基于指标体系的统计报表设计与实践

    滕茂宏　唐波

    

    

    

    摘要：无论是国家政府部门，还是企业各级职能部室，都需要及时详尽的报表数据支撑管理和服务。如何设置科学的指标体系，显得尤为重要。通过对指标体系所涵盖数据的统计报表、统计汇总、统计分析和数据挖掘“，洞悉管理中存在的隐忧和问题，辅助管理者调整对策，以适应变化的需要。

    关键词：报表数据；指标体系；统计报表；数据挖掘

    1 引言

    随着计算机及互联网的迅速普及，全球出现了新一轮的信息化革命浪潮。每个国家都充分认识到信息化对经济发展的促进作用，从国家层面出台相关标准和规范，指导和鼓励企业大力发展信息化，并给予相应的产业政策激励，谋求核心竞争力的提升。企业是信息化的应用主体，无论是从研发到销售和服务，信息化无处不在。企业信息化应用地越深入，就越能体会到信息化带来的好处，就越能在竞争中处于优势地位。

    数据己然成为企业的重要无形资产，这已被很多敏锐的企业家意识到，如何管理和发挥数据的价值最大化，已经成为摆在企业管理者面前的一道难题。二十一世纪，企业的发展和竞争，将处于全球化这个大环境里，机遇和挑战都将是空前的，信息的价值也愈发明显，企业必须高度重视信息的能量，充分应用和驾驭信息，掌握主动权，使自己的企业获得先发优势。

    政府及行业监管部门要实现对企业及行业的监管和服务，同样离不开数据的支撑，需要设计合理的指标体系及统计报表，及时发现存在的问题和不足，从而针对性的出台政策，规范和引领企业健康发展。同时，政府各部门还要实现跨部门的横向信息整合，提升企业网上办事效率和提供一站式服务平台，最大化服务企业。

    2 问题分析

    企业在日常运营和管理过程中，每时每刻都在产生各种数据。随着数据的逐渐积累，给管理带来了新的挑战。如何高效并规范管理数据，紧靠过去人力手工处理已不符合现代企业的发展要求，因此借助于计算机处理系统的各种业务应用系统应运而生，如底层的过程控制系统产生的实时数据，生产层的MES（制造执行系统）数据，把MRP计划通过执行系统同车间作业现场控制系统联系起来，采购管理数据、销售管理数据、质量管理数据、库存管理数据、运输管理数据、成本管理数据、财务管理数据、设备管理数据、人力资源数据等，具体数据源可参照图l中小企业信息化架构图。通常各业务系统单独运行，最初建设时没有采用统一规划，造成数据的整合存在一定困难。而且数据之间本身还存有业务的交叉，最好做到一次输入，全程共享，如果存在数据孤岛，需要借助于技术接口解决数据同步和共享问题如图l所示。

    在企业实际管理中，经常遇到数据不一致的情况，如“营销收入”通过营销部门和财务部门提供，可能口径的差异，数据不一样，就造成领导很困惑。由于管理和考核的要求，业务人员通常要为公司职能部门提供不同指标数据和统计报表数据，通常还要为政府各归口单位上报相应的指标数据和统计报表。这些工作使得业务人员经常叫苦不迭，不仅如此，通常采集指标和统计报表还时常变化，如果当初系统设计不灵活，就使得业务人员需要借助于手工劳动，才能完成因变化带来的工作负担。据此，根据业务单元，科学合理设计指标体系非常关键，通过灵活的指标体系，设计组合任意的统计报表，满足多变的管理需要。

    在充分认识到上述问题后，企业在信息化建设过程中，应注重顶层设计、统一规划、分步建设，从源头解决问题。如果前期投入早，未充分考虑到统一标准和数据共享要求，则通过构建数据中心的方案，在后期统一解决。无论是事前规划还是事后规划，都必须借助于柔性的指标体系数据平台，整合数据资源，按照业务定义，统一业务编码，满足适度变化的管理要求。

    3 研究方法

    3.1 研究思路

    无论是企业还是政府部门，都需要面对纷繁复杂的管理问题。如何提升管理水平和能力，是国内外企业家和政府部门都非常关注的问题。透过现象看本质，管理的核心就是能够提供及时的数据服务，而数据服务的抓手就是以指标数据和各种统计报表为根本，如何设置科学合理的指标体系、如何设置报表制度，如何设置指标和报表的频度、如何设置数据的填报单位和覆盖范围，就显得尤为重要。

    企业在自身运营和管理的过程中，无时无刻都在产生各种各样的数据来源。企业在人财物、产供销的各个环节中都在产生数据，同时伴随着企业业务的发展，还在和外部企业及政府间的互动中产生信息交互，即产生业务流、资金流、物流、信息流的互动。围绕数据的流向，分析数据的来源和目标，规划数据服务对象，设计基于指标的数据服务方案，解决管理问题。

    企业的内部数据交换，可采用企业内部交换代码标准。政府部门间的信息资源交换按照主题分类类目录代码标准，如综合政务类代码为ZAA00。

    3.2 国内外现状分析

    目前国内外大多数企业都十分重视信息化的应用和投入，特别是大型集团企业信息化程度已经相当高了，已经达到集成提升阶段了，基本实现业务、财务一体化、办公网络化、甚至实现互联网移动办公的水平了。但是依然存在大量的手工计算指标和高度定制化的报表解决方案，究其原因主要是系统不够灵活，业务系统间数据共享程度低，只能通过人工加工的方法来补救或通过改造和定制系统来实现。

    中小企业的信息化程度基本达到单项覆盖阶段，信息化应用还有待提高。其数据管理和利用率普遍不高，需要通过更多的人工干预方式或者通过重新定制系统开发实现变化的指标统计和报表要求，完成各种指标数据的计算及统计报表的编制工作。中小企业更加迫切需要采用基于指标体系的统计表表平台，解决数据共享和服务的要求。

    国内外已诞生了不少第三方数据服务公司，其数据来源依靠政府权威部门发布的数据以及统计调查所获得的一手信息，采用基于指标体系的设计思路，为企业及相关机构提供专业的数据服务。由于第三方数据服务公司严格限定数据的加工处理及数据交换，而且第三方的数据通常是高度汇总的指标数据，因此无法实现和企业内部数据共享的要求。

    3.3 指标体系设计思路和原则

    指标体系的科学设计至关重要，指标体系设计应紧紧围绕企业战略目标，确定对标管理的重点工作；按照实事求是、循序渐进推动对标管理实施。以下按设计思路和设计原则展开。

    3.3.1 设计思路

    引进先进管理理念和方法，采用标杆管理工具，制定绩效考核目标。在公司各单位各部门全方位行动起来，结合实际，选定恰当标杆对象，以抓重点、抓关键、抓短板为要求，大力开展思维创新和管理创新，并及时总结经验，确认适合自身特点的最佳实践案例，形成持续改进和提高的长效机制。

    3.3.2 设计原则

    建立公司统一的指标体系，应遵循以下原则。

    任务性：不同的任务具有不同的评价指标。

    可测性：指标可以估算或计算。

    鉴别性：选择的指标具有区分不同方案的能力。

    定量性：指标能以具体数值或大小排序给出。

    真实性：真实地将所研究的问题与系统有关的不确定性联系起来。

    客观性：指标应该是客观的，不应因人而异。

    适应性：与选用标准和分析目标相一致。

    敏感性：当系统变量改变时，指标应出现明显变化。

    包含性：选择的指标应覆盖分析目标所涉及的范围。

    独立性：各指标反映系统不同的因素，指标间应相互独立。

    简明性：使用方便，系统分析、设计、研制和管理人员能够准确理解和接受。

    3.4 指标体系实施工作步骤

    指标体系实施工作步骤分为准备阶段、全面启动阶段和深入开展阶段三个步骤有序开展。

    3.4.1 准备阶段

    公司层面统一思想、提高认识；成立专门的标杆管理机构；明确职能划允确定时间表。

    3.4.2 全面启动阶段

    根据公司业务和战略发展目标，确定标杆指标体系；建立标杆管理制度，以绩效考核为基础，确立标杆制度和考核监控模型，将指标管理落到实处；通过标杆管理实践，检验和调整现有相关制度及标准。

    3.4.3 深入开展阶段

    健全信息发布平台；建立评价机制；全面推广最佳实践；全面实施绩效改进等工作。

    3.5 指标体系模型设计

    指标体系的设计是循序渐进和初步完善的过程，需要根据公司业务发展要求、公司战略和公司业务经营、发展实际逐步调整。合理的对标体系设计，有利于公司与优秀的国内外企业学习对照，寻求提高、突破和领先等目标。下面分别对指标体系模型设计、指标设计、维度设计三个重点展开。

    3.5.1 指标体系模型设计

    采用数据仓库（Data Warehouse，DW）常用的主题设计思路，对通过ETL（数据抽取、转换、清洗、装载的过程）手段整合而来的数据进行数据建模，适应复杂多变的统计和分析需要。指标体系模型设计也不例外，需要采用主题分类设计指标体系模型，以实现对指标的各种计算要求和复杂多变的统计分析需要。以资产经营为例，设计经营效益、资产效率、成本水平三个一级指标，再根据一级指标分别设计二级指标（这里二级指标都可以再继续细分下去，不再展开），以此类推，如图2所示。

    3.5.2 指标设计

    根据指标的固有特性，科学合理设计指标。设计时考虑指标的变化要求，可通过维护指标最新版本实现；另外应关注指标的层级关系设计，有时指标呈现多级关系。综合来看，应至少考虑到指标单位、指标分类、指标公式、指标权重、指标阈值、指标维度等重要特性如表l所示。

    3.5.3 指标维度设计

    指标的维度设计在指标体系中具有举足轻重的地位，只有将指标的维度设计为多层级的灵活架构，才能满足指标的多维度分析以及向上钻取和向下钻取，洞悉指标变化的深层次原因。通常有地区、时间、产品、行业等维度设计，具体根据业务特性而定，如地区维度：中国华东江苏南京。

    3.6 数据库设计

    由于指标具有动态变化特征，在设计指标表和指标维度表时，必须能够满足指标和维度的自适应维护。建议采用窄表结构，并根据指标的属性和维度层次，设计字段的多少，指标业务数据表参照指标设计。

    3.7 统计报表设计

    企业及政府的业务部门，每天都要处理各种不同类型的报表。大多数统计报表，都是将指标数据按照一定条件组合，再通过各种统计报表及图形化展现方法，为不同层级领导人员提供服务，下面设计两种常用的统计报表样式供参考如表2、表3所示。

    除了表格类的常规统计报表外，通过图形化展现将更加直观，如图3、图4所示。

    4 结语

    通过采用基于指标体系的统计报表设计方法，实现了统一的指标体系和报表平台，该平台具有相当的伸缩性和扩展性，满足业务的多变要求，而不必修改程序和数据库。可以避免或减少一部分信息化重复投资，减少因系统升级或改造带来的各种不便。减轻业务人员的报表编制和统计工作量，最大限度利用数据资源，发挥信息资源的价值，为各级管理者提供全面、一致的统一数据视图，有助于领导科学决策。