浅谈航道整治工程档案管理

    马一+杨卫

    摘要：对航道整治工程档案管理的依据、过程进行了归纳，对档案管理的措施进行了总结，并结合具体工程阐述了档案管理的成效，为今后航道整治工程的档案管理工作提供借鉴。

    关键词：航道整治 档案管理

    档案工作是保存历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，可以说档案工作是既有极其纵深的历史，又有无限广阔的空间。当前，国家和交通运输部对长江航道建设发展的重视和支持力度越来越大。长江南京以下12.5米深水航道建设工程、荆江河段航道整治工程等一批重点项目陆续上马，长江干线航道建设迎来了黄金发展时期。档案管理作为工程建设管理的重要组成部分，随着航道工程的大规模建设发展，对档案管理的要求也会越来越高，这对档案工作既是机遇也是挑战。

    档案管理依据

    为便于航道整治工程的档案管理，交通运输部研究制定了有关档案管理办法，长航局结合长江干线水运工程特点，针对该办法做了进一步的细化，出台了相关的实施细则。目前，航道整治工程档案管理的依据主要有：交通运输部《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2009]225号）；交通部《航道建设工程竣工验收管理办法》（交通部令2008年第1号）；长航局《长航局系统建设项目文件材料立卷归档管理细则（试行）》的通知（长航办[2012]16号）；对于整治工程中配套建设有船舶的，还需遵照长航局《长航局系统船舶建造项目文件材料归档要求及管理规定（暂行）》的通知（长航办[2012]17号）。

    档案形成过程

    航道整治工程档案的形成，主要有以下几个过程：

    收集：在工程实施的不同阶段，各参建单位分别对照档案管理有关办法，从日常工作中记录整理形成原始资料，经收集并分类后统一归档至专职档案管理员处，并检查资料是否闭合，完整。

    编辑：在整理档案资料过程中，本着“态度决定一切”、“细节决定成败”的理念，高标准、严要求，从内容到形式都要符合标准的要求，不放过任何一丝细小的错误。在整理工程档案过程中，要加强监督与指导，对不规范、不符合归档要求的地方及时进行整改，直到满足归档要求。

    审核：资料归档后，交由档案验收部门组长、副组长进行审核。从内容、纸张、规范程度等查看是否符合整理要求。若发现不合格，则立即返回重新进行整理。

    立卷：在立卷前，对工程资料再次进行了全面检查，查看资料是否存在缺页、不规范等情况，确保档案资料的准确性、完整性、规范性。然后立卷，做好档案盒封面及卷内目录，将对应的资料装入档案盒。

    档案管理措施

    1、工程建设与档案工作同步管理，确保档案的及时性

    工程开工时，建设单位作为档案管理的核心，把档案管理工作摆在工程建设的重要位置，与工程各项管理工作同部署、同推进、同考核，及时成立了档案管理小组，全面负责项目档案的组织、协调和监督、指导工作，同时对施工、监理及设计单位提出了明确的档案收集、整理的具体要求。要求各单位配备专职档案管理员，添置必要的档案保存设备，将工程档案进行集中管理。在日常巡检中，建设单位在检查工程进度的同时检查文件资料的形成情况，确保档案的形成与工程进度同步。

    2、严格执行工程档案管理有关规定，确保档案的完整性

    工程档案是随着工程的筹备和建设而形成的，是工程建设活动的真实反映和历史记录。在日常的档案管理中，建设单位组织各参建单位认真学习档案管理的有关文件，要求各参建单位熟练掌握在工程实施的不同阶段内，各自的档案管理职责，档案收集范围、内容、数量及相关的材料整理要求。

    建设单位督促各参建单位各负其责，使各级人员达成共识，齐抓共管，将工程档案管理贯穿工程的立项、实施、验收等各阶段，实行档案全过程管理。按照档案管理的依据性文件所规定的内容，做好自身有关文件资料的收集、整理工作，同时督促施工、监理单位将工程项目建设过程的各类文件、图纸按要求整理、归档，并及时向建设单位移交。每个单位工程或合同段施工完成后，要求必须经过档案检查合格后才同意交工验收，从而确保了工程档案的完整性。

    3、认真审核，加强检查、及时督促各参建单位同步整理工程档案，确保档案的准确性

    工程档案是工程建设过程中的重要依据，在工程建设的整个阶段，建设单位作为项目文件材料立卷归档工作的负责人，按照“谁形成，谁负责”的基本原则，始终强调工程档案真实性的重要。对施工、监理、设计单位上报各类工程资料，建设单位都按要求认真审核，重点对工程计量支付、工程隐蔽工程检测、原材料送检、现场安全管理等资料严格把关。每季度均组织对项目进行绩效考核，考核过程中，将工程项目档案的整理作为一项重要考核内容，对资料中存在的问题进行通报，督促各参建单位限期进行整改。同时，积极邀请档案专家对工程档案进行检查和指导，及时发现问题进行整改，确保工程档案的准确性。

    4、科学分类，合理组卷，确保工程档案的系统性

    档案管理最终的目的就是在于服务。要发挥好档案的服务作用，就必须进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。建设单位根据工程建设过程特点，按照工程前期、准备、实施、竣工四个阶段进行整理。

    工程前期阶段文件，由建设单位负责收集与整理。主要包括工程立项、环境评估、防洪论证等资料。盒内按照批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件材料依次排列。

    工程准备阶段文件，由勘察、设计单位对工程勘察、设计资料进行整理，并于工程实施前向建设单位移交。建设单位负责收集整理工程开工前的建设准备资料，主要包括招标投标、合同管理、开工备案、质监登记等资料。

    工程实施阶段文件由各参建方在工程施工时，同步整理工程档案，并于交工验收前向建设单位移交。本阶段主要收集了工程实体形成的过程资料，主要包括工程管理、质量保证、质量评定、过程图纸等资料。按照资料编制单位和单位工程（合同段）划分情况进行排列。

    工程竣工阶段文件由建设单位负责，各参建单位配合收集与整理，主要包括参建各方的竣工总结、工程效果分析报告、竣工审计报告、竣工验收鉴定书及证书等。

    资料整理后，建设单位按规定进行统一装订，并在案卷封面和卷脊编写了案卷流水号，便于查阅，确保了档案的系统性。

    档案管理应用实例及效果

    以长江中游沙市河段航道治理腊林洲守护工程为例，开工伊始，在建设单位的统一组织和领导下，各参建单位高度重视工程档案的收集、整理和归档工作。档案工作以“抓规范、求提升、争一流”为目标，认真对照档案规范建设标准，全面加强档案建设，确保本工程档案形成、收集及整理均符合要求。

    施工单位成立了以项目经理为组长的档案管理领导小组，设立了档案室，对工程施工中所形成的各种门类、各种载体的档案实行综合管理，建立了统一领导、层次分明、健全完善、运转高效的档案管理机构。严格实施档案工作责任制，形成了一级抓一级，层层抓落实的档案管理责任运行机制。在整理过程中，将工程《档案资料目录表》中的项目、任务分解到人，责任落实到人，做到每一项均有小组成员负责和指挥，又有具体人员去整理。强化每一个人的责任同时强调团队合作精神。扎扎实实的推进档案资料整理工作，取得显著成效。

    监理单位注重加强资料信息管理，设立专职信息监理员，采用计算机管理和无线、网络通信相结合手段，建立以监理部为中心的信息收集和传递体系。同时按照工程资料管理的要求，督促指导施工单位做到工程资料和工程实体同步。监理工程师从施工准备阶段、施工阶段、交工验收到汛后维护等各阶段充分收集工程资料信息，一方面掌握工程第一手信息，便于提出针对性的监理意见或指令，另一方面，筛查原始资料信息，将工程真实信息及时反馈给业主、设计等相关部门，确保及时形成全面可靠的工程资料。

    工程完工后，该项目共整理档案94卷，其中工程前期文件5卷；工程准备文件24卷；工程实施文件63卷；工程竣工验收文件2卷。

    该工程全套文件资料按照《长航局系统建设项目文件材料收集归档范围》所规定的内容，将工程建设全过程中应该归档的文件、图纸归档，各种文件原件齐全，技术数据准确可靠，签字手续完备；并遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律成套性原则，保持文件材料的有机联系分类科学，组卷合理；能够真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程，满足今后维护使用的需要。

    结语

    档案管理是项目管理中不可或缺的一环，档案管理过程中，要抓早抓细，从工程立项阶段至工程竣工验收全过程掌控，建设单位要牵头建立采取事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的项目档案全过程管理机制。认真根据档案管理有关文件要求，督促各参建单位的档案工作，经常性组织培训学习，在日常巡查中，加强对工程资料的检查指导，同时利用现代化网络平台与各参建单位资料员加强沟通交流，提供档案管理效率。

    在今后工作中，还需进一步提高档案管理工作的重视度，切实加强档案资源利用，努力提高管理规范化水平，促进档案管理工作再上新台阶。

    参考文献：

    [1]交通运输部档案馆.水运建设项目档案管理文件汇编[Z].北京：交通运输部档案馆，2009.

    [2]长航局档案中心.长江航务管理局基本建设项目管理文件汇编[Z].武汉：长航局档案中心，2012.

    [3]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京.中国人民大学出版社，2006（5）.

    （作者单位：长江航道工程建设指挥部）