语言艺术在行政公文中的作用

    内容摘要：行政公文，就是政府机关实施领导和处理公务以及履行职能所具有的体式规范和特定效力的文书，将党和国家方针政策贯彻和传达，规章和法规公布，布置和指导以及商洽工作，问题答复和请示，交流情况和通报及报告等主要的工具，重要的行政管理功能都由行政公文承担着。广大人民群众和政府机关工作人员是行政公文主要的受文对象。长期以来，行政公文严格的应用公文主体，有效运用语言艺术至关重要。本文对行政公文中应用语言艺术的作用进行了分析和研究。

    关键词：语言艺术 行政公文 语言方式 作用

    公文语言是政府机关和企事业单位文书应用的特定语言，该语言主要在答复和发布规章措施和政策方针以及交流信息上应用。由于公文语言形式比较特殊，以及应用功能和场所的特殊性，行政公文语言必须按照特定运用的规则，从而使行政公文应用语言的目的有效地实现[1]。

    一.行政公文应用语言的规则和要点

    （一）公文语言用词的规则和要点

    行政公文语言用词中，其一，语言用词既要简明又要实用。运用精炼的语言将行政公文的内容表达出来。例如，编制和撰写政策法规和规章制度，精炼和简洁的语言能够使行政公文的严肃性得以保证。这也是行政公文语言用词简明的主要原因;其二，为了使行政公文的严肃性和通用性得以保障，行政公文语言的用词，应用规范化书面词语必须严格重视。严禁使用方言词和口语词，致使行政公文通用性得保障，以便理解和推广行政公文[2]。由于用词方面音节影响，行政公文表述的情感也要注重，表述尽量应用双音词。

    （二）公文语言语句应用的规则和要点

    撰写行政公文的过程中，行政公文应用语言语句的要求也非常高。其一，行政公文应用语言语句既要准确又要完整。并且语句之间必须具有很强的逻辑性。为了能准确地表达行政公文的语义，行政公文应用语言的过程中，语句必须具有很强的独立性。即便将某一句话单独地引用，也不会出现歧义。例如，行政公文的条款和规范中，引用的语句不能有歧义产生。这就需要行政公文应用语言的过程，应用过渡性的语句既要简短又要少。应用语句的过程中，使用感叹句和疑问句也应该尽量减少。主要运用陈述句，祈使句作为辅助，表述行政公文。利用这种方式使准确严肃表达行政公文的要求得以实现[3]。

    （三）公文内容为基础应用语言

    行政公文内容在公文用语方面，具有很强的约束力。不同行政公文，应用语言也有很大差异。行政公文应用语言总体框架的要求下，行政公文内容不同，应用语言也有细微的差异。该差异对于行政公文应用语言中的注意事项具有决定作用。所以，行政公文应用语言的过程中，应该在行政公文内容的基础上，选择应用语言用词和语法等相关方式，使行政公文能够按照预定的要求撰写。

    行政公文应用语言中，其一，根据行政公文的要求，语言必须简明，按照公文的要求，开门见山和简洁明了地表述公文内容;其二，注重行政公文的表意分明和用词准确。以防行政公文含糊疏漏导致的问题和影响。行政公文规范应用语言中，应该采用表述性语句表达，并且内容必须准确和完善。以防执行行政规章制度的过程中，因为表意不清导致误解等。在行政公文内容需求和应用方向上，应用语言也要特别地对待。在总体要求框架下，根据行政公文实际的应用来使用语言。

    二.撰写行政公文中应用语言的方式

    撰写行政公文中，应用语言方式，无论对于撰写行政公文的优劣，还是应用行政公文法规的效果都具有决定作用。为了将行政公文写作水平有效地提升，语言误解导致的问题减少，撰写行政公文时，应用语言的方式必须要重视。运用遵循原则和圍绕主题以及语句精炼的方法撰写行政公文，从而使撰写行政公文的水平得以提升[4]。

    其一，撰写行政公文的过程中，应该围绕行政公文主体斟酌相关语句。将语句和语言词汇作为出发点，在行政公文中应用语言。将行政公文主体作为中心，修饰词和空话等尽可能少用。运用“删繁就简”的写作风格撰写行政公文，从而将行政公文效率的实效性充分地体现出来。

    其二，行政公文应用的语句必须凝练，运用陈述句将行政公文的内容直接表述，情况说明并提出要求。通过凝练的语句实现行政公文内容的简洁明了。主语重复的多排比句中，可以提炼主语，用简介句式将语意集中，句式紧凑性加强。同时根据前后句式搭配词语，从而科学地应用行政公文语言。

    其三，重视应用语言词汇的方式。根据行政公文应用词汇的原则和要求等选择词汇。此外，撰写行政公文内容和应用也应该注意，选择词汇应该重视古语词的简洁明了，将古语词合理地应用，撰写行政公文，从而使撰写行政公文的水平得以提升，思路清晰和语言简洁的目的有效地实现[5]。

    三.语言艺术在行政公文中的作用

    （一）质朴，自然晓畅

    其一，在行政公文中，不用生僻的字，尽可能应用大众化的语言。毛泽东和邓小平等老一辈革命家，在作报告和写文章方面，历来提倡通俗易懂，将群众喜闻乐见的语言应用[6]。他们写的文章既活泼生动，又自然亲切。例如，《邓小平文选》第三卷，说理明朗清晰，语言朴实无华，虽然华丽辞藻和深奥典故都没有，读起来却朗朗上口，听起来也句句实在。邓小平谈到祖国统一大业时说：“和平统一不是大陆把台湾吃掉，当然也不能是台湾把大陆吃掉”，将台湾与大陆存在根本的冲突形象地阐明了，而应该以中华民族的利益为重，将“和平统一”的共同愿望尽快地实现。

    其二，在行政公文中，直述性语言应用得比较多，直叙胸臆和开门见山。例如，在党的十五届四中全会上，《中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定》，全文一共用了15000字，应用了大量的直叙性语言，既明白易懂，又语义明确。该文内容分为十二个部分，每个部分都采用一句明确简短的话作为标题，并且都是陈述句，每一句的中心都用了1～2个关键词。在该“决定”的正文中，每个自然段都是从一句具有概括力的话语入手，将该段的中心意思表达出来。然后再按照内在关系分层次进行分别叙述，句与句之间说理层层地递进，具有严密的逻辑性。文章中所用的语言，看起来比较平淡，实际上具有很强的概括性，深远的寓意，虽然朴实无华，却是独具匠心和深思熟虑的结果[7]。

    （二）简练，通俗明白

    在行政公文中，简练就是简洁和精炼。行政公文中追求的语言效果就惜字如金和要言不繁等。好的公文共同的特征：作者对提炼语言非常重视，争取达到言简意赅。

    行政公文中，非常重视精炼和简洁，原因：第一，行政公文是处理实际问题和推动工作的一种手段，在思想感情准确全面表达的前提下，只有精炼和简洁，才能够将工作效率很大程度地提升;第二，行政公文中语言简练，能够实现庄重的效果，公文权威性和严肃性得以增强。行政公文既具有强制执行的约束力，又具有法定效力，其表达的意图，必须各级组织或者个人去执行和遵循以及办理，没有商量的余地。第三，行政公文准确性的特征，通常要求公文语言既简练和直观，又明确。行政公文中，无论是反映的工作动态和社会生活，还是以此确定的相关措施和政策，都是客观所存在的，必须按照本来的面目如实地进行表述，才能够将其内容准确地反映出来，以防出现褒贬失当和出现歧义。因此，行政公文中语言的语气需要少模糊和多肯定，以及少議论和多要求，也就是“说一不二”的。例如，汉高祖刘邦将政权夺取以后，《入关告谕》的发布，用99个字就将自己的政策准确全面地说明了，并且约法三章只用了10个字“杀人者死，伤人及盗抵罪”，便将取信于民和新政权公正严的形象树立起来，令人感到掷地有声，不敢违抗。

    行政公文中的语言若想精炼，不但写作基础要好，而且，主旨必须鲜明。写公文以前，为什么要将公文发布？为了解决什么问题？解决该问题的要求等一系列问题必须明确，与主旨没有关系的语句和词汇，再精彩和优美也要舍弃。人们在这种方法上，大多是选择材料，语言其实也一样。有的同志在撰写行政公文方面缺乏经验，许多参考材料找来以后，感觉各句话都比较好，全部采用，不进行取舍，结果行政公文不着边际地写了很长。此外，行政公文中语言若想精炼，修改也至关重要。起草行正公文的过程中，撰写人员会担心表达不清楚其中的意思，提得要求不够完整，容易反复讲一句话的内容，导致语言啰嗦和重复现象出现。实际大多行政公文，特别行业内部所发的公文，都是内行人员阅读，阅读者对于即时性和常识性都了解，在公文中没有必要再重复。修改公文的过程中，应该删掉这样的话，相近意义的数句话只将一句留下就可以，行政公文语言就自然变得简练了。

    （三）运用修辞手法和恰当引文，使行政公文中的语言具有美感

    在古代公文中，常见写作手法是“用典引故”，使公文的说服力和分量有效地增强，在现代行政公文中很少应用。但是，某些特定的情况下，若用得贴切和自然，也会达到很好的效果[8]。

    在行政公文中，修辞手法应用也比较广泛。对仗和排比等句式型的修辞手法应用比较多。其一，使用对仗能够从正反两个方面进行说明，致使说理更加充分和有力;整洁优美语言，容易传颂;其二，使用排比通常能够更加丰富要说明的思想内容，更加清晰层次和严密逻辑以及恢宏气势;其三，使用短句，能够将行政公文语言的韵律和节奏更好地掌握，读起来既铿锵有力，又抑扬顿挫。

    针对于行政公文而言，所用语言既要平实和简练，又要准确，看着比较简单，实际写作的过程中，在应用语言艺术上，也必须要下一番苦工夫。

    参考文献

    [1]郭昱，邯翘.以传播学视角看行政公文中网络语言的运用[J].写作（上旬刊），2017（10）：50-54.

    [2]张莉.影响行政公文中指令言语行为成功实施的非语言因素浅析[J].秘书之友，2015（10）：36-38.

    [3]栾照钧.从实例评改看公文写作专论语言的规范（上）[J].秘书之友，2015（08）：33-36.

    [4]彭丽萍.公务文书中公关语言的应用研究[D].西北师范大学，2015.

    [5]熊丽萍.浅谈行政公文“意见”的语言应用[D].四川师范大学，2012.

    [6]冯静.行政机关政务信息语言特征研究[D].吉林大学，2012.

    [7]马书青.试析公文语言的准确性与模糊性[D].山西师范大学，2012.

    [8]李珊，彭春焰.高职应用文写作教材中行政公文编排的科学性探析[J].广州番禺职业技术学院学报，2011，10（03）：32-37.

    （作者介绍：詹能，现任汕头电大业大职大教务处副主任，本科学历，常年人事教务教学工作）