水利工程档案管理问题及处理措施

    陈红

    摘 要：水利工程档案是最真实、最客观地记录和反映水利工程建设全过程的资料，对工程建成后的运行管理、养护维修、改（扩）建等工作起着非常重要的作用，对其他类似工程也具有借鉴和参考的价值。因此，收集好、管理好、利用好档案资料是各参建单位和档案管理人员的重要职责。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对水利工程档案管理问题及处理措施提出了一些建议，仅供参考。

    关键词：水利工程;档案管理问题;处理措施

    0 引言

    做好水利工程档案管理，不仅加快工程建设进度，提高工程管理水平，还为今后工程的运行管理、维修养护等提供可靠的依据和参考价值。针对目前水利工程档案管理中存在的诸多问题，既要提高认识，提高各级领导的重视，也要切实加强档案管理人员培养力度，切实推动水利工程档案管理事业更好更快地发展。

    1 水利工程档案管理的意义和价值

    1.1 水利是国民经济的基础性产业之一

    水是生命之源、生产之要、生态之基，是影响国计民生最大的自然资源。兴修水利、消除水害，关系到个人的生产生存和社会的发展进步。国家对水利工程建设高度重视。巨大的投资规模反映了水利重要的社会性功能，承担着基础产业所赋予的任务。

    1.2 水利工程档案是参建各方维护自身利益的重要依据

    水利工程通常投资规模大、建设周期长、风险隐患多、技术要求高，在长时间的施工过程中各参建单位难免会遇到合同纠纷等事宜。作为客观记录工程建设过程的档案资料，是参建各方主张自身权益，进行事故索赔和反索赔的重要依据。特别是现在建立了工程质量终身制，水利工程档案作为证据的作用将要更为凸显。

    2 水利工程档案管理问题

    2.1 重视程度不够、业务水平不高

    水利工程档案管理是一项专业性极强的工作，要求档案管理人员兼有水利工程和档案管理2个专业的业务知识。然而，目前建设单位的档案管理人员对行政档案管理比较了解，对项目建设档案管理没有经验。大部分施工、监理等参建单位均较少配备专职档案员，一般是由普通工作人员担任或由工程技术员兼任档案员，造成水利工程档案管理水平低下。

    2.2 管理制度不够完善

    水利工程在建设前期，由于机构、人员不到位等客观原因，造成基层单位未构建与档案管理工作相配套的制度，导致工程档案管理无章可循，加之没有配备专职档案管理人员，工程技术员自觉收集档案的能动性偏低、收集到的档案分类整理不细致、资料完整性偏低、信息化水平长期无法提升等诸多问题的滋生，不利于水利工程取得预期运营效益，甚至对其可持续发展进程形成一定制约。部分基层管理人员长期沿用既往经验、方法开展档案管理工作，在水利工程整体完工时才收集、整理相关资料，这种“临时抱佛脚”的工作风气若长期不被解除，则将会增加档案资料遗失、缺损等问题发生的概率。

    2.3 资料质量水平亟待提高

    在档案管理过程中，存在着有部分监理、施工单位资料内容填写不正确，对《水利工程施工监理规范》（SL288-2014）理解不到位，没有按照最新规范及标准进行编制的现象。在工程实施过程中，部分原始资料的格式与书写不规范;有的档案资料缺少原件、附件;有的资料内容与工程实际不一致，缺少针对性;有的档案管理人员对收集到的资料保管不善，致使资料严重破损等问题。档案管理人员在进行归档的过程中没有对其进行再加工、再调整、再完善，严重地影响了档案管理工作的效率，从而影响了档案资料的质量。

    3 水利工程档案管理问题的处理措施

    3.1 完善档案管理相关制度

    从某种层面上分析，只有在一套完善的档案管理工作制度支撑下，档案管理工作方能有更大可能践行规范化发展的路线，相关方法实施的可靠性方能有所保障。为保证档案材料采集的全面性与完整度，归档过程的标准性，需构建完善的档案管理制度，并严格执行，清晰拟定档案移交归档体制，明确归档范畴、内容及具体时间等;拟编档案管理、档案岗位要求及职责落实等机制，确保各个档案管理人员职责清晰，分工明确，密切合作，促进部门档案管理规范、有序推进。在水利工程建设、生产管理等阶段会形成大量文件资料，这些文件真实的记录了水利工程建设、生产运行期间的所有活动，在考评工作质量、经验学习等诸多方面均起到一定作用。各级档案部门应積极履行自身职责，立足于实际状况，自觉参与，针对水利工程形成的各种资料归档工作做出科学指导，从根本上确保与工程相关档案采集、归档的全面性、完整性。

    3.2 加强组织领导

    在水利工程档案管理工作中，要严格按照“统一领导，分级管理”的原则开展档案管理工作。项目法人及各参建单位要成立档案管理领导小组，对各类参建单位档案资料格式进行统一要求，形成档案管理工作由“项目负责人统一领导、部门配合、专人负责”的管理机制。在工程实施过程中，项目法人在进行工程进度、质量、安全等检查时，对工程档案资料收集、整理、保管等情况同步进行检查，形成一种项目法人对档案管理工作高度重视的工作格局。

    3.3 水利工程档案业务各个环节的质量管理

    由于水利工程项目在规划和建设过程中，会涉及到的环节比较多，同时这些环节还具有复杂性的特征，所以任何一个环节如果出现问题，势必会直接影响到整个水利工程项目的建设。所以必须要意识到工程档案管理在其中的重要性，工程档案管理工作提出以及具体应用过程中，其主要是对各个环节的各种不同类型信息资源进行客观的收集和利用，这样可以为各个环节的决策提供准确有效的依据作为支持。由此可以看出，水利工程档案在形成以及具体应用过程中，各个环节相互组合在一起，可以被看作是一个具有有机特征的整体。任何一个环节的工作如果没有落实到实处，达不到理想化的实施效果，那么很有可能会直接影响到全局工作的实施。所以，必须要将质量管理放在首要位置上，将档案的质量落实到各个环节当中。同时，还要将水利工程档案的形成、归档等各个环节，看作是一种具有无限循环特征的过程。在日常工作过程中，必须要及时发现隐藏在其中的问题，同时还要将信息及时反馈到新的工作环节当中，这样才能够保证水利工程档案管理的水平。

    3.4 注重档案人员素质强化与管理信息化建设

    随着档案管理标准与要求的愈发严格，对档案人员能力素质提出更高的标准要求。构建高素质、高专业档案管理隊伍俨然成为档案管理工作强化的关键所在，所以单位需加大对人员素质能力强化的重视度。若条件允许，积极组织档案管理人员开展集体性的先进管理技术、理念教育活动，进一步深化人员的专业素质能力与技能水平。与此同时，组织档案人员结合定期培训教育、进修学习的方式，促进管理人员管理观念与思维的转变，并深入掌握现阶段档案管理领域的发展态势、相关法规制度的提出等最新动态，确保其档案管理工作开展满足水利工程建设需求。另外，加大信息化档案管理重视度，引进更为先进的管理技术，并注重对老旧设备的更新与维修，确保档案管理具备良好硬件环境。

    3.5 注重档案收集工作的强化

    要想进一步提升档案收集管理效果与有效性，需依据具体工程建设情况，在项目准备阶段、施工阶段以及竣工验收阶段进行档案采集的强化。档案管理部门需要求档案管理人员加强与工程参见单位的联系，并按照规定制度严格开展档案收集工作。需要注意，不同阶段所开展的档案收集工作标准要求不同，所以必须按照规定标准开展符合不同建设阶段的档案收集工作，确保水利工程项目档案资料收集的完整性与连续性。此外，档案管理部门需积极参与到项目验收活动中，对项目验收阶段档案资料的提交细致审核，若发现档案资料中存在问题、漏洞，需要求参见单位重新进行档案资料的搜集和提交，确保档案资料达到标准要求后方可继续参与决算。

    结束语

    总之，水利工程档案管理工作对于我国水利事业的建设发展具有非常重要的意义，同时也是水利工程项目后期运行管理工作的重要参考依据。因此，要充分认识到档案管理工作的重要性，不断完善档案管理制度，采取有针对性的工作策略有效解决大型水利工程档案管理工作存在的问题，促进档案管理效率的不断提升，助力水利事业持续健康发展。

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