电子时代人事档案管理系统的构建与实践
赵庆鹏
摘要：在今天信息时代不断发展的，电子档案管理从西方走进了中国，为人力资源的管理和利用创造条件，为各种重要的活动提供相应的人事数据和信息支持。但是，人事档案的管理公里较为繁杂，涉及内容较为广泛，因此，文章主要通过对电子人事档案管理系统的构建进行探讨和分析，努力将电子人事档案管理工作做到规范化，促进档案管理的价值的提高，增加企业的效益。
关键词：电子人事档案管理；系统构建；实践
当前，各企业之间都实现信息化办公，根据目前我国的企业信息化的办公形式，其电子人事档案的管理也必须实现电子信息的现代化，在档案管理的构建、使用和保存等方面都要求互联和共享。企业中的人事的管理是个复杂的管理方式但目的都是为企业的发展和增收提供服务。因此，要实现人事档案的电子化，必须在人事档案的建立、具体工作的开展等问题进行电子信息化。电子人事档案管理系统在实际操作中，能够对因行政管理分割导致分散在不同管理部门的信息，为提高企业的服务质量、效益等提供了客观的依据。
1电子人事档案管理系统的构建
因企业的发展时间和规模均不相同，因此，各企业间的人事档案资料也有所不同，要想让全企业上上下下的员工都满意，就必须建立起一套完善的电子人事档案管理系统，确保各项工作的顺利开展。一般来说，电子人事档案管理系统的构建主要包括：建立认识档案管理系统、形成电子人事档案管理机制、建立人事档案特征模型、联动运行电子人事档案管理系统、电子人事档案管理风险控制、电子人事档案管理效果评估等六个方面，通过建立符合企业要求的人事档案特征模型，对档案收集和整理进行全面检查，联动人力资源相关业务岗位，做好档案完善；控制档案管理风险，做好管理效果评估。
然而，建立起一台完整的电子人事档案管理系统需要考虑到以下几个方面：识别，在一个电子人事档案管理周期开始之际，需要识别档案管理的目标、工作程序、员工考核标准等，以便日后的工作的开展；评价，从开始制定计划时，需要计划的实施、考核等缓解需要落实并按系统规定要求操作，评价正是衡量这些环节的标准，使其能够更好的实行；确定相关组织成员，人事相关组织成员主要包括人事经理、人事专员以及相关单位的认识管理人员；管理制度，电子人事档案管理系统的构建需要一套明确的管理制度，用制度去规范档案的收集、转递、查借阅以及日常管理等活动；明确相关工作流程，这主要包括认识档案手机整理工作流程、人事档案转入工作流程、认识档案转出工作流程以及档案查阅工作流程等；确定工作标准，包括人事档案收集整理工作标准、人事档案代管工作标准；配套支持表单，包括人事档案转入确认表、人事档案转出清单、在职在岗人员名册等；做好风险控制，包括人事档案真实性风险控制、纸质档案与信息化数据匹配风险几个方面。
2电子人事档案管理系统的构建工作的具体开展
2.1建立人事档案特征模型
电子人事档案管理系统的构建需要建立起一套与之相匹配的特征模型，便于指导具体的工作。人事档案特征模型主要包括的内容存履历材料、自传或报告个人有关的事项材料、考察或考核所需要的相关材料、学历学位或职称以及相关的培训材料、政审材料、党组织材料、表彰或奖励材料、违法违纪等相关材料、工作任免等材料、其他具有参考意义的材料。看过上述这些，人事管理人员便很容易对企业员工的相关档案进行检查，然后再据此进行修订等。
2.1建立相应的工作制度
对于企业的具体工作，需要根据企业的实际情况，对于每年发生的人员变化情况、工资变化情况等做好相应的记载，同时，公司在开展项目时，除了提交相应的纸质材料之外，还需要提供相应的电子材料，以便存档之用。此外，针对人事档案转递工作，当员工的管理权限出现变动时，需要形成相应的纸质材料以及电子材料，按照企业的要求转往人力资源部进行相应的管理，直到相关岗位得到确认之后，移交人力资源部档案室进行存档。同时，材料的存档必须做到填写合乎规范、取得相应的手续或流程、前后所出现的信息抑制等，否则，需要对材料进行进一步的考核或拒收。
2.3电子人事档案查阅
针对企业中部分员工出于工作需要或个人要求等原因，需要查阅档案时，首先需要填写相关申请，经人力资源部负责人签字同意后，才能查借阅，否则不能无故进行查阅。
3电子人事档案管理系统的构建工作的具体维护
3.1做好电子人事档案管理系统管理
建立统一的管理标准建立健全电子人事档案管理系统，对电子人事档案做好统一规划和管理，设立统一的管理标准。要加强对电子人事档案管理的监管，设立相关部门执行监管的职能，每一个工作环节需要在监管下执行。同时，还要建立科学、统一的管理标准，并对需要存档的电子信息的真实性进行确定其真实性，从而提高信息的有效性。
3.1.1做好电子人事档案系统的保密工作
电子认识档案是利用网络系统对电子文档进行管理保存的，网络的特点之一是具有很强的开放性，即使相距很远依然可以通过网络直接获取数据，实现数据通信，而电子人事档案作为国家单位重要的数据，需要很强的保密性。由于网络的普及，很多不是国家单位的工作人员常常采取不正当的手段窃取或更改档案信息，这样会导致重要信息的流失，档案的保密性失去了作用，这将为档案管理工作带来安全隐患。网络的开放性是无法改变的，保密也是电子人事档案管理的要求，那么怎样才能在保持网络开放性的前提下不失电子人事档案的保密性是目前亟待解决的问题。
3.1.2做好电子人事档案原始文件保存和管理
电子文件可以通过不同的格式在不同的载体上运行，也可以通过某些软件把格式进行相互转换，然后电子计算机的复制粘贴功能能够把它的内容完全一样的呈现，这一定程度上方便了人们对电子人事档案的使用，这样的操作能够保证电子文档的真实性，但是却无法确认原来的文档格式。虽然如此，计算机的强大功能能够能够对电子人事档案等资料进行保护。电子文档的格式可以轻易的通过计算机转换，并且电子人事档案被转换成另外一种格式后完全看不出被改动过，因此一旦被转换或修改，最原始的资料就会消失。为了防止这种情况的发生，在转换或改动文档之前，要在系统保存一份未被改动的原始文件资料，并对其进行备份，这样能确保以后使用文档资料的准确性。
3.2培养建立新的档案管理队伍
在信息化时代，档案管理人员应该不断提高自身的素质，加强对电子计算机的学习，培养专业化的电子人事档案资料管理的人员。从一个角度上来说，要引进先进的电子计算机的专业技术，通过不断的学习电子计算机的知识，培养高素质、思想端正、拥有高度的责任感的人从事档案的工作。从另外一个角度上说，专业的培训对现有的电子人事档案管理人员来说是十分有必要的，尤其是电子计算机技术。随着电子人事档案系统的不断完善，高要求是对电子人事档案工作人员应该追求的目标，现代化的档案管理的程度，其的关键性因素主要包括电子人事档案管理工作人员的专业知识水平以及他们对电子计算机知识的补充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，电子人事档案管理工作人员要跟上时代的脚步，优化专业结构，转变传统单一的档案管理方法，建立一支高素质，专业结构合理，顺应信息时代的电子人事档案管理的队伍。
4结语
随着社会经济的不断发展，各企业对于电子人事档案管理系统的工作的重视程度越来越深，通过构建和开展于电子人事档案管理工作，能够将企业人力资源管理系统的内容转化为实际行动，利于企业的长远发展。
