ?教务管理信息系统在建设和应用过程中本身存在的问题包括两方面。

1）功能模块设计上存在不足。软件服务商提供的系统部分功能无法满足学校具体业务需求，部分功能开发不够完善。每个学校的教务管理业务流、规章制度、校内资源、管理方式都存在一定的差异，合作企业所研发的教务系统标版功能单一，不能满足各个高校的教务管理实际工作场景，操作不够人性化，统计功能不完善等。因此，高校直接采购的教务管理信息系统和学校本身的教务管理业务无法完全契合，需要通过大量的需求调研，在企业原有系统标版的基础上根据学校的具体业务情况进行二次开发。

2）浏览器兼容性不强。实践发现，湘潭大学教务系统的管理端和教师学生端需要使用某一浏览器的不同模式（极速/兼容）才能正常使用，否则部分功能无法正常操作，如教师成绩修改申请、查询分析统计等功能。而且由于系统底层架构原因，兼容性问题在后期建设过程中也很难改善。

系统建设过程管理不规范 ?系统建设项目组工作人员流动性大，项目交接不规范，导致新接手项目人员处理遗留问题时需要耗费大量精力，造成项目进展缓慢。教务管理工作需要随着教学改革进展和学校规章制度变化进行相应改善，要求系统具备一定的扩充性和灵活性。但在实际开发过程中，由于项目管理人员和开发人员变化很大，对于关键功能问题的修复过程会产生新的问题，导致系统功能漏洞较多。同时，教务系统操作培训不足，操作指南粗略，甚至部分模块没有操作指南，对实际使用过程中遇到的问题没有说明，导致部分模块功能在应用过程中与教务管理过程脱节。

工作管理流程亟待优化 ?在系统应用过程中缺乏规范的工作流程和管理规范。当教学过程中关键数据变动时，如果教务人员没有主动在系统中对相关基础数据进行更新维护，将会造成后期功能操作或数据的准确性降低。比如：在教学过程中，对已在教学过程中的培养方案进行修订而没有及时更新对应的教学执行计划，会影响后期成绩认定等正常业务;在学籍异动过程中，教务管理人员没有根据学生的具体情况处理选课信息，会造成教师给学生录入多余的缺考信息，或者教师需要为学生录入成绩，但成绩录入表中没有学生的数据;培养方案变更后，管理制度的不完备和工作流程的不清晰，会导致教务处管理人员和二级学院的教学秘书都认为自己没有义务主动提醒下一环节业务老师更新对应的教学计划，导致后期课程数据的混乱，给课程教学管理造成困扰。这些不规范的工作流程会对教学过程中的关键数据造成影响，而且给后期查找错误原因和修正处理带来更大的工作量。

管理人员队伍相对薄弱 ?高校教务管理人员信息化水平相对不高，较难适应教务管理信息化建设的发展[4]。在系统建设过程中，教务管理人员疲于应对教务管理工作中的各种琐碎事务，被动完成任务，对系统建设的主动性和预见性不足。这就造成系统上线前对于系统模块功能的测试把关不够，大局观不强，常常是碰到一个问题解决一个。同时，由于教务管理工作的复杂性，教务管理业务和系统的使用都需要长时间的适应和积累，学校教务人员工作责任大，上升空间有限，造成人员流动大，对教务管理信息系统的建设和运行影响很大。

4 加强高校教务管理信息系统建设的措施

重视前期调研和功能测试过程 ?高校要重视和软件服务商共同做好系统的需求分析。在系统调研前期，应该由教务处主导，充分研究现代信息技术进展、人才培养改革趋势，并且要根据本校未来教学改革方向调研其他高校教务管理信息系统的建设和运行情况。由于企业开发系统多从单一功能的实用性角度出发，而忽略整个教学管理工作联动性，教务处教务管理人员要群策群力，加强业务交流沟通，配合企业加强功能测试，测试通过后方可正式上线应用。

加大系统建设投入力度 ?高校教务管理信息系统的建设是一项持续性的工作，建设周期长，存在边建设边应用的情况。将信息技术与教务管理工作深度融合离不开硬件设备和软件系统的支持。随着新时代教育教学改革的不断深入，要求教务管理信息系统的功能模块能够随着教学改革不断改进。学校对教育教学信息化方面的投入应当持续加大投入力度，一方面要搭建硬件设备为系统建设提供支撑;另一方面重视开发系统软件的重要性，设置专项预算，加大对教务管理信息系统的资金投入。

加强教务管理团队建设 ?高校一方面应通过完善信息化管理的绩效考核制度、扩展晋升通道，吸引责任心强的高水平、高技术管理人才从事教务信息化管理，提升教务团队的综合素质;另一方面加强对教务人员的计算机使用培训，针对新进教务人员进行系统操作培训，鼓励教务管理人员积极参与教务管理信息化建设与管理，通过教务管理信息系统的高效运行，促进教务管理质量的提高[5-6]。高校需配备专职系统管理员从事教务管理信息系統的协调管理。系统管理员不仅要具备较高的信息技术水平，熟悉教务管理过程中各级管理人员、教师、学生涉及的各个环节，还要有强烈的原则性、责任心、保密意识和抗压能力。

改进工作管理流程 ?高校教务处要充分利用教务管理信息系统的开发和应用过程，完善教务管理制度和流程，强化教学管理过程的规范性。教学管理制度的完善和创新配合教务管理信息系统的应用，使学籍异动，培养方案变更，成绩录入及变更，开课、排课、选课等教学管理过程更规范。通过完善工作流程，使教务管理信息系统中的每一个操作过程都有据可查，对系统使用人员产生一定的约束力，降低人为操作发生错误的频率。由于教务管理工作环环相扣，需要各个环节的教务管理人员共同推动完善教务管理流程的改进。但这种工作管理流程的整改往往涉及多个科室，需要教务处不断梳理和改进教务管理工作流程，完善相关规章制度。

规范系统建设环节 ?为保障系统的稳定性，教务处一定要自上而下保持统一意识，已上线的系统功能模块功能更改要慎重，对关键功能及参数的修改，确认材料要存档保存。同时，针对系统输出的统计表格样式争取一次敲定，避免反复更改。教务管理信息系统功能不可“贪多贪全”，做到取舍有度，重点保证学籍管理，培养方案，开课、排课、选课模块，考试模块，成绩模块和毕业模块等教务核心模块的稳定运行。教务系统管理员要能够顶住压力，严格按照学校政策配合企业进行系统的开发和调试。教务管理信息系统数据量大，需要与学校数据中心、财务、人事、学工、课程中心等系统进行对接。

学校各单位要根据教育部颁布的《教育管理信息化标准》，共同制定统一的数据交换标准，提高教务管理信息系统数据的整合度，保障对接数据的准确性和时效性。出现数据对接问题，明确责任划分，相关系统管理员应积极配合查找原因，以保障各个系统间数据流转正常。

保障系统数据安全和稳定 ?教务管理信息系统中储存教务管理过程中各种基础信息和档案信息，关键数据多达几百万条，保障系统数据安全，建立教育管理信息安全保障体系是一项不可忽视的任务。系统安全防护主要集中在“技防”和“人防”两方面。高校教务管理信息系统要配合公安机关进行系统安全等保定级，加强技术防护，定期扫描安全漏洞，及时修复。同时，各级教务人员要积极参加安全教育培训，建立数据安全意识，养成良好的计算机使用习惯。

5 结语

利用现代信息技术手段开展高校教务管理信息系统建设与应用，在推进教育管理信息化、支撑教学改革、促进学校管理规范化方面发挥重要作用。高校建设好教务管理信息系统，使其能够满足新形势下教育教学的需要，是一项持续性、系统性的工程。高校只有在教务管理信息系统建设和应用过程中主动发现问题，进而改进和完善，才能使教务管理工作更好地适应教育教学发展的需要。

参考文献

[1]教育信息化十年发展规划（2011—2020年）[EB/OL].

http：//old.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/

moe/s5892/201203/133322.html.

[2]张永莉.高校教务管理信息系统建设的现状及对策研究[J].北京印刷学院学报，2014，22（3）：73-75.

[3]陈一文.高校教务管理信息化建设现状及对策思考[J].当代教育论坛，2009（1）：97-99.

[4]李航.基于工作流的高校教务管理系统信息化建设现状及对策研究[J].中国管理信息化，2018，21（12）：204-205.

[5]张明.基于实践教学视角的高校教学教务管理信息化能力提升研究[J].中国管理信息化，2018，21（14）：222-223.