关于科研院所开展学术交流活动的若干思考
常伟 赵凯 武美 伶石敏 安向阳
摘 要：学术交流活动具有促进技术进步和产业发展、人才成长和交流合作等多方面的作用，对科研院所的发展具有较大推动作用。本文站在科研院所的角度，结合近年来学术交流工作经验，浅谈关于策划和举办学术交流活动，以及筛选和组织参加有关学术交流活动的一些思考。
关键词：科研;学术交流;技术
一、绪论
学术交流是科技工作者向同行发表研究成果，促进交流和沟通的一个重要渠道，具有促进技术进步和产业发展、助力科研人员成长、推动有关单位交流合作、宣传成果和扩大知名度等多方面的作用。科研院所不仅承担研制生产任务，还往往从事相关领域前沿科学与技术研究工作，开展学术交流活动是科研院所科技工作的一项重要内容。
学术交流活动有多种类型[1]，为有效发挥学术交流活动的作用，笔者结合近年来学术交流工作经验，就科研院所如何策划和举办高水平学术交流活动，以及如何有效组织参加学术交流活动提出了自己的一些看法和设想，以期为科研院所开展学术交流活动提供借鉴和参考。
二、举办学术交流活动
科研院所举办学术交流活动应基于实际需求，做好系统策划，综合开展多方位交流，充分调动多方面的积极性，事半功倍地开展，并重视交流成果的总结和运用。
（一）精心策划，确定好主题和报告
策划举办学术交流活动时应充分了解交流需求，以实际交流需求为牵引，还要明确学术交流活动的目的，进而做好学术交流活动总体计划，并确定每项活动的主题和目标参加群体等。在策划学术交流活动的主题时，需要与本领域的发展紧密结合，着重围绕本单位重点发展方向，并考虑对技术发展和人才培养等方面的促进作用。此外，不仅要重视大型综合性交流，还需要注意专题学术交流，专题学术交流具有针对性强、重点突出、主题明确、便于组织安排等优势。
报告水平在很大程度上决定着学术交流活动的层次和效果。主题确定后，可以围绕主题大致规划报告的宏观方向，并结合交流目的和目标参加群体等，有针对性地邀请报告。其中，对于公开性的学术交流活动，应广泛邀请相关领域内具有代表性的单位或专家做报告，打破竞争性思维，并视情考虑“产、学、研、用”等的结合。此外，围绕主题征文也是确定报告（尤其是分论坛报告）的一个重要手段，还可以促进中青年学者的成长。
（二）拓展渠道，开展多方位的交流
开展多方位学术交流，事半功倍地满足科研院所不同的交流需要，主要包括：
（1）行业性学术交流。可以自主举办，并尝试打造特色自主品牌，同时，适当争取外部支持或开展强强合作也具有良好效果，例如申报科协和有关学会的会议类项目、承办学会大型论坛的分论坛、与有关单位联合举办会议等。此类学术交流活动的规模需要根据交流需求确定，并非越大越好，例如，学术沙龙或圆桌会议就具有层次高、规模小、针对性强等特点，且更容易形成有针对性的结论。
（2）与合作单位举办的双边交流。可以增进双方深层次的互相了解，经常会催生项目联合申报、产品研发、技术攻关或试验验证等方面的合作。除院所层级的双边交流外，科室层面的双边交流更容易开展，一般也更为频繁。
（3）在内部举办的学术交流。院所内部跨专业学术交流会往往围绕特定技术或零部件研制等开展，更加关注研制生产中遇到的实际问题，针对性强且讨论通常比较深入，还能为中青年员工提供更多的展示和锻炼机会;院所内部讲座和报告会可以扩大受众面，并且策划周期短，实施难度小。
对于科研院所，可根据需要与国外同行积极开展学术交流，促进国内外交流与合作。其中，开展与知名高校、先进企业和科研院所等的双边学术交流，以及邀请国外学者在行业性交流会或科研院所内部做报告实施起来相对容易，也较为常见;举办国际学术交流会议，尤其是大型会议，具有提升交流会层次、扩大科研院所知名度等优势，但是所需人力、物力等资源较多，准备周期较长。此外，随着网络技术的发展，尤其是受新冠疫情影响，通过新媒体直播公开举办学术讲座变得较为流行，虽然互动交流不足、保密安全性差，但由于具有灵活机动、受众面广、成本低等优势，对于科研院所而言，也是宣传自身技术，同时服务于行业发展的一种方式。
（三）划分层级，加强组织和制度保障
基于科研院所的业务范围，按学术交流主题，可以分为跨院所内部多个专业的综合性交流和院所内部某一部门专业范围内的专题交流。对于综合性交流，最好主要由院所层面举办，并争取有关部门的意见;对于专题交流，除院所层面适当举办以外，需要充分发挥院所内部科室的积极性，甚至可以主要由科室组织开展。在举办学术交流活动时，应做好组织保障，很多科研院所成立了科技委及其下设的专业委员会、有关科室科技委，一些科研院所还成立了企业科协组织，在举办学术交流方面发挥了很好的作用。此外，还应充分发挥各类创新平台（如挂靠的省部级重点实验室）、挂靠学会或学会分会、挂靠行业性管理机构等的作用，利用其影响力和资源以及可能的经费支持，提升学术交流活动的水平和层次。此外，还应为做好举办学术交流活动提供制度保障，例如，一些院所将学术交流活动开展情况纳入其科技委、科室科技委、创新平台等的考核评价体系，并列入年度工作计划，还有一些院所出台制度规范和支持学术交流活动，这些都起到了很好的效果。
（四）精心實施，确保活动取得实效
开展学术交流活动需要制定详细的计划，对于大型学术交流活动，还应该制定详尽周密的实施方案，为交流活动的顺利开展打好基础。活动实施过程中，有几个方面需要格外重视：a）学术交流活动除安排报告外，还需要创新交流形式，例如，采用征文和制作论文集（或摘要集）、开展论文评比、辅以展览和展示等多种形式，但无论采取何种交流形式，学术交流活动都应有浓厚的交流氛围，不能变成变相的商业宣传或推广;b）保密管理不容忽视，对于非密学术交流活动，应要求报告人和论文作者（如征文）对提交的材料进行保密审查，并提醒交流过程中的发言不得涉及国家秘密或有不适宜公开的敏感信息;对于涉密学术交流活动，应严格遵守有关保密管理规定;c）举办涉外学术交流会议，需按相关规定履行审批手续，并按涉外学术交流会议惯例策划和准备涉外事宜;d）要鼓励互动交流，尽可能给讨论环节留出充足时间，并营造宽松的交流氛围，提倡不同学术观点的碰撞;d）根据参会人员需要，必要时，可以采取自愿加入参会人员通讯录等方式，方便参会人员会后的进一步交流与联络;e）行业性学术交流活动结束后，要及时进行宣传报道，以扩大学术交流活动的影响力，提升举办方的知名度。
（五）及时总结，推动交流成果运用
学术交流活动结束后，在取得报告人同意等前提下，要对会议材料进行整理和合理分享，必要时还可联合期刊社约稿，将交流成果惠及更多科技工作者。对于具有研讨性质的学术沙龙、院所内部跨专业学术交流会，以及重要学术交流会议等，还可以视情对交流内容进行总结，梳理出建议和后续发展思路等内容，助力技术和专业发展。其中，对于重要意见和建议，可以寻找合适的途径上报，或根据需要策划深入研讨及开展咨询研究等。对于内部交流活动，协同有关部门推动形成的意见和建议落实，将更能彰显交流活动的作用。
三、组织参加学术交流活动
组织参加学术交流活动也是科研院所学术交流工作的一项重要内容，原则上要鼓励员工根据自身需要参加本单位和外部组织的学术交流活动。
（一）筛选各类活动并适当加以区别对待
目前学会等科技社团和有关机构组织的学术交流活动很多，参加有些活动并不能获得预期效果，所以并不是组织参加活动越多越好，而是需要从活动内容、活动层次、举办方、注册费等多个维度综合考虑进行筛选，并有针对性地进行鼓励或限制。例如，对于一些重点活动，要精心组织，必要时需确保有合适人员参加;对于质量不高或单纯以盈利为目的的会议，要适当限制参加。科研院所如果结合自身实际逐步建立品牌学术交流活动目录并动态维护，将更加有利于提高组织参加学术交流活动的效果。此外，无论对于外部还是内部举办的学术交流活动，都应根据学术交流活动的内容范围以及鼓励/限制参加的程度，有针对性地向特定专业人员推送通知，避免向全员盲目推送。
（二）把握交流需求并积极鼓励展示成果
准确把握本单位学术交流需求，并关注本单位科研工作举得的新进展，鼓励以投会议论文和做报告等形式展示研究成果。其中，除本单位举办的学术交流活动以外，对于外部举办的重点学术交流活动，还应根据需要主动向举办方推荐报告，为科研人员创造展示的机会。在推荐报告的过程中，除推荐资深专家外，还应视情为中青年技术骨干争取报告机会，尤其是对于单位之间的双边交流和院所内部举办的学术交流。需要指出的是，对于所有投稿论文和报告，都应要求严格履行保密审查手续，确保不违反保密规定，并要求進行内部技术审查，保证投稿论文和报告的质量。
（三）重视资料分享并视情组织二次交流
活动结束后的资料分享和二次交流是提升参加学术交流活动效果的一个重要环节。在资料分享方面，一些单位通过企业网站实现会议资料的分享[2]，就取得了不错的效果。对于重要学术交流活动，可视情邀请参会人员撰写交流总结材料，并在一定范围内进行分享。在二次交流方面，对于一些重要学术交流活动，可根据需要组织召开内部讲座或报告会，让没有机会参加交流活动的人员也能及时了解相关知识，而且这种形式的分享活动也为中青年科研人员展示才华提供了机会，可以促进其快速成长。
四、结语
对于科研院所，根据实际学术交流需要，精心策划和组织召开高水平学术交流活动，从多个维度筛选和组织参加学术交流活动，并重视交流成果的总结和运用，可以推动科研院所的发展，并助力行业发展。
参考文献：
[1]吕静，康磊晶，章雯.航天科研院所学术交流活动探索与实践[J].管理与实践，2019，3：48-49.
[2]刘双伟，邹天来.深入开展学术交流，促进企业科技发展[J].金属世界，2016，6：19-22.
