公证信息化建设探讨
摘 要 信息化是不可逆转的潮流，公证信息化建设的意义在于效率提升、破除沟通障碍，丰富公证人的知识结构、公证流程改造和体制改革。公证信息化建设需要放在信息化生态环境之中，从信息技术和信息资源两方面入手，内在要求是优化公证法律资源配置。其面临的体制、过度营销、实践偏离、档案利用不足等困境，采取迭代、共享、合作、产权明晰、保留核心体验等应对策略。
关键词 信息化 意义 信息技术 信息资源 建设内容
作者简介：刘炜，云南省昆明市明信公证处公证员，研究方向：公证信息化及实务。
中图分类号：D926.6 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.01.316
一、信息化是不可逆转的潮流
国务院《国家信息化发展战略纲要》（2016）对信息化的定义是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史过程。互联网法院、检察院网上办案方兴未艾，《民法总则》的颁布实施以及互联网生态下的信息化进程实例，给公证这一古老而又全新的行业带来了新的挑战和机遇。再放眼全球的政治、经济、文化、社会生活，信息化带来的变革已深入骨髓，大势之下必须顺势而为。
信息化=信息技术（包含思维和生产、管理创新手段）+信息资源。信息化具有简单、易得、互动、共享、便捷、演化、流通等特点，信息化的建设需要在具有前瞻性的信息化生态环境下进行，现下和未来一段时间的信息化生态环境就是“互联网+人工智能+便携终端”。
二、公证信息化的意义
（一）节约成本，提高效率
信息能真正创造财富是因为它拆分了集约化成本，可以精确的预测和决策。信息化减少获取不对称信息的投入，提高信息使用效率，节约当事人成本和公证生产成本，节约即是贡献。应用信息技术来分析，可以提高投资效率，促进生产率的提高。
（二）破除沟通障碍
信息化创造通透、无客观隔阂的社会生活环境。首先解决的是单打独斗的问题，形成扁平化合作，合作才能从孤岛走向广博。其次是实现交往的顺畅，最后是营造一种轻松、平行、共融的秩序。公证不能也不应该是孤立的法律服务职业体。
（三）改造公证人知识结构
信息化减少了公证人对简单事务的投入，有更多时间关注更高级的思维或理论上的问题。同时让公证人拥有灵活的获取知识的渠道，丰富法律逻辑层次和社会经验，增大了自我驱动改进的可能性。为适应信息化社会的需要，将传统“熟人”社会的道德要素转变为“陌生人”社会的技术和能力。再就是培养公证人的想象力，强化风险的管理意识。
（四）改造公证程序
信息化打破了封闭的活动程序，创新活动程序，精确衡量程序和结果两种法律资源的配置比重，让程序更明确，更符合现实，让公证程序对可能发生的变化做出智能反应。
（五）进一步推进公证体制改革
公证体制改革最需要的是去行政中心化，去除资源的行政垄断，参与到市场的公平竞争中来。公证的职业后盾从“权力”转变到“权利”。信息化解决信息不平等的弊端，创造自由磋商空间，从而干预权责理性分配。
三、公证信息化建设的内容
公证信息化建设要从信息技术和信息资源两个方面入手。实操中的各种表象，需要公证在信息化建设中坚持本质，即必须处在前文所述的信息化生态环境中，在信息技术和信息资源上下功夫，让开发、利用的一切行为符合上述信息化的特点，一旦不符合就需要顿足、回顾和调整。
（一）公证信息化建设首先需要解决二个认识上的问题
1.信息化和运用信息技术不是颠覆传统价值。公证的传统价值是以正义、诚信、秩序、安全和效率为内涵的法律价值和社会价值。信息技术的应用强化效率价值的外在表达，并保障安全；加快速度变更交流渠道，保障秩序；节约成本改变结果载体，保障合法有效；公示流程促进信息交互，保障信息对称的公平；凝聚流量构建营销环境，保障诚信的基础。
2.简单的物理性改革不能成为有效的信息化。将公证法律服务从线下搬到线上不是完整的信息化，将信息化手段作用到公证业务的对象上如网络证件保全也不是完整的信息化。公证信息化是运用信息技术，创造新的服务和产品、革新公证程序、改良证据來源和产品输出的渠道。
（二）公证信息化建设的内容
公证信息化的内在要求是优化公证的法律资源配置，它包括了不同的主体、客体、权利、义务、责任、法律程序、价值判断、法律后果等。要实现公证法律资源的优化配置就需要在“互联网+公证”、产品信息迭代、人工智能公证和专利建设四个内容上进行公证信息化建设。
1.“互联网+公证”。是应用互联网的开放、演化、共享等思维，通过互联网技术，将不同渠道的信息资源归集应用。在此方面主要体现在各渠道的信息资源共享如婚姻登记、工商登记、学历登记、遗嘱查询、身份证真伪查询等，也就是运用互联网解决公证的信息来源和作业方法的问题。与此同时公证机构也需要具有互联网的思维，不仅是拿来用，更重要的是拿什么给其他人用。比如遗嘱公证数据库、财产分割数据库、收养公证数据库、继承亲属关系库等等，这些就需要公证机构在数据库上的积累和长期建设。
2.产品信息迭代。是应用信息技术扩展产品的功能和产品价值层级。德国提出工业2.0计划，产品的生命周期临近时，要么迭代更新进入到新的生命周期，要么灭亡，公证法律服务产品亦然。传统的证明服务是公证的存在本因，但如果一味停留在证明之上，只能是“寿终正寝”。这就需要应用互联网思维和产品的迭代思维，应用信息技术改造公证流程，创造行的公证法律服务。
3.人工智能公证。人工智能是研究模拟人类思维之系统和器具的学科。人工智能公证是将机器能做的事从人手中分流，让人有更多时间来做更重要、更具主观能动性和更有价值的思考，提高做事的过程和结果品质，促动人类挖掘智慧潜力，制定出更高的人工智能标准。
4.专利建设。知识产权是GDP重要的组成部分，也是最有价值和潜力的部分，但传统专利利用制度将专利权利保护和利用割裂。
四、现阶段公证信息化建设的主要问题和困惑
（一）体制滞后的障碍
未彻底改革的体制成为市场化道路的天然阻隔，竞争和信息化建设主动性缺失。刚性程序规则和模板机械性让个案的创新空间狭小，法律方法和经验运用能力弱，无法培养新技术探索意识。传统的操作习惯让公证信息获取能力有限，亦不能形成自己的信息资源，故而谈不上与其它主管部门进行信息共享。
（二）对“信息化”的解读过于单一
片面的认为公证信息化简单拆解为“公证+互联网”或“互联网+公证”，就是坐等别人的信息拿来用，而未体现自己的信息资源价值。
（三）信息化实践不透彻
仅是简单的物理化，将线下的东西搬到线上，将线上保全的内容从纸质化变为电子化，将支付方式从现金变为网络支付。这些只是表象的东西，实质的内容应是改变经营方式，培养新的消费习惯以及获取客户的渠道。
（四）过度投入营销，宣传成本浪费
营销没有目标性，多数是针对业内从业人员，而不是真正的需求客户群体或者没有特定的客户群体指向。公证信息化营销模式千篇一律，你有个微信公众号，我就要有个，你有个理论期刊我就要上一个，你有个沙龙活动我就必须搞一个，重复性的没有内容的营销容易造成部分受众审美疲劳而流失，未能体现内容为王的营销本质。其次就是把宣传当成一项任务，重复劳动，成本投入大。
（五）主体硬件局限及使用率问题
公证处进行信息化改革的硬件条件难以通过自身财力建设，必须依赖技术主体或行业的支持，但后者往往不看重这一领域的投资或合作。公证机构即便有能力获得相关设施和工具，或者研发相关系统， 由于业务功能限制，相应的使用率并不高。公证处毕竟是传统行业主体，无法向技术型主体靠拢。
（六）档案储存和使用能力差
传统的公证业务停留在纸质档案上，不但占用大量存储空间，还需要支付高昂的档案场所租赁费、保管费、建设费。调取流程长，档案信息未能转换和提取，信息几乎完全沉没在实物卷宗之中。
五、公证信息化建设的策略
公证信息化建设的策略总体而言就是运用信息技术调整如下系统结构：一是证据材料获得及核查的供应来源；二是改造流程和生产技术方法；三是创造高附加值的服务层次；四是提供组合型公证法律服务的产品；五是打造社会和市场认可的私益管家市场。为实现上述系统结构的调整，笔者认为需要做如下策略工作：
（一） 迭代发展的意识
信息化的目的是促进公证产品和服务的升级，单一的证明论已不能满足信息化的需求，关键在于与其它信息资源产生方或提供方进行融合。此方面可以合法收集和利用现有的法律信息和商业信息，筛选、分类、归集和提炼。
（二） 以创造附加值为目的的运用信息技术
首先，实现公证文书的标准化，改变流程通道，尽量实现公证文书电子化，在不能实现电子化时至少减少公证文书的返工和出错率。其次，可以建立交易的意向平台，提供撮合的法律服务，增大交易的可能性和拓开交易的渠道。最后，建立公证诚信及评价体系，提供履约监督服务。
（三） 建立共享的公证数据库
可行的数据库包括但不限于如公证员资料库、公证文书数据库、遗嘱数据库、财产分割数据库、委托核查平台、知识产权信息库、公证质押或抵押登记数据库、公证知识库、虚假证明“黑名单”等。区分对外公开与行业内公开，提供精准检索或人工智能答复。
（四）加强与商业技术公司的合作，明确知识产权归属
借用已有的技术降低犯错的成本，公证主导、产权明晰、共同开发利用。产权和技术采购明晰，注意商业信息取得的合法性和隐私保护。规模化运作客户管理系统、产品及服务认知系统、培训系统、人力资源管理系统。
（五）研究无纸化办公或电子化公证证书使用的可行性
将纸质的公证文书电子化，减少成本投入，让信息多跑路。在不放弃面签的前提下，将文件签署电子化。尝试提供传统公证证明之外的法律文书电子凭证如尽职调查意见、咨询结论、法律意见书、履约报告等。研究电子化证书的法律可行性及效力。
（六）运用互联网技术改造流程和解决证据来源问题
一是公证证据来源，二是公证作为证据是其它机构的材料证据来源。
（七）提煉公证档案信息，强化档案信息化建设
公证档案是公证活动留下的最重要的信息资源，当事人的身份、婚姻状况、财产状况、家庭成员均是宝贵的信息资源，由此可以推导出当事人的交易习惯、生活背景，从而对开展业务及普法具有引导性指引作用。这方面主要是要花时间和精力进行档案电子化转化、分类和检索目录的编制。会保管更要会使用。
（八）保留核心体验感和探索人工智能在公证领域的应用
引入和开发指纹认证系统、人脸识别工具、证据材料扫描报警系统、法条检索系统、公证书核实系统、人力资源管理系统、公证专家系统、分段流程组合和调度系统、档案调度系统、业务指标统计工具、反向逻辑推演系统、价格和投入衡量工具，加大人工智能在公证服务的比例。
六、综述
1.信息资源是取之不尽用之不竭的一种存在，具有可开发性和可再生性，能够被多次循环利用，信息技术的发展正是基于信息循环利用能力的提升，公证的信息化精髓也正在于此，所以公证档案的信息化提炼和延续非常重要。
2.信息生态环境下，指明的是一种方向和一条道路，是一种迭代的过程，并不否认传统的手段。体验感不会被信息化及人工智能取代。公证的信息化建设不是面面俱到，而是根据业务类别和受众不同而进行针对性改造。
3.公证信息化过程中的产权问题至关重要。
4.信息技术和信息资源是紧密相连的，信息技术不仅仅是技术的应用，还包括了管理思维、生产创新等，过度关注信息技术的技术性，可能会陷入成本黑洞，管理和技术需要同步。
参考文献：
[1]段伟主编.公证原理与实务.法律出版社.2014.
关键词 信息化 意义 信息技术 信息资源 建设内容
作者简介：刘炜，云南省昆明市明信公证处公证员，研究方向：公证信息化及实务。
中图分类号：D926.6 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.01.316
一、信息化是不可逆转的潮流
国务院《国家信息化发展战略纲要》（2016）对信息化的定义是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史过程。互联网法院、检察院网上办案方兴未艾，《民法总则》的颁布实施以及互联网生态下的信息化进程实例，给公证这一古老而又全新的行业带来了新的挑战和机遇。再放眼全球的政治、经济、文化、社会生活，信息化带来的变革已深入骨髓，大势之下必须顺势而为。
信息化=信息技术（包含思维和生产、管理创新手段）+信息资源。信息化具有简单、易得、互动、共享、便捷、演化、流通等特点，信息化的建设需要在具有前瞻性的信息化生态环境下进行，现下和未来一段时间的信息化生态环境就是“互联网+人工智能+便携终端”。
二、公证信息化的意义
（一）节约成本，提高效率
信息能真正创造财富是因为它拆分了集约化成本，可以精确的预测和决策。信息化减少获取不对称信息的投入，提高信息使用效率，节约当事人成本和公证生产成本，节约即是贡献。应用信息技术来分析，可以提高投资效率，促进生产率的提高。
（二）破除沟通障碍
信息化创造通透、无客观隔阂的社会生活环境。首先解决的是单打独斗的问题，形成扁平化合作，合作才能从孤岛走向广博。其次是实现交往的顺畅，最后是营造一种轻松、平行、共融的秩序。公证不能也不应该是孤立的法律服务职业体。
（三）改造公证人知识结构
信息化减少了公证人对简单事务的投入，有更多时间关注更高级的思维或理论上的问题。同时让公证人拥有灵活的获取知识的渠道，丰富法律逻辑层次和社会经验，增大了自我驱动改进的可能性。为适应信息化社会的需要，将传统“熟人”社会的道德要素转变为“陌生人”社会的技术和能力。再就是培养公证人的想象力，强化风险的管理意识。
（四）改造公证程序
信息化打破了封闭的活动程序，创新活动程序，精确衡量程序和结果两种法律资源的配置比重，让程序更明确，更符合现实，让公证程序对可能发生的变化做出智能反应。
（五）进一步推进公证体制改革
公证体制改革最需要的是去行政中心化，去除资源的行政垄断，参与到市场的公平竞争中来。公证的职业后盾从“权力”转变到“权利”。信息化解决信息不平等的弊端，创造自由磋商空间，从而干预权责理性分配。
三、公证信息化建设的内容
公证信息化建设要从信息技术和信息资源两个方面入手。实操中的各种表象，需要公证在信息化建设中坚持本质，即必须处在前文所述的信息化生态环境中，在信息技术和信息资源上下功夫，让开发、利用的一切行为符合上述信息化的特点，一旦不符合就需要顿足、回顾和调整。
（一）公证信息化建设首先需要解决二个认识上的问题
1.信息化和运用信息技术不是颠覆传统价值。公证的传统价值是以正义、诚信、秩序、安全和效率为内涵的法律价值和社会价值。信息技术的应用强化效率价值的外在表达，并保障安全；加快速度变更交流渠道，保障秩序；节约成本改变结果载体，保障合法有效；公示流程促进信息交互，保障信息对称的公平；凝聚流量构建营销环境，保障诚信的基础。
2.简单的物理性改革不能成为有效的信息化。将公证法律服务从线下搬到线上不是完整的信息化，将信息化手段作用到公证业务的对象上如网络证件保全也不是完整的信息化。公证信息化是运用信息技术，创造新的服务和产品、革新公证程序、改良证据來源和产品输出的渠道。
（二）公证信息化建设的内容
公证信息化的内在要求是优化公证的法律资源配置，它包括了不同的主体、客体、权利、义务、责任、法律程序、价值判断、法律后果等。要实现公证法律资源的优化配置就需要在“互联网+公证”、产品信息迭代、人工智能公证和专利建设四个内容上进行公证信息化建设。
1.“互联网+公证”。是应用互联网的开放、演化、共享等思维，通过互联网技术，将不同渠道的信息资源归集应用。在此方面主要体现在各渠道的信息资源共享如婚姻登记、工商登记、学历登记、遗嘱查询、身份证真伪查询等，也就是运用互联网解决公证的信息来源和作业方法的问题。与此同时公证机构也需要具有互联网的思维，不仅是拿来用，更重要的是拿什么给其他人用。比如遗嘱公证数据库、财产分割数据库、收养公证数据库、继承亲属关系库等等，这些就需要公证机构在数据库上的积累和长期建设。
2.产品信息迭代。是应用信息技术扩展产品的功能和产品价值层级。德国提出工业2.0计划，产品的生命周期临近时，要么迭代更新进入到新的生命周期，要么灭亡，公证法律服务产品亦然。传统的证明服务是公证的存在本因，但如果一味停留在证明之上，只能是“寿终正寝”。这就需要应用互联网思维和产品的迭代思维，应用信息技术改造公证流程，创造行的公证法律服务。
3.人工智能公证。人工智能是研究模拟人类思维之系统和器具的学科。人工智能公证是将机器能做的事从人手中分流，让人有更多时间来做更重要、更具主观能动性和更有价值的思考，提高做事的过程和结果品质，促动人类挖掘智慧潜力，制定出更高的人工智能标准。
4.专利建设。知识产权是GDP重要的组成部分，也是最有价值和潜力的部分，但传统专利利用制度将专利权利保护和利用割裂。
四、现阶段公证信息化建设的主要问题和困惑
（一）体制滞后的障碍
未彻底改革的体制成为市场化道路的天然阻隔，竞争和信息化建设主动性缺失。刚性程序规则和模板机械性让个案的创新空间狭小，法律方法和经验运用能力弱，无法培养新技术探索意识。传统的操作习惯让公证信息获取能力有限，亦不能形成自己的信息资源，故而谈不上与其它主管部门进行信息共享。
（二）对“信息化”的解读过于单一
片面的认为公证信息化简单拆解为“公证+互联网”或“互联网+公证”，就是坐等别人的信息拿来用，而未体现自己的信息资源价值。
（三）信息化实践不透彻
仅是简单的物理化，将线下的东西搬到线上，将线上保全的内容从纸质化变为电子化，将支付方式从现金变为网络支付。这些只是表象的东西，实质的内容应是改变经营方式，培养新的消费习惯以及获取客户的渠道。
（四）过度投入营销，宣传成本浪费
营销没有目标性，多数是针对业内从业人员，而不是真正的需求客户群体或者没有特定的客户群体指向。公证信息化营销模式千篇一律，你有个微信公众号，我就要有个，你有个理论期刊我就要上一个，你有个沙龙活动我就必须搞一个，重复性的没有内容的营销容易造成部分受众审美疲劳而流失，未能体现内容为王的营销本质。其次就是把宣传当成一项任务，重复劳动，成本投入大。
（五）主体硬件局限及使用率问题
公证处进行信息化改革的硬件条件难以通过自身财力建设，必须依赖技术主体或行业的支持，但后者往往不看重这一领域的投资或合作。公证机构即便有能力获得相关设施和工具，或者研发相关系统， 由于业务功能限制，相应的使用率并不高。公证处毕竟是传统行业主体，无法向技术型主体靠拢。
（六）档案储存和使用能力差
传统的公证业务停留在纸质档案上，不但占用大量存储空间，还需要支付高昂的档案场所租赁费、保管费、建设费。调取流程长，档案信息未能转换和提取，信息几乎完全沉没在实物卷宗之中。
五、公证信息化建设的策略
公证信息化建设的策略总体而言就是运用信息技术调整如下系统结构：一是证据材料获得及核查的供应来源；二是改造流程和生产技术方法；三是创造高附加值的服务层次；四是提供组合型公证法律服务的产品；五是打造社会和市场认可的私益管家市场。为实现上述系统结构的调整，笔者认为需要做如下策略工作：
（一） 迭代发展的意识
信息化的目的是促进公证产品和服务的升级，单一的证明论已不能满足信息化的需求，关键在于与其它信息资源产生方或提供方进行融合。此方面可以合法收集和利用现有的法律信息和商业信息，筛选、分类、归集和提炼。
（二） 以创造附加值为目的的运用信息技术
首先，实现公证文书的标准化，改变流程通道，尽量实现公证文书电子化，在不能实现电子化时至少减少公证文书的返工和出错率。其次，可以建立交易的意向平台，提供撮合的法律服务，增大交易的可能性和拓开交易的渠道。最后，建立公证诚信及评价体系，提供履约监督服务。
（三） 建立共享的公证数据库
可行的数据库包括但不限于如公证员资料库、公证文书数据库、遗嘱数据库、财产分割数据库、委托核查平台、知识产权信息库、公证质押或抵押登记数据库、公证知识库、虚假证明“黑名单”等。区分对外公开与行业内公开，提供精准检索或人工智能答复。
（四）加强与商业技术公司的合作，明确知识产权归属
借用已有的技术降低犯错的成本，公证主导、产权明晰、共同开发利用。产权和技术采购明晰，注意商业信息取得的合法性和隐私保护。规模化运作客户管理系统、产品及服务认知系统、培训系统、人力资源管理系统。
（五）研究无纸化办公或电子化公证证书使用的可行性
将纸质的公证文书电子化，减少成本投入，让信息多跑路。在不放弃面签的前提下，将文件签署电子化。尝试提供传统公证证明之外的法律文书电子凭证如尽职调查意见、咨询结论、法律意见书、履约报告等。研究电子化证书的法律可行性及效力。
（六）运用互联网技术改造流程和解决证据来源问题
一是公证证据来源，二是公证作为证据是其它机构的材料证据来源。
（七）提煉公证档案信息，强化档案信息化建设
公证档案是公证活动留下的最重要的信息资源，当事人的身份、婚姻状况、财产状况、家庭成员均是宝贵的信息资源，由此可以推导出当事人的交易习惯、生活背景，从而对开展业务及普法具有引导性指引作用。这方面主要是要花时间和精力进行档案电子化转化、分类和检索目录的编制。会保管更要会使用。
（八）保留核心体验感和探索人工智能在公证领域的应用
引入和开发指纹认证系统、人脸识别工具、证据材料扫描报警系统、法条检索系统、公证书核实系统、人力资源管理系统、公证专家系统、分段流程组合和调度系统、档案调度系统、业务指标统计工具、反向逻辑推演系统、价格和投入衡量工具，加大人工智能在公证服务的比例。
六、综述
1.信息资源是取之不尽用之不竭的一种存在，具有可开发性和可再生性，能够被多次循环利用，信息技术的发展正是基于信息循环利用能力的提升，公证的信息化精髓也正在于此，所以公证档案的信息化提炼和延续非常重要。
2.信息生态环境下，指明的是一种方向和一条道路，是一种迭代的过程，并不否认传统的手段。体验感不会被信息化及人工智能取代。公证的信息化建设不是面面俱到，而是根据业务类别和受众不同而进行针对性改造。
3.公证信息化过程中的产权问题至关重要。
4.信息技术和信息资源是紧密相连的，信息技术不仅仅是技术的应用，还包括了管理思维、生产创新等，过度关注信息技术的技术性，可能会陷入成本黑洞，管理和技术需要同步。
参考文献：
[1]段伟主编.公证原理与实务.法律出版社.2014.
