浅谈档案管理工作的创新
王璐
【摘 要】如何“使保存备查的文字、图象、声音及其他原始记录”更加科学地“为党和国家各项工作服务”，这是档案工作面临的重要任务，也档案建设现代化的必由之路。
【关键词】档案；客观要求；地位
On the File Management Innovation
Wang Lu
(Altay City Board of Education Altay Xinjiang 836500)
【Abstract】How to "make the save for future reference text, images, sounds and other original records" more scientific "work for the party and the state service", which is an important task facing the archives, but also archives building modernization.
【Key words】File;Objective requirements;Position
1. 前言
“档案是国家机构社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。”
（1）“档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。”
（2）档案工作范围较大。内容很多。按照其特点和分工的不同，有机关档案工作。档案馆工作，档案事业管理工作，档案教育工作，档案科学研究工作，档案宣传出版工作。从档案工作的具体业务上分，有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作，也就是档案界通常所说的“六个环节”。如何“使保存备查的文字、图象、声音及其他原始记录”更加科学地“为党和国家各项工作服务”，这是档案工作面临的重要任务，也档案建设现代化的必由之路。
2. 档案建设现代化的客观要求
（1）档案工作，就其性质来说，可概括为管理性、服务性和政治性三点。管理性就是人们根据事物的客观规律、劳动对象和工作特点，运用计划、组织、协调、控制等基本活动，有效地利用人力和物力，并促进其相互配合，达到最佳的结合，发挥最高的效率，以顺利地达到人们预期的任务和目标。档案工作的服务性是指档案部门通过收藏和提供档案材料这种特定的方式、为党和国家各项工作服务，为社会主义各项事业服务，乃资料后勤性的服务工作。所谓档案工作的政治性，是因为档案工作历来都是为一定的阶级所掌握，为这个阶段的路线、方针、政策服务。
（2）勿庸置疑，档案工作的科学性高效性作用的发挥，是档案工作的终极取向。随意改革开放程度的不断深入，现代化步伐的逐步加快，特别是我国加入WTO后，我们的档案建设工作面临着巨大的挑战，档案建设的现代化已势在必行。现代社会信息化、网络化的便利条件为快速高效的档案建设模式提供了可能。
3. 档案建设工作的地位
档案提供利用是档案工作作为社会主义事业服务的手段，直接体现整个档案工作的作用，在档案工作中有突出的地位。
（1）首先，档案提供利用是档案工作的中心任务。我们不是为了档案工作而做档案工作。从这个意义上讲，档案提供利用工作是实现档案作用的主要手段，从而也就决定了档案提供利用工作是档案工作的中心任务，是最重要的一个环节。
（2）其次，档案提供利用工作对整个档案工作有检验和促进作用。在提供利用工作中，能够比较客观地发现和理解档案工作的其他业务环节的优缺点，如收集档案是否齐全，整理是否科学，鉴定是否准确，保管是否安全等，从而促使我们采取有效措施改进档案管理工作。由于利用工作的开展，必然对档案工作其他业务环节提出相应的要求，如需要丰富馆藏、加强收集工作；提高检索速度，编制各种检索工具，采用先进的技术手段。这就促进了这些工作环节的开展，不断提高档案人员业务水平。
（3）第三，档案提供利用工作是档案工作诸环节中最富有活力的一个环节。档案提供利用工作与广大利用者发生密切的联系、是档案工作联系群众的纽带。一方面，通过提供利用工作把收藏的大量档案材料提供给利用者，满足多方面的需要，充分发挥档案的作用；另一方面，是对档案工作最实际最有效的宣传，能扩大档案工作在社会上的影响争取各方面的重视与支持。实践反复证明，哪一个档案馆（室）提供利用工作搞得好，那里的工作就受到领导的重视和群众的支持，档案工作就顺利发展；哪里的档案提供利用工作开展的不好，整个档案工作就撕气沉沉，打不开局面。
（4）档案提供利用工作虽然在档案工作中具有突出的地位，对其他各项事业发生了深刻的影响，但也不能忽视其他各项业务工作对档案提供利用工作的作用。它们是提供利用工作的基础和前提条件，提供工作不能离开这些工作而存在和发展。只有搞好了收集、整理、鉴定、保管、检索等工作，提供利用工作才能放在坚实可靠的基础上，否则就会成为无源之水，无本之木，谈不上档案的提供利用工作。
4. 加强保管，促进档案建设现代化步伐
维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护档案完整和安全，更是档案保管的中心任务，这是因为档案保管工作这个环节，是实现维护档案的完整和安全的重点环节和主要手段。从实质上来讲，档案保管工作，也是人们向一切可能损坏档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应该做到“四不”：不散（不使档案分散），不乱（不使档案混乱），不丢（不使档案丢失、泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。
（1）第一，以防为主，防治结合，寻找科学的保管档案的技术方法，这是安全地保管档案的关键所在。保管档案的技术方法很多，概括起来无非两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题。这是既有人为的，也有自然的因素。比如防盗窃、防破坏、、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光等。这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏；其二，当档案损坏之后，如何进行处理的问题。比如追查丢失、破案损坏如何处治的
问题。比如，追查丢失破坏或火灾事故的大兵团和责任，防尘、灭火、消毒、灭鼠、恢复纸张的机械强度，恢复字迹等。在“防”和“治”两个方面，“防”是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。
（2）第二，加强重点，照顾一般，对于需长久保管的档案，以及主要立档单位的档案，应该采取措施加以重点保护，使其既要安全又延长寿命，如利用高技术手段。
（3）第三，立足长远，保证当前。档案保管工作的目的是为了保证党和国家对档案的利用。因此，不能片面地强调保护档案，而不考虑到利用的方面。同时也不能只迁就一时的利用方便，而不顾及档案的保护，影响档案长远的利用。在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的一致性。保管和利用的关系，实质上是当前利用与利用的矛盾的统一。所以保管工作的各项制度以致技术措施等，既要立足长远利用，又要保证当前利用的方便。
【摘 要】如何“使保存备查的文字、图象、声音及其他原始记录”更加科学地“为党和国家各项工作服务”，这是档案工作面临的重要任务，也档案建设现代化的必由之路。
【关键词】档案；客观要求；地位
On the File Management Innovation
Wang Lu
(Altay City Board of Education Altay Xinjiang 836500)
【Abstract】How to "make the save for future reference text, images, sounds and other original records" more scientific "work for the party and the state service", which is an important task facing the archives, but also archives building modernization.
【Key words】File;Objective requirements;Position
1. 前言
“档案是国家机构社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。”
（1）“档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。”
（2）档案工作范围较大。内容很多。按照其特点和分工的不同，有机关档案工作。档案馆工作，档案事业管理工作，档案教育工作，档案科学研究工作，档案宣传出版工作。从档案工作的具体业务上分，有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作，也就是档案界通常所说的“六个环节”。如何“使保存备查的文字、图象、声音及其他原始记录”更加科学地“为党和国家各项工作服务”，这是档案工作面临的重要任务，也档案建设现代化的必由之路。
2. 档案建设现代化的客观要求
（1）档案工作，就其性质来说，可概括为管理性、服务性和政治性三点。管理性就是人们根据事物的客观规律、劳动对象和工作特点，运用计划、组织、协调、控制等基本活动，有效地利用人力和物力，并促进其相互配合，达到最佳的结合，发挥最高的效率，以顺利地达到人们预期的任务和目标。档案工作的服务性是指档案部门通过收藏和提供档案材料这种特定的方式、为党和国家各项工作服务，为社会主义各项事业服务，乃资料后勤性的服务工作。所谓档案工作的政治性，是因为档案工作历来都是为一定的阶级所掌握，为这个阶段的路线、方针、政策服务。
（2）勿庸置疑，档案工作的科学性高效性作用的发挥，是档案工作的终极取向。随意改革开放程度的不断深入，现代化步伐的逐步加快，特别是我国加入WTO后，我们的档案建设工作面临着巨大的挑战，档案建设的现代化已势在必行。现代社会信息化、网络化的便利条件为快速高效的档案建设模式提供了可能。
3. 档案建设工作的地位
档案提供利用是档案工作作为社会主义事业服务的手段，直接体现整个档案工作的作用，在档案工作中有突出的地位。
（1）首先，档案提供利用是档案工作的中心任务。我们不是为了档案工作而做档案工作。从这个意义上讲，档案提供利用工作是实现档案作用的主要手段，从而也就决定了档案提供利用工作是档案工作的中心任务，是最重要的一个环节。
（2）其次，档案提供利用工作对整个档案工作有检验和促进作用。在提供利用工作中，能够比较客观地发现和理解档案工作的其他业务环节的优缺点，如收集档案是否齐全，整理是否科学，鉴定是否准确，保管是否安全等，从而促使我们采取有效措施改进档案管理工作。由于利用工作的开展，必然对档案工作其他业务环节提出相应的要求，如需要丰富馆藏、加强收集工作；提高检索速度，编制各种检索工具，采用先进的技术手段。这就促进了这些工作环节的开展，不断提高档案人员业务水平。
（3）第三，档案提供利用工作是档案工作诸环节中最富有活力的一个环节。档案提供利用工作与广大利用者发生密切的联系、是档案工作联系群众的纽带。一方面，通过提供利用工作把收藏的大量档案材料提供给利用者，满足多方面的需要，充分发挥档案的作用；另一方面，是对档案工作最实际最有效的宣传，能扩大档案工作在社会上的影响争取各方面的重视与支持。实践反复证明，哪一个档案馆（室）提供利用工作搞得好，那里的工作就受到领导的重视和群众的支持，档案工作就顺利发展；哪里的档案提供利用工作开展的不好，整个档案工作就撕气沉沉，打不开局面。
（4）档案提供利用工作虽然在档案工作中具有突出的地位，对其他各项事业发生了深刻的影响，但也不能忽视其他各项业务工作对档案提供利用工作的作用。它们是提供利用工作的基础和前提条件，提供工作不能离开这些工作而存在和发展。只有搞好了收集、整理、鉴定、保管、检索等工作，提供利用工作才能放在坚实可靠的基础上，否则就会成为无源之水，无本之木，谈不上档案的提供利用工作。
4. 加强保管，促进档案建设现代化步伐
维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护档案完整和安全，更是档案保管的中心任务，这是因为档案保管工作这个环节，是实现维护档案的完整和安全的重点环节和主要手段。从实质上来讲，档案保管工作，也是人们向一切可能损坏档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应该做到“四不”：不散（不使档案分散），不乱（不使档案混乱），不丢（不使档案丢失、泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。
（1）第一，以防为主，防治结合，寻找科学的保管档案的技术方法，这是安全地保管档案的关键所在。保管档案的技术方法很多，概括起来无非两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题。这是既有人为的，也有自然的因素。比如防盗窃、防破坏、、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光等。这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏；其二，当档案损坏之后，如何进行处理的问题。比如追查丢失、破案损坏如何处治的
问题。比如，追查丢失破坏或火灾事故的大兵团和责任，防尘、灭火、消毒、灭鼠、恢复纸张的机械强度，恢复字迹等。在“防”和“治”两个方面，“防”是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。
（2）第二，加强重点，照顾一般，对于需长久保管的档案，以及主要立档单位的档案，应该采取措施加以重点保护，使其既要安全又延长寿命，如利用高技术手段。
（3）第三，立足长远，保证当前。档案保管工作的目的是为了保证党和国家对档案的利用。因此，不能片面地强调保护档案，而不考虑到利用的方面。同时也不能只迁就一时的利用方便，而不顾及档案的保护，影响档案长远的利用。在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的一致性。保管和利用的关系，实质上是当前利用与利用的矛盾的统一。所以保管工作的各项制度以致技术措施等，既要立足长远利用，又要保证当前利用的方便。
