谈公文标题的规范写法
林元钦
[摘 要] 良好的公文标题质量能保障公文质量和凸显行文单位形象。对公文标题各组成要素的写法以及相关语法的使用进行了探讨。
[关 键 词] 公文;标题;规范写法
[中图分类号] C931.46 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603(2018)04-0135-01
标题的定义及明确规定是:标题由发文机关名称、事由和文种组成。然而,在日常公文处理和应用文写作教学过程中,我们常常发现公文标题写法不当的情况。本文就公文标题的规范写法谈些看法,以期对公文写作初学者有所启发。
一、公文标题中“发文机关”的写法
在“发文机关”的写法上有特殊规定,必须是全称或者规范简称。如“中國共产党中央委员会”是全称,“中共中央”是规范化简称,而“福建省委”“省委”“闽委”等不是规范化简称。发文机关一般的情况下只存在一个规范化简称。这就与标题的书写规范性相同,发文机关在标题中一般情况下要通过全称展现,如果因为特定的原因需要简化,那么也一定要遵循规范化原则进行书写。联合行文标题的书写方式一般是用顿号将主办机关与协办机关相连,排列顺序为先主后协。
二、公文标题中“事由”的写法
公文标题中“事由”写法比较关键,难度也相对较大,并且在语言上一定要保证准确性和精炼性,并且尽量朴实易懂,不要进行过度的词语修饰,华而不实。
(一)“事由”要准确
“事由”虽然是由特定的词语按照相应的排列做成的,但是一定要注意词语与词语之间的搭配形式,必须要保证词语与词语之间的逻辑性,不能使读者读起来绕口、难懂,不然就会出现语句的错误,影响阅读。例如,《××关于××情况工作的报告》,其中事由部分“关于××情况工作”,读起来不通畅,缺乏语感,如果将其改成《××关于××工作情况的报告》,读起来就比较通顺,并且易于理解,不可以采用另一种修改方式将“工作的报告”改为“工作报告”,这样的话虽然表面觉得语句通顺。但是助词“的”的使用错误,这点下文我们会提到,因此对于事由的写法应该重点注意词语的准确性。
(二)“事由”要精练
“事由”如果不精练,就易导致“言愈多而理愈乱”。很多时候由于标题过于冗长繁杂,令人费解,读者需要几遍甚至十几遍的阅读,才能够理解其中的意思,并且对于“事由”转眼即忘,因此就要尽量使言语简洁精练,将其中重点要素提炼出来就可以,便于阅读、理解和记忆。
(三)“事由”要朴实
公文书写在语言的运用上一般要体现朴实、精炼、易于理解、容易记忆等特点,最忌过分的修饰语言,使语言太过华丽、造作、难以理解。并且有的时候公文标题可将“发文机关名称”“事由”部分省略。
三、公文标题中“文种”的写法
公文文种,各有所用,要根据《条例》规定的公文各文种的性质和适用范围来选择,要根据发文机关权限、发文机关与收文机关之间的关系以及发文目的和要求来确定。公文文种切不可不用、错用、混用或生造。
公文文种拟写常见的错误有:(1)没有文种。如,《关于上报2008年下半年工作计划》可改为《×××关于上报2008年下半年工作计划的报告》或《×××关于上报2008年下半年工作计划的通知》。(2)错用文种。如《×××可行性报告的函》。这份公文因为前后的级别不同,因此应该用请示用语,因此可改为《×××可行性报告的请示》。(3)生造文种。如,《关于×××的批示》,“批示”并不属于公文范畴,从标题的内容看是下行文,文种应用“批复”。(4)混用文种。如《×××关于征地扩建厂房的请示报告》,请示和报告是不可以这样出现的,可改为《×××关于征地扩建厂房的请示》。
四、公文标题中相关语法的使用
(一)介词“关于”的使用
介词“关于”使用必须具有目的性与针对性,不能随便使用。介词“关于”在标题中一般只能用一个,两个或两个以上就属于滥用。其错用的情况主要有:(1)不注重语法和语感,随意安插、放错位置。(2)过度使用。
(二)结构助词“的”的使用
公文标题中结构助词“的”的使用一般出错较多,有时多加,有时缺少。此病误主要表现是文种前不用“的”。如《×××工作安排报告》,“报告”与“安排”之间应该加“的”。还存在其他的一些情况,这里我们不一一赘述。
(三)标题中标点符号的使用
公文标题中一般情况下很少使用标点符号,除特定的法规、规章等需要添加以外,也有另一种特殊情况值得注意:用顿号将两个或两个以上机关进行连接,主办机关与协办机关相连,要注意排列顺序;专有名词可用双引号,如“三个代表”“十一五”等;甚至还可加上间隔号,如“一二·九”等。
(四)标题中数字使用
在数字应用方面,一般的情况下都是使用阿拉伯数字进行书写,只有少数情况下,例如,在具有修辞色彩语句中作为语素的数字,只有这个时候是必须使用汉字的。
五、公文标题排版
在标题的排版上,字体一般选为2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空两行位置,位置居中,可以分成一行或者多行;回行时,要做到词义完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。