档案资料的征集、考订和利用

    档案资料对于编写史书的重要性，已为人们所共识。档案资料是编写省委部门专门史本子的基础，我们要写好省委部门专门史，就要重视以档案资料为主的各种有关资料的征集，并解决好档案资料的考订和利用问题。

    一 、档案资料及其重要价值

    档案是历史的产物。它之所以有价值，主要是取决于它的真实性与可靠性。我们要重视档案的史料价值，充分利用好档案史料。

    在一般情况之下，历史档案是历史事件发生时形成的最原始的文字资料，因而所记载的文字，准确、真实，可信程度高。它可称是第一手的资料，故具有极为重要的史料价值。所以，历史工作者一般都将档案资料作为写史的基础资料和主要依据，称之为“最珍贵、最权威”的历史资料。要写好部门史，首先就应该查找档案资料，特别是本部门在各个历史时期所形成的档案资料。离开历史档案资料是很难写好部门史的。只有广泛征集、认真考订、充分利用历史档案资料，才能写好符合本来历史面貌的可靠、可信、可读的部门史。

    而口述资料、报刊资料都是后来才追忆整理出来或事后报道的文字资料。尽管当事人亲历、亲见、亲闻的口述资料也很重要，但因回忆者个人的局限，与档案资料相比，其真实性与可靠性还是存有明显不足。所以，档案资料一般都被认为是最珍贵、最权威的第一手资料，具有极为重要的史料价值。

    有关部门之所以要将人们在其活动过程中形成的原始文字记录资料，分类整理，存档保管，主要原因是由于这些资料对日后工作有一定的参考价值，能够为日后的工作提供凭证。而且人们对于这些第一手资料进行分析，也能够澄清真伪，辨明是非，并总结出历史的经验和教训。还有这些集中的、科学的、系统的档案资料，也是开展科学研究、历史研究、编写史书的基础和必要条件。

    二、档案资料的征集

    1、要写好部门史必须全面占有史料。

    俗话说：巧妇难为无米之炊。没有资料，再高明的写手也难以写出好本子来。所以，在动笔撰写部门史之前，必须广泛收集资料，全面占有资料。我们说的全面地、充分地占有资料，也就是要“广征博集”。只有“博采”，尤其是第一手资料，写出的本子才使本子内容丰富、充实，也才能使所写出的本子不会出漏、不会出错，经得住历史的检验，成为信史、传世之作。如果没有全面的占有史料，所研究的论题或编写的史书，就会变成无源之水、无本之木。所以，搞历史研究、编写史书，收集的资料越多、越齐全越好。

    我们是党委或政府的工作部门，这次编写的是“官方”的部门史本子，因此，我们一定要尽可能地利用“寻档”的有利条件，尽可能地挖掘有关的历史档案资料，尽可能地收集当事人的口述资料，尽可能地穷尽报刊资料等其它的有关资料，写出各自的可靠、可信、可读的部门史本子。

    2、要以档案资料为重点，兼顾口述资料及其它有关资料。

    在资料征集的过程中，要以档案资料为重点，兼顾口述资料、报刊资料等其它有关资料进行征集。建国后省委各部门的档案资料比较丰富、齐全，可以先从档案资料入手，即先查阅省档案馆收藏的档案资料、统计部门公布的历史资料、本部门资料室自存的档案资料。在此基础上，再收集口述资料、报刊资料和其它有关资料。

    在这里我们提出要从档案资料入手，以档案资料为重点，兼顾口述资料、报刊资料及其它资料，并不是说其它资料就不重要。历史当事人、见证人、知情人的三亲（亲历、亲见、亲闻）的口述资料也很重要，还有报刊上报导本部门的各方面的资料都很重要。这些资料可以“补档案之缺、辅史学之证、匡史书之误”，都是研究历史、编写史书的不可或缺的资料。

    3、关于编写部门史资料征集的范围。

    关于编写部门史资料的征集范围，在部门史编纂工作指导组的“编纂规范”中已作了大致的规定。这里，我将其细化，供以参考。我个人认为，要撰写部门史，起码要收集如下几方面的有关资料：

    （1）各个历史时期上级组织（中央、省委、省府）对本部门的有关指示、电报、信函，以及这些指示在本部门的贯彻执行情况；

    （2）本部门在各个历史时期所形成的文件（包括工作日志、会议记录、工作报告、工作总结等文字资料）。这些资料有的已送省档案馆保存，有的在本部门的档案室保管。

    （3）本部门自成立以来至党的十八大止这一时段的机构沿革和内部工作机构设置的变动情况，以及主要领导人的任职情况；

    （4）本部门在各个时期开展工作的全部过程的资料，尤其是有关重要决策、工作部署、实施过程、成效影响、经验教训等资料；

    （5）本部门在各个时期召开的重要会议、重大活动及其社会影响等有关资料；

    （6）当事人（亲历者）的回忆资料（口述资料）。如历任部门的主要领导人的讲话、文章、回忆录、口述资料等。（因为他们是主要的当事人、见证人，他们亲历亲为的所见所闻有一定的权威性）；

    （7）本部门在各个历史时期出版的书籍、刊物、内部简报、工作动态，以及政府统计部门公布本系统的一些有关的报表数字资料；

    （8）本部门发生的在全省、全国有影响的重大事件（包括重大发明、重要经验和成功范例等）的有关资料；

    （9）本部门涌现出来的有影响的模范英雄人物的有关资料等；

    （10）在撰写本部门史中所需要的其他有关资料。

    总的要求，就是我们掌握的资料力求全面、完整，尽可能做到“纵不断线，横不缺面”（纵，指本部门机构沿革演变不断线；横，指本部门在每一个时期所发生的重大史事的资料都不能缺漏）。

    4、征集（查阅）档案资料应注意的问题。

    一是在查阅档案资料时，要留意时间的“上伸”和“下延”。因为一个历史事件、一场政治运动，都有发生、高潮、消落的过程，酝酿往往在发生之前，有些影响也是在事件消落之后，才能清晰表现出来。所以，查档不能仅局限于事情发生时期的资料，还要留意“上伸”时间的背景资料和“下延”时间的影响（意义）内容。否则，就很难说清事情的根源，也讲不透其产生之影响，更无法对事件作出全面正确的结论。至于要追溯多少年，那要视具体内容而定。

    二是要以正确的心态去看待档案资料的内容。在查阅档案资料时，不能带有偏见、带有情绪化，不能断章取义，为我所需，也不要受档案文字资料的口气和语调所左右。作为部门史的撰稿者，应以冷静沉稳的心态写每一个人、每一件事。尽管胸中充满了激情，但下笔要平稳，口气要和缓。如有与自己看法相左的问题，不要站在其对立面，以“辩论者”的姿态或口气来写稿，而应该站在第三者的角度，客观地、冷静地进行表述。

    三是要善于在查档中发现新的其他线索。查阅档案资料，不要搞“单打一”，仅仅是为了某一个问题而查档，而是在围绕某一问题查阅档案资料的同时，也要善于发现其他相关问题的新线索，再从有关线索中扩大范围，挖掘出其他问题（事件）的新资料。

    四是查阅档案资料时，对档案资料的摘录和收集，一定要注明出处。即要注明原件存放单位、地点、卷号、页码、收集人姓名、时间等；走访调查，也要注明被采访人的姓名、当时的职务、现任职务、采访时间与地点、采访记录人姓名等。要养成有这样的一种好习惯，这也是“做学问人”征集资料的基本功和基本方法。在摘录和收集的资料上注明出处，有以下的作用：（1）有出处的资料，引用起来放心；（2）说明这一资料来源的可靠性、权威性；（3）在编写部门史本子时引用上，可注明其出自何处，以备方便查考。如果当时摘录时不注明出处，到引用时就难以查找了。

    三、档案资料的考订

    1、资料考订是立准资料的一道重要工序。

    我们将有关资料收集起来（即全面占有了资料）之后，仅仅是研究、编写工作的开始，并不意味着就可以马上投入使用，其间我们还要对所征集来的资料进行“精心筛选”。这也就是我们常说的“善择”。所谓的“善择”，也就是对资料进行考订。即善于从杂乱无章的材料中选择出有用的材料。这就要对征集到的资料进行系统的梳理、认真的分析、比较和鉴别，剔除其某些虚假和有水份的东西，去伪存真，去粗取精。这样，就能使自己对资料的使用价值心中有数，知道哪些资料是翔实可靠的，哪些是谬误不可信的，这样不仅我们利用起来可以放心，而且利用了可靠的资料对史书本子也能保证质量。因为真实是史书的生命。如果一本史书引用的史料不准确，甚至以讹传讹，那这本书就会失真失实，不但毫无价值，而且还会以讹传讹，后患无穷。

    千万不要以为“捡到篮子里的都是菜”，只有将各种经过鉴别、核准的史料进行综合分析，才能弄清事情的来龙去脉，得出正确的结论。所以说，资料考订是立准立好资料的一道非常重要的工序。

    2、档案资料考订的方法。

    有的人说，建国后的史料征集比较容易。的确，建国后的史料征集有许多有利条件：如①现存的档案资料比较齐全；②健在的知情人多；③从事部门史写作人员也有亲身经历了这一段历史，有感性认识。但是，困难也不少：①时间跨度大。建国后这一段历史已有60多年；②建国后这段历史，党的历史发展比较曲折，部门的工作也多少受到影响；③许多当事人还健在，涉及的人和事往往有不同意见等等。所以，在资料的查阅和处理上，还要对资料进行考订。

    史料考订的方法很多，一般常用的考订方法有如下几种：

    （1）文证。即以文件进行考证，看史料的内容是否与当年颁发

    的正式文件精神相吻合，如两者都有说到的，就可断定为真实史料；

    （2）物证。当文字资料难以证明真伪时，可以寻找实物来证明。如某人的任职，文字资料有的说其人任过该职务，也有的说没有任过。在这种情况下，可以找其人的任职委任书（聘任书）实物证明。

    （3）人证。寻找证人，核实资料。一般情况下，可以利用历史的当事人、见证人、知情者的“口述资料”进行印证，如果当事人、见证人、知情人的“口述资料”与档案资料说法基本一致，那也可以断定史料是真实的。

    （4）旁证。即通过相关相联的事件来核实订正史料的真伪。

    （5）理证。有些史实有矛盾，或不清楚之处，又缺乏文证、物证、人证和旁证的情况下，可以试用传统的理证方法，求取结论。即用推理的方法，检验所记的史料是否合乎常理。所谓“合乎情理”，就是合乎自然规律的常识，合乎一般的逻辑常识。如果是自相矛盾、难圆其说，又破绽百出的，就是失实的史料。

    3、处理互相矛盾的资料的一些原则。

    在筛选材料时，我们往往会遇到这样的情况：即关于同一个问题，有几个不同的说法，有的差异较大，有的甚至互相矛盾。遇到这种情况该怎么办呢？应当本着什么原则去处理呢？其处理的原则是：

    （1）当口述史料与档案史料发生矛盾时，一般情况下用档案史料去印证口述史料，并以档案史料为主。

    这里，我们并不是说口述资料不重要，而是与档案资料相比，口述资料就比不上档案资料价值高。为什么？因为个人的口述资料有局限性，主要是：一是由于年代久远，个人回忆不一定都准确；二是个人毕竟是了解的事情有限，仅对自己经历过的事情有所了解，难以知道全局的情况；三是有些当事人存有私心杂念，讲的都是“过五关，斩六将”，没有讲“走麦城”，好的都是自己的功劳，不好的就不讲，甚至推诿给别人。所以，对口述资料也要认真甄别。

    （2）在回忆资料中，当时回忆资料与事后回忆资料发生矛盾时，以当时回忆资料为主。这道理很简单，因为当时回忆当时发生的事情，比较准确，而事后的回忆，因时间过久，回忆难免有误。

    （3）当事人提供的材料与非当事人提供的材料发生矛盾时，一般情况下，应以当事人提供的材料为主。因为当事人是亲历、亲闻、亲见，可信度较高；而非当事人则是听闻得知，是第二三手的资料，其可信度就打折扣了。

    （4）前时间形成的档案资料与后时间形成的档案资料发生矛盾时，应以后时间形成的档案资料为主。如前时间开会研究决定成立什么机构，后时间档案资料却说这机构没有成立（这种情况很多，因形势发生变化或其他原因，未能成立）。前说“成立”，后说“没有成立”，都是档案资料，那应以后时间形成的档案资料为主。

    4、资料考订应有正确的态度。

    尽管有了考订史料的一些方法和原则，要把史料考订工作做好，还要持有正确的态度：

    （1）要实事求是。即要坚持历史唯物主义和辩证唯物主义，坚持一切从实际出发，做到不夸大，不缩小，不带水分，不掺假货，一丝不苟，存真求实。实践证明，要做到这一点，很不容易，但一定要坚持这一要求，努力去做到，否则，写出来的史书就失去应有的价值。

    （2）要有责任心。即要有立准立好史料的责任心。史料的珍贵在于它的真实。史料如果失去了“真实”二字，就没有价值了。所以，我们特别强调要立准立好史料，因为这是撰写史书的基础。

    （3）要动脑子、肯下功夫。只有仔细鉴别，反复印证，资料的考订工作才能做好。千万不要怕麻烦，图省事，而搞猜测、搞主观臆断，或是“想当然”。

    四、档案资料的利用

    档案馆收集来的档案资料，最终目的不是为了保管，而是为了利用。所以，我们在编写部门专门史的时候，就要好好利用馆藏的档案资料，为编写史书服务。

    有人说：新中国成立以后，档案资料比较齐全，不需要再征集了。但是，必须看到：（一）“文革”中销毁和失散了一批资料；（二）许多当事人没有把他们知道的资料留下来就逝世了；（三）有些档案资料同当时的实际情况不符。如“大跃进”，下面饿死了人还报告说“莺歌燕舞”，“形势一片大好”。因此，既然档案史料中也有不真实的东西，包括建国后的档案资料在内。所以，我们利用档案资料的过程中，不唯上，不唯书，只唯实，要注意如下问题：

    1、要注意资料中的不实内容。在各个历史时期，由于社会心态不一样，所形成的档案资料的真实性也不一样。如：在“大跃进”时期形成的档案文字资料，由于社会心态浮躁，就会带有虚假的内容，要认真审读，认真核对。如“大跃进”时，下面没有米下锅，患水肿病、饿死人，还向上报告说“粮食亩产是几万斤、十几万斤”。这些数字要认真核实，当年都是互相攀比，争报大数，放高产“卫星”，数字都带有很多水分，要注意认真甄别。

    还有一种情况是：如前所说，有些历史档案中，说到决定做某一件事（成立某一机构），但后来因形势发生变化，没有实施，事情没有做成，如按照档案记载就引用写入史书，那就错了。这就要鉴别、印证。

    2、有些档案资料不能全文照搬引用。如“文革”时期的“清理阶级队伍”、“一打三反”运动，有些地方开展这项运动，在当年形成的工作报告或运动总结中，就有这样的文字：在运动中，做到了“稳、准、狠”（“狠”是做到了，“稳”、“准”却差距较大）、“不冤枉一个好人，也不放过一个坏人”等等，与事实不符。象这样在以往运动中形成的结论文字，就不能全文照搬引用，因为在当时“左”的思想指导之下，不可能做到这一点。如做到“不冤枉一个好人”，那就不会有那么多冤假错案，在党的十一届三中全会后平反了。所以，我们要站在今天的高度，用现在的眼光和标准，去审视当年的历史，既要把问题放到当时的历史条件去进行评价，又要站在今天的认识高度去进行再认识。起码是不要照搬引用这些文字。还有，档案中有提到某人犯了什么错误，要使用这些资料时必须慎重。要看当年是否搞错？后来是否有平反纠正？确实犯有错误的，可按组织处理结论写，如没有组织处理结论的，就要认真讨论研究决定。

    3、编写史书，引用档案资料要适当，恰到好处。不能太繁琐，有的引一小段，有的引几句，以能说明问题为准，切忌大段大段地照搬照抄档案资料。利用档案资料者，应当消化档案史料，领会档案史料的原意原义，尽可能用叙述的文字进行表述，遇到关键的地方或需要强调说明的，才引用档案史料原文。

    4、编写史书，切忌史料的堆彻、重叠。利用档案资料者，要善于驾驭史料，尽可能合理的配置资料，剪裁史料，“组装”资料，做到有条有理，详略有度，取舍相宜。

    5、要遵守政治纪律。部门史的写作，既强调科学性，也强调党性。有些敏感问题，要慎重处理。要遵循“研究无禁区，宣传有纪律”的原则。特别是一些不宜公开的资料，要遵守保密纪律。搞部门史的同志，也应该有政治意识、责任意识，即不写上本子上的，不等于我们不知道。同样，我们所知道的东西，也不一定都要写到党史本子上。不能泄露党的秘密，不能影响安定团结，不能损毁党的形象。不能逮到什么就写上什么。党史工作者的笔重千钧，责任重大。部门史也同样，有些部门本来就是带有保密性质的，更要注意。

    总之，征集、考订档案资料，是编写省委部门专门史的基础性工作，而利用档案资料必须注意的问题，也是编写省委部门专门史所必需了解和知道的。只要做到“事事有根据，笔笔有来历，不杜撰史实”，就能够写出一部翔实可信的部门史。

    （此文系广东省委党史研究室原副主任、研究员叶文益同志在省委部门专门史编纂培训班上的讲稿，发表时略有修改。）