基于可持续发展理念的高校档案数字化建设研究

    郭颖 吴贵峰

    摘 要：随着信息技术的高速发展，越来越多的现代信息技术被运用到高校档案管理工作中，档案管理信息化、数字化已经成为了高校档案管理的必然趋势。因此，高校应加强自身的档案数字化建设工作。这里的档案数字化建设并不只是简单的将馆藏进行数字化处理的过程，而是要以促进高校档案可持续发展为目标，并借助信息环境和先进的基础设施，实现档案与社会的交融。为此，本文主要基于可持续发展理念，对于高校档案数字化建设进行了分析和探讨，以期推动高校档案管理工作的可持续发展。

    关键词：可持续发展理念;高校档案管理;数字化建设

    高校档案数字化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分，其主要担负着将高校政务、党务信息系统和数字化校园所产生的电子文件、档案信息进行存储、管理和查询服务等基本职能。利用信息化、数字化手段对档案进行管理，不仅可以使得档案管理的效率得到极大提升，同时也是确保高校各项工作高效开展的重要保障。因此，高校应树立与时俱进的发展理念，充分利用信息化技术手段，优化档案管理工作，推进档案数字化建设进程，以此来提升高校档案管理的质量和水平，促进自身可持续发展。由此可见，加强对基于可持续发展理念下的高校档案数字化建设的研究是非常具有现实意义的。

    一、基于可持续发展理念下高校档案数字化建设需遵循的原则

    （一）经济性原则

    在高校档案数字化建设过程中遵循经济性原则是指在合格完成档案数字化建设的基础上，尽可能的节省资金投入，即用最少的资金，高效率的完成学校档案数字化建设工作。这就要求高校根据自身的实力，投入相应的资金用于档案数字化建设中。同时在档案数字化建设过程中，应坚持节约性原则和适应性原则，做到物尽其用，避免资金和资源的浪费，最大限度的为学校节约资金，促进学校可持续发展。

    （二）安全性原则

    将数字化和信息化手段运用到档案管理工作中，可以使得档案管理工作的效率和水平得到全面提升，但与此同时档案安全问题逐渐暴露出来。档案数字网络化建设会极大的增加高校档案管理的风险，比如在利用网络对档案资料进行导入、传输、存储、利用等环节，如果操作不当，就很有可能会出现档案信息泄露、丢失、病毒入侵等问题。因此，高校必须要加强对档案数字化建设中安全问题的重视，做好档案安全防范工作，以此来确保档案的完整性和安全性。

    （三）重点性原则

    高校档案资源数量庞大、种类繁多，要将这些档案资源全部转化为信息资源，工程量非常之大。然而高校档案管理人员数量有限，要想在短时间完成这项工作是非常困难的。这就要求档案管理人员在档案数字化建设过程中，遵循重点性原则，将重要档案资料优先处理[1]。档案管理人员需先将馆藏的档案资料进行分类整理，并将重要档案或师生使用频率较高的档案率先进行数字化处理，其余不重要的档案资料则可以在之后逐渐完成，这样才能够确保在最短的时间内完成档案数字化和信息化建设。

    （四）真实性原则

    在高校档案数字化建设的过程中，为了便于管理，档案管理人员可以对档案进行适当的加工和处理。而在这一过程中，极易因为档案管理人员的个人原因，出现随意篡改档案信息的情况，导致档案信息与事实不符，这会给档案使用者造成极大的困扰[2]。因此，高校应遵循实事求是的原则，加强对档案数字化建设工作的监督，禁止档案管理人员对档案的真实性进行篡改，即便是加工和处理，也必须要基于尊重历史事实的基础上，以此来确保数字档案的真实性和可加工性。

    二、基于可持续发展理念下的高校档案数字化建设策略

    （一）完善档案数字化基础设施建设，推进档案现代化管理

    基础软硬件设备是高校开展档案数字化建设工作的前提和基础，因此，高校需要投入资金，完善档案数字化建设的基础设施。首先，高校需要完善软硬件设备，如电脑、扫描枪、档案管理软件等，以此来确保档案数字化建设工作的正常开展。其次，高校需借助互联网技术，在校园内部建立一个信息共享平台，用于实现校内师生之间的信息共享，以此来提升档案资源的利用率[3]。再次，高校应建立电子文件中心，对所有的档案资源进行数字网络化管理，以此来推进档案数字网络化进程，确保高校各项工作的有序开展。最后，高校应将档案管理信息系统和其他信息系统进行有效连接，实现档案资源和信息平台的无缝对接，进而将学校的各项工作的开展成为一个连贯的整体。

    （二）档案建设应优先服务学校重点工作

    档案管理工作的开展主要是为了学校的各项工作而提供服务。在档案数字化建设的过程中，为了确保学校各项工作的有序开展，档案管理部门应根据重点性原则，将根据档案资源的用途，将档案资源进行分类整理，优先对学校重点工作项目的档案资源进行数字化和信息化处理。首先，档案管理部门需要制定档案馆的归档时间和归档单位，并将档案数字网络化建设工作与学校重点工作相结合，比如学校的一些重要科研项目、重要会议等资源，在档案数字网络化建设过程中将需要优先处理这些档案资源。其次，在重点档案归档后，工作人员同样不能放松警惕，还需要完成对这些档案资源的核对和检查工作，确保档案资料的价值型和完整性。另外，对于学校的一些重大项目，档案管理人员可以提前介入，随时了解项目的进程和部分情况，并建立一个项目档案资料库，让全校师生能够及时了解项目的最新进程情况，同时也便于后续归档工作的开展，以此来提升档案管理工作的时效性和水平。

    （三）挖掘高校文化资源，提升档案资源价值

    每所高校在创办和发展的过程中，都会形成非常丰富的文化资源，这些资源对于学校的可持续发展具有非常重要的推动作用。因此，在高校档案数字化建设的过程中，档案管理人员应积极挖掘高校的文化资源，并合理利用这些文化资源推进学校档案工作的服务创新。这就要求高校加强校园文化建设，形成自己的文化特色和文化内容，为档案数字化建设提供丰富的文化资源，并借助档案数字化管理的优势，来弘扬学校优秀文化，以此来促进自身的可持续发展[4]。同时在档案数字化建设过程中，高校还应当要建立校史馆和档案馆之间的联系平台，实现这二者的资源互动，进而将档案资源的文化价值充分体现出来，更好地为全体师生服务。大多数高校都非常重视学校的文化建设，并经常会开展一些文化活动，以此来提升学校的文化内涵，增强校内的文化氛围，比如，在校庆之际，高校都会组织开展校史、校庆纪念活动。校园文化是学校在几十年、甚至上百年的发展过程中所慢慢积淀下来的，具有非常深厚的文化底蕴，是高校得以持續发展的关键，是学校重要的档案资源。因此，在高校档案数字化建设中，必须要积极挖掘学校的文化资源，并将其运用到数字化建设中，推动学校档案管理工作服务的创新，促进学校优良文化的传承和发扬。

    （四）注重优质档案管理队伍的建设

    高校档案管理队伍的整体素质直接关乎学校档案数字网络化的推进。不过就具体情况来看，高校档案管理人员素质往往都比较高，不过随着社会不断发展，对他们的要求越来越高，如果他们一直停步不前，将很难满足新时代要求。而且还有部分档案管理人员并不是本专业出身，对于具体专业知识掌握不是很深入。所以，高校方面应该加强注重档案管理人才队伍的建设，具体可以通过以下两种方式来进行;一方面就是培训，具体可以组织优秀档案管理人才出外进修，也可以聘请专业人士来校组织开展讲座，加强数字化、信息化等知识的讲解;另一方面就是提升岗位福利待遇，吸引更多懂技术、高知识以及高素质的人才加入。

    （五）科学改造档案管理部门，加强档案管理制度的完善

    就高校档案管理部门来说，在数字化挑战下，首先就得积极转变自身传统档案管理理念，化被动为主动，全面调查本校档案利用率，分析档案应用者的需要，然后基于此进行档案的收集。同时，还应该将馆藏资源进行公开，使得广大师生能够对此有着深入的了解，从而能够更好的应用。此外，还得注重档案管理制度的完善。档案数字网络化的建设极大转变了学校的档案管理方式，所以相关管理制度也得积极创新与转变。在具体数字化建设中，高校应该加强注重档案资源网络化与信息化的特点，对其实施高校的制度化管理，如归档制度、保密制度等等，以便有效提升该项工作的安全稳定性，为广大师生提供更为优质的档案服务，而且还能在很大程度上避免损坏高校数字档案。

    三、结语

    综上所述，加强高校档案数字化建设，不仅是提升高校档案管理效率和水平的有效途径，同时也是促进高校可持续发展的重要动力。但高校档案数字化建设是一个不断探索、可持续发展的过程。这就要求高校在档案数字化建设过程中，遵循各项基本原则，并设立科学的目标，借助信息化手段优化档案管理工作模式和方法，这样才能够做好档案数字化建设工作，继而更好地为高校教学、科研和管理工作提供信息服务，促进高校可持续发展。

    参考文献：

    [1]尹小莉.可持续发展理念下的高校档案数字化建设分析[J].兰台内外，2019（05）：11-12.

    [2]陈丹.可持续发展理念下的高校档案数字化建设分析[J].科技经济导刊，2017（26）：166.

    [3]韩彬彬.探析可持续发展理念下的高校档案数字化建设[J].电子世界，2016（14）：24.

    [4]谢文杰.可持续发展理念下的高校檔案数字化建设分析[J].城建档案，2016（02）：20-21.