浅谈事业单位如何做好档案管理工作

    摘要：档案管理工作是事业单位各项管理工作的基础和前提，但是由于种种原因，档案管理工作的重要性在事业单位往往被忽视。本文结合档案工作实践经验，就当前形势下如何做好事业单位的档案管理工作进行了探讨。

    关键词：事业单位；档案管理

    随着事业单位改革提上日程，档案管理作为一个重要部门也日渐被重视。档案管理工作是事业单位各项管理工作的基础和前提，那么事业单位如何做好档案管理工作呢？我从以下几个方面论述一下：

    一、现阶段事业单位档案管理工作存在的问题

    （一）对档案管理工作重视程度不够

    在事业单位，很多领导干部对档案管理重视不够，缺乏档案意识，不明白档案管理是怎么回事，甚至有人认为档案就是各种纸质材料的集合，没有必要存在专门部门管理档案。这种认识上的偏差，导致很多事业单位档案管理工作混乱，甚至有的事业单位根本就未设立档案室，没有专门人员管理档案。其实档案是各种具有保存价值的历史记录，它具有保密性、机要性，它是单位领导决策的重要依据，是社会了解一个单位的重要窗口，对事业单位各项工作的开展都起到指导作用。

    （二）缺乏规范的制度化管理

    当前事业单位档案管理不规范主要表现在：一是档案管理人员素质不高。档案管理人员专业素养参差不齐，造成归档工作不按规范进行，更有的档案管理人员政治素质不高，造成保密档案资料的泄露；二是没能规范档案收集工作。在收集过程中，时有漏交、虚报现象发生，给档案工作的进一步开展造成困难；三是没有对档案进行集中统一管理，即综合管理。很多单位各部门内部设立资料库，依然进行分散管理，没有对档案进行综合管理，造成档案工作的混乱。四是没有规范档案利用工作。有的单位没处理好利用与保密的关系，该提供利用的不能提供利用，该保密的却没能严格限制使用范围，造成档案资料的泄密。

    （三）档案管理技术落后

    随着计算机技术的应用，很多档案本身已经发生了变化，由原来纸质档案转变为电子档案，而很多事业单位的档案管理技术落后，已经远远适应不了档案数字化、网络化发展的需要。档案管理手段的落后，影响着档案工作的开展，导致档案工作满足不了日益增长的档案利用的需求。

    二、对做好档案管理工作的建议

    （一）制定规范的档案管理相关制度

    没有规矩不成方圆，行之有效的制度规范，是做好档案管理工作的基础和前提。在日常工作中，要依据《国家行政机关公文处理办法》，从公文处理程序的全过程入手，加强对各部门文书立卷工作的检查、监督和指导，以保证归档文件的齐全、完整。还要结合实际工作，制定本单位的公文处理办法、文书档案管理办法、声像档案管理办法等规章，做到有章可循，用制度约束工作行为。

    （二）培养高素质的档案管理队伍

    档案管理工作是政治性、业务性极强的工作，档案管理工作的不断发展，对档案管理人员提出了更高的要求。档案人员必须具有坚定的政治立场和高度的政治责任感，具有良好的档案管理职业道德，严格按照档案的规章制度办事，遵守档案法，做到依法治档。同时要有较高的业务素养，熟知档案管理专业知识，并熟练掌握新技术在档案管理中的应用。

    （三）作好收集、分类、存档工作

    1、做好档案的收集工作。在日常工作中，收发文要坐好记录，可避免因记忆失误而产生的漏记、漏发问题。在进行档案资料收集时，可以按照收发文登记薄收集。同时还要注意对“帐外”文件（比如会议记录、大事记、调查报告、规章制度等）、电子文件和声像文件的收集。

    2、做好档案材料的分类工作。一般采用年度-机构-保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下再按机构（问题）分类，不同保管期限的档案集中排列，便于实体的查阅。

    3、做好存档工作。在实际工作中，可以每季度或半年做一次备案表，根据记录内容进行打印。年终时，将做好的备案表装订成册，形成档案明细。

    归档文件排列可按事由排列和最低一级类目排列的原则。事由原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起的原则。按事由原则来排序反映了文件之间的有机联系。事由可指一件事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。例如：一次请示或报告，批复收到后，就可以视为一个事由办理完毕；一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由。最低一级类目原则是指分类时所确定的类目体系中设在最后的类目。如按照“年度—机构—保管期限”分类时，“保管期限”就是最低一级类目。按照“保管期限—年度—机构或问题”分类时，“机构或问题”为最低一级类目。

    （四）着力推进电子档案建设

    随着计算机网络技术的不断发展，档案管理工作面临着新的挑战。在档案管理中，要充分利用微机、扫描仪等现代设备和现代技术整理输入档案资料，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转换为数据格式，实现档案资料纸质和数据格式并存。要充分利用网络技术，创新档案管理模式，将不属于保密范围的档案信息共享，为社会提供优质高效的档案管理信息。计算机、扫描仪等现代设备的引入，也大大简化了繁琐的档案管理工作，起到了事半功倍的效果。电子档案的建设，提高了档案查阅的便捷性，保障资料及时利用到位，提高了档案工作服务水平。

    （五）做好档案利用工作

    档案利用是档案工作的最终目的，是否便于各方面利用档案是检验档案工作做得好坏的重要依据。

    要做好档案利用工作，一是要求档案管理人员做好基础档案管理工作，要着重做好编目、检索、编研工作，编制适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料；二是要求档案管理人员必须熟悉档案，对档案的相关情况了如指掌，这样才能减少查阅时间，提高工作效率。三是要求档案管理人员必须树立积极的服务意识，端正服务态度，不断改进服务方式，提高服务质量；四是要求档案管理人员处理好档案利用与档案保密的关系，严格遵守《保密法》，对涉密档案严格贯彻执行涉密文件要求，做好保密工作。

    综上所述，档案管理工作是事业单位各项工作的重要组成部分，从业人员必须具有精湛的专业知识、高度的责任感和求真务实的态度，为单位各项工作的开展服好务。

    作者简介：崔伟娜（1981.10—），女，山东临沂人，临沂市城市排水维护管理处馆员，研究方向：档案管理