试论教育事业统计档案在提供利用中的作用
王璐
【摘要】本文详细介绍了“档案利用”在领导决策中发挥的作用及存在的问题。
【关键词】统计档案；教育事业；作用
【Abstract】This paper introduces in detail the "archives" play in the leading role in decision-making and problems.
【Key words】The statistical records；Education；Effect
1. 前言
（1）教育事业统计档案是在对大量的统计数据进行采集、传输、加工、存储和分析研究后形成的，是具有重要保存价值的数据资料，是认识教育现象及其发展教育规律的重要手段，是制定教育政策、编制教育发展规划的重要依据，是实行教育科学管理的一项基础工作，它系统、完整、客观、真实地记录了教育事发展的进程和轨迹，是国家档案的重要组成部分。
（2）档案是历史的记录，是党和国家的宝贵财富。教育事业统计档案的利用，是利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。随着人们对《档案法》的逐步认识，在强化档案保管的同时，更重视档案的开发利用。阿勒泰市教育局统计档案管理人员，充分挖掘发挥统计档案的功能和作用，积极服务教育事业发展，尤其在为领导决策提供参考依据方面发挥了很大的作用。
2. “档案利用”在领导决策中发挥作用的现状
胡锦涛同志指出：“档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据。”同样，做好教育事业统计档案利用工作对教育事业的可持续发展有着重要的意义，通过对统计档案的梳理、总结、分析，从中可以得出教育事业发展的规律，从而为我们科学决策提供有力的依据。
2.1在核定编制中的作用。
（1）档案是直接形成的历史纪录，是再现历史真实面貌的原始文献。教育统计数据是教育系统唯一的的法定数据，受《统计法》保护，我系统教职工编制的核定都是依据教育事业统计档案。
（2）目前国内中小学核定编制的标准有两种，一为班师比，一为师生比。班师比即班额和教师之比，是一种传统的核编方法，1984年和1993年核定中小学教职工编制时即采用了此种办法。主要满足班级教学之需，对于照顾农村山区学校班容量过小的教学需要作用明显。目前，乡级学校都是采用的班师比，即师生比即教师和学生之比，是根据学生数依照一定比例核定教职工人数。编制部门在编写编制数时，都是依据前3年的教育事业统计档案中的班额数和学生数。
2.2在集中办学中的作用。
（1）为优化教育资源配置，节约教育资金，改善办学条件，提高办学水平；为实施素质教育，全面提高教育质量；为改变学生的生活方式，促进农村“两个文明”建设；为改革学校内部管理体制，优化教师队伍结构，阿勒泰市教育局根据上级精神，依据教育事业统计档案中教学点规模大小、布局特点、投入相对分散，以及各校的师资、仪器、设备的配置，课程设置不全，学科教师缺等统计表档案数据和原因，撤并了部分教学点，对原来低水平分散办学的学校实行了集中办学，克服了上述诸多不利因素，提高了学校管理水平，教育质量、教师的教学积极性也都相应提高了。
（2） 近年来，教育事业统计档案工作出色，档案利用充分，本人自从1998年负责教育事业统计数据的上报和教育事业统计档案的归案整理以来，共整理教育事业统计档案3518卷，其中永久270卷，短期3143卷，统计数据分析105卷。提供教育事业统计档案利用1620人次，通过梳理历年统计档案资料、编研资料，为本市教育系统的发展历程和领导决策提供了数据支撑和有力依据。
2.3引进人才，加强培训，为教育事业提供有力的人力资源支撑。 从教育队伍统计档案情况看，经过多年的发展，教育系统教职工队伍数量、学历、知识结构发生了较大变化。近年来，通过公开招聘、引进人才等方式不断充实人才队伍，特别是对具有高学历和具有较高专业技术水平的教师加大了培养引进力度。2004年的中小学教职工2767人，专任教师2374人，专任教师占85.8%；2014年有职工2475人，专任教师2283人，专任教师占92.2%，专任教师增加了6.4个百分点。目前教育系统具有大专以上学历专业教师2145人（其中：研究生2人，大学本科916人，大学专科1227人）。这是教育事业迅猛发展，而不断引进高素质人才的必然结果。
3. “档案利用”在领导决策中发挥作用时存在的问题
3.1对统计档案利用管理的重要性认识不够。 统计档案工作是一项默默无闻的工作， 不像其他工作那样容易引人注意， 也不容易在较短时间内取得明显成绩。长期以来，部分人员包括个别领导干部对统计档案工作的认识都存在一些误区， 认为统计档案工作就是一些数据，收集、汇总、保管一下就完了的事务性工作， 不是单位的主要工作， 不能给单位创造经济效益， 只要守摊，不丢失， 能应付检查、验收就行了。因此，容易忽视统计档案管理工作， 未把统计档案利用管理工作纳入到议事日程，这样导致统计档案利用工作长期处低水平状态， 难以高质量地为领导决策发挥应有的作用。
3.2档案管理的科学化、信息化程度不高。 大量统计数据资料因缺乏管理，散乱、丢失现象普遍，尤其是统计资料管理分散、多头乱用的局面，制约了信息资源的共享。随着科学技术手段的不断更新， 档案信息管理系统已得到普遍采用， 计算机应用水平也在不断提高， 但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥， 信息化技术在统计档案管理中没有广泛运用。
4. 进一步提升“档案利用”在领导决策中发挥作用的主要举措
统计档案作为单位在生产活动中形成的具有保存价值的材料， 无论从教育事业发展， 还是从统计档案管理工作要求来看都是非常必要的。统计档案服务于教育可持续发展是知识经济发展的必然。主要应采取如下措施：
4.1提高认识， 加强领导， 进一步做好统计档案利用管理工作。 应加强各级领导干部对统计档案的认识，提高对统计档案工作的重视程度，把统计档案工作作为一项基础性的文化事业抓紧抓好。随着国家“科教兴档”战略的实施， 没有一定的投入是难以实现档案工作长远发展。这就要求领导干部进一步理解、重视和支持统计档案工作， 在计划安排、工作部署、办公经费和工作精力投入等方面向统计档案工作倾斜。把统计档案工作列入议事日程， 加强对统计档案工作的领导， 帮助解决统计档案工作必需的物质条件， 使统计档案得到进一步的开发和利用。因此，要纠正对统计档案工作的偏见，促进统计档案工作在中心工作中具有突出位置，使教育事业统计档案跟上时代前进的步伐，更好地服务于教育工作。
4.2健全管理制度， 注重数据采集。
（1）统计档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有科学规范的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合教育事业统计档案管理工作的实际和现实需要，进一步完善各项统计档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立健全教育事业统计档案的计算机辅助管理制度，进一步严格统计档案材料收集归档的管理，更好地防止遗漏统计档案资料，阻止虚假材料进档。要完善教育事业统计档案整理工作细则，使教育事业统计档案的整理更加科学、全面、完整，为教育事业统计档案的开发利用奠定基础。
（2）采集统计档案数据是教育事业统计档案工作的基础，档案管理人员必须及时采集有关的各类指标，认真分析、细致鉴别，做到取之有据。对不符合统计要求的数据材料要及时进行反馈，确保统计数据材料齐全完整、手续完备，保证教育事业统计档案的权威性、准确性和真实性。
4.3服务领导决策，服务工作。 教育统计档案也同其它档案工作一样， 由于种种原因， 没有摆脱传统工作模式的束缚，机制不健全，管理方式落后， 不能适应形势发展的需要。随着市场经济的不断推进， 档案信息开发利用的重点也正逐步向“两个根本性”战略转变和获取最大经济效益、社会效益这一最终目标转变。因此，教育事业统计档案工作要从被动的档案数据利用， 转向主动围绕工作开发利用，主动搞好服务，尤其要在领导决策时发挥好作用。要改变过去重文书档案， 轻其他档案的做法，利用先进的电子设备，加大教育事业统计档案的采集整理力度，增强保存价值。
4.4加强管理人员队伍的自身建设， 提高管理人员素质。 一是教育事业统计档案专业人员的政治及业务素质。每个档案人员必须努力加强自身政治修养， 不断提高政治觉悟， 熟悉教育事业统计业务，不断拓宽自己的知识面。二是档案专业人员的职业道德素质。它要求档案工作者要敬业爱岗， 甘于奉献， 甘为他人做人梯， 要具备甘当“配角”、甘当无名英雄的胸怀，为档案事业埋头苦干、倾尽所能。三是坚持原则， 热情服务。档案工作的政治性， 要求档案人员必须遵纪守法， 坚持原则， 以维护档案的真实性。
4.5加强教育事业统计档案管理现代化和信息化建设。 教育事业统计档案是数据信息资源库，必须合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用。必须要把先进的科学技术手段应用于教育事业统计档案管理， 以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。实现档案管理现代化， 是教育事业统计档案服务教育事业可持续发展的需要， 也是适应本单位对统计档案信息需求日渐增强的客观需要。
[文章编号]1619-2737（2014）04-08-291
【摘要】本文详细介绍了“档案利用”在领导决策中发挥的作用及存在的问题。
【关键词】统计档案；教育事业；作用
【Abstract】This paper introduces in detail the "archives" play in the leading role in decision-making and problems.
【Key words】The statistical records；Education；Effect
1. 前言
（1）教育事业统计档案是在对大量的统计数据进行采集、传输、加工、存储和分析研究后形成的，是具有重要保存价值的数据资料，是认识教育现象及其发展教育规律的重要手段，是制定教育政策、编制教育发展规划的重要依据，是实行教育科学管理的一项基础工作，它系统、完整、客观、真实地记录了教育事发展的进程和轨迹，是国家档案的重要组成部分。
（2）档案是历史的记录，是党和国家的宝贵财富。教育事业统计档案的利用，是利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。随着人们对《档案法》的逐步认识，在强化档案保管的同时，更重视档案的开发利用。阿勒泰市教育局统计档案管理人员，充分挖掘发挥统计档案的功能和作用，积极服务教育事业发展，尤其在为领导决策提供参考依据方面发挥了很大的作用。
2. “档案利用”在领导决策中发挥作用的现状
胡锦涛同志指出：“档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据。”同样，做好教育事业统计档案利用工作对教育事业的可持续发展有着重要的意义，通过对统计档案的梳理、总结、分析，从中可以得出教育事业发展的规律，从而为我们科学决策提供有力的依据。
2.1在核定编制中的作用。
（1）档案是直接形成的历史纪录，是再现历史真实面貌的原始文献。教育统计数据是教育系统唯一的的法定数据，受《统计法》保护，我系统教职工编制的核定都是依据教育事业统计档案。
（2）目前国内中小学核定编制的标准有两种，一为班师比，一为师生比。班师比即班额和教师之比，是一种传统的核编方法，1984年和1993年核定中小学教职工编制时即采用了此种办法。主要满足班级教学之需，对于照顾农村山区学校班容量过小的教学需要作用明显。目前，乡级学校都是采用的班师比，即师生比即教师和学生之比，是根据学生数依照一定比例核定教职工人数。编制部门在编写编制数时，都是依据前3年的教育事业统计档案中的班额数和学生数。
2.2在集中办学中的作用。
（1）为优化教育资源配置，节约教育资金，改善办学条件，提高办学水平；为实施素质教育，全面提高教育质量；为改变学生的生活方式，促进农村“两个文明”建设；为改革学校内部管理体制，优化教师队伍结构，阿勒泰市教育局根据上级精神，依据教育事业统计档案中教学点规模大小、布局特点、投入相对分散，以及各校的师资、仪器、设备的配置，课程设置不全，学科教师缺等统计表档案数据和原因，撤并了部分教学点，对原来低水平分散办学的学校实行了集中办学，克服了上述诸多不利因素，提高了学校管理水平，教育质量、教师的教学积极性也都相应提高了。
（2） 近年来，教育事业统计档案工作出色，档案利用充分，本人自从1998年负责教育事业统计数据的上报和教育事业统计档案的归案整理以来，共整理教育事业统计档案3518卷，其中永久270卷，短期3143卷，统计数据分析105卷。提供教育事业统计档案利用1620人次，通过梳理历年统计档案资料、编研资料，为本市教育系统的发展历程和领导决策提供了数据支撑和有力依据。
2.3引进人才，加强培训，为教育事业提供有力的人力资源支撑。 从教育队伍统计档案情况看，经过多年的发展，教育系统教职工队伍数量、学历、知识结构发生了较大变化。近年来，通过公开招聘、引进人才等方式不断充实人才队伍，特别是对具有高学历和具有较高专业技术水平的教师加大了培养引进力度。2004年的中小学教职工2767人，专任教师2374人，专任教师占85.8%；2014年有职工2475人，专任教师2283人，专任教师占92.2%，专任教师增加了6.4个百分点。目前教育系统具有大专以上学历专业教师2145人（其中：研究生2人，大学本科916人，大学专科1227人）。这是教育事业迅猛发展，而不断引进高素质人才的必然结果。
3. “档案利用”在领导决策中发挥作用时存在的问题
3.1对统计档案利用管理的重要性认识不够。 统计档案工作是一项默默无闻的工作， 不像其他工作那样容易引人注意， 也不容易在较短时间内取得明显成绩。长期以来，部分人员包括个别领导干部对统计档案工作的认识都存在一些误区， 认为统计档案工作就是一些数据，收集、汇总、保管一下就完了的事务性工作， 不是单位的主要工作， 不能给单位创造经济效益， 只要守摊，不丢失， 能应付检查、验收就行了。因此，容易忽视统计档案管理工作， 未把统计档案利用管理工作纳入到议事日程，这样导致统计档案利用工作长期处低水平状态， 难以高质量地为领导决策发挥应有的作用。
3.2档案管理的科学化、信息化程度不高。 大量统计数据资料因缺乏管理，散乱、丢失现象普遍，尤其是统计资料管理分散、多头乱用的局面，制约了信息资源的共享。随着科学技术手段的不断更新， 档案信息管理系统已得到普遍采用， 计算机应用水平也在不断提高， 但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥， 信息化技术在统计档案管理中没有广泛运用。
4. 进一步提升“档案利用”在领导决策中发挥作用的主要举措
统计档案作为单位在生产活动中形成的具有保存价值的材料， 无论从教育事业发展， 还是从统计档案管理工作要求来看都是非常必要的。统计档案服务于教育可持续发展是知识经济发展的必然。主要应采取如下措施：
4.1提高认识， 加强领导， 进一步做好统计档案利用管理工作。 应加强各级领导干部对统计档案的认识，提高对统计档案工作的重视程度，把统计档案工作作为一项基础性的文化事业抓紧抓好。随着国家“科教兴档”战略的实施， 没有一定的投入是难以实现档案工作长远发展。这就要求领导干部进一步理解、重视和支持统计档案工作， 在计划安排、工作部署、办公经费和工作精力投入等方面向统计档案工作倾斜。把统计档案工作列入议事日程， 加强对统计档案工作的领导， 帮助解决统计档案工作必需的物质条件， 使统计档案得到进一步的开发和利用。因此，要纠正对统计档案工作的偏见，促进统计档案工作在中心工作中具有突出位置，使教育事业统计档案跟上时代前进的步伐，更好地服务于教育工作。
4.2健全管理制度， 注重数据采集。
（1）统计档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有科学规范的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合教育事业统计档案管理工作的实际和现实需要，进一步完善各项统计档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立健全教育事业统计档案的计算机辅助管理制度，进一步严格统计档案材料收集归档的管理，更好地防止遗漏统计档案资料，阻止虚假材料进档。要完善教育事业统计档案整理工作细则，使教育事业统计档案的整理更加科学、全面、完整，为教育事业统计档案的开发利用奠定基础。
（2）采集统计档案数据是教育事业统计档案工作的基础，档案管理人员必须及时采集有关的各类指标，认真分析、细致鉴别，做到取之有据。对不符合统计要求的数据材料要及时进行反馈，确保统计数据材料齐全完整、手续完备，保证教育事业统计档案的权威性、准确性和真实性。
4.3服务领导决策，服务工作。 教育统计档案也同其它档案工作一样， 由于种种原因， 没有摆脱传统工作模式的束缚，机制不健全，管理方式落后， 不能适应形势发展的需要。随着市场经济的不断推进， 档案信息开发利用的重点也正逐步向“两个根本性”战略转变和获取最大经济效益、社会效益这一最终目标转变。因此，教育事业统计档案工作要从被动的档案数据利用， 转向主动围绕工作开发利用，主动搞好服务，尤其要在领导决策时发挥好作用。要改变过去重文书档案， 轻其他档案的做法，利用先进的电子设备，加大教育事业统计档案的采集整理力度，增强保存价值。
4.4加强管理人员队伍的自身建设， 提高管理人员素质。 一是教育事业统计档案专业人员的政治及业务素质。每个档案人员必须努力加强自身政治修养， 不断提高政治觉悟， 熟悉教育事业统计业务，不断拓宽自己的知识面。二是档案专业人员的职业道德素质。它要求档案工作者要敬业爱岗， 甘于奉献， 甘为他人做人梯， 要具备甘当“配角”、甘当无名英雄的胸怀，为档案事业埋头苦干、倾尽所能。三是坚持原则， 热情服务。档案工作的政治性， 要求档案人员必须遵纪守法， 坚持原则， 以维护档案的真实性。
4.5加强教育事业统计档案管理现代化和信息化建设。 教育事业统计档案是数据信息资源库，必须合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用。必须要把先进的科学技术手段应用于教育事业统计档案管理， 以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。实现档案管理现代化， 是教育事业统计档案服务教育事业可持续发展的需要， 也是适应本单位对统计档案信息需求日渐增强的客观需要。
[文章编号]1619-2737（2014）04-08-291
