如何加强人事工资档案管理
王璐
【摘要】随着改革开放的深入和经济社会的发展，工资制度几经改革和调整，而人事工资档案管理需要与社会主义市场经济和人事制度改革形势相适应。本文结合工资档案管理中的实际，提出一些相应解决对策。
【关键词】人事工资档案；管理
1. 前言
（1）改革开放以来，我国收入分配制度改革不断深化，劳动、资本、技术和管理等生产要素按贡献参与分配的原则逐步确立：按劳分配为主体、多种分配方式并存的分配格局逐步形成。
（2）现行工资制度作为一种分配激励机制，对于资金的合理分配，充分调动干部职工的工作积极性，起着重要的调节作用。特别是2006年的事业单位的工作人员收入分配制度的改革，进一步体现了岗位绩效和分级分类管理的收入分配制度，贯彻按劳分配与生产要素相结合的原则，建立与岗位职责、工作业绩、实际贡献紧密联系和鼓励创新创造的分配激励机制。因此，涉及到人们切身利益的人事工资档案管理就显得尤为重要。那么如何科学有效地做好工资档案管理工作，是摆在人事干部面前的一个重要课题。下面笔者结合从事教育系统人事档案和工资档案管理工作近十年来遇到的问题进行探讨。
2. 重视人事工资档案管理
随着国民经济的发展和劳动生产率的提高，因国家工作人员工资制度几经改革和调整，经过改革，已经由解放初期的供给制和工资制两种制度并存，发展到现行机关与事业单位实行不同的工资制度。深化收入分配制度改革，理顺收入分配关系，这是建设社会主义和谐社会的重要方面。收入分配问题解决好了，社会公平能够得到维护和实践，各方面的社会关系才能协调，人们的积极性才能发挥出来，整个社会才能充满活力。
2.1工资档案特点。工资档案是指反映每个工作人员在各个时期的工资变动情况，包括职务、职称、学历、参加工作时间、工资信息、工资变动等等基本情况，内容十分复杂；每进行一次工资变动，都离不开工资档案作为原始依据，工资档案属于人事档案的第九类，所以进行调资工作人员必须依赖于人事档案；按人事管理权限，一定级别的单位正副职领导的人事档案还必须由上级主管部门或组织部门管理，使人事档案具有多层次性，给普级调资工资带来一定的困难。
2.2工资档案内容。
（1）随着工资制度的改革，工资项目的调整也非常频繁。从1993年工资制度改革开始，国家机关、事业单位人事、职工每个人即建立工资套改原始数据；在此期间遇有行政和专业技术职务晋升、工人技术等级晋级、年度考核合格薪级的变动等，工资都需要做调整变动，每变动一次都会留下变动原因、变动依据、变动标准等一些档案材料， 今后人们变动岗位工资、薪级工资、晋升职务工资、调动工作等，都离不开这些数据。
（2）近年来，为加强教师队伍建设，促进教育事业科学发展而实施的绩效工资政策，在实施绩效考核中形成的考核依据、考核内容、考核办法、考核结果、考核等次的确定等形成的材料以及最终兑现工资花名册、增资批复等等， 这些最原始的数据材料，是工资变动的基础和工资变化过程中的真实写照。
（3）所以，必须保证工资档案的齐全完整，一定要按时立卷归档。归档的范围应包括工资改革、调整工资标准、变动岗位工资、薪级工资、晋升职务工资等工作中形成的文件，如测算数据、增资标准、文件依据、上级部门的批示等等。这项工作不仅费时费力而且还特别容易出错。调整完后的工资审批表应归入个人档案材料。
3. 利用现代化管理手段做好人事工资档案管理
3.1实行工资档案管理信息化。
工资档案通常由人事部门管理，不纳入国家档案管理体系。在国家档案管理的改革中人事档案的管理显得比较滞后，长期以来，阿勒泰市教育局工资档案管理工作，主要是由人工管理的，由于大量的测算、数据分析、人工填报各表格等基础性工作很多，查找人事档案非常费时费力，需要投入相当大的人力和精力，给工作造成很多不便及大量的人力、物力上的浪费。近年来，由于计算机的普及，利用ExceL系统来完成调整工资项目、表格的自动生成，特别是大批量晋级、调标、晋升等工作方便、准确、快捷。
3.2工资档案管理台帐化。 档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。利用计算机管理工资档案不失为一种好办法，但为了堵塞工资管理中的漏洞，提高精确度，还应建立手工工资管理台账要，即：工资变动情况登记表；登记表汇总个人基本信息、工改前和工改后工资基本情况，并特设工改后工资变动专栏，按工作调动、职称变动和职务（技术等级）晋升等分类记录工资变动情况，将每个人的工资变动按年逐次记录下来，每变动一次记录一次，遇有特殊情况加以说明。这样，可以直观地反映出每个人的工资变动情况，清楚明了，遇工作调动则表随人走。
3.3工资档案管理人员专业技术化。
（1）实行工资档案信息化管理，将繁重、复杂的信息处理与运算交给计算机完成。随着科学技术的发展，包括管理规范化、咨询电子化、保存缩微化、复制自动化等档案工作现代化势在必行，这就要求档案人员必须具有较高的专业知识和技能。档案管理人员应具有现代意识和服务思想，掌握必要的计算机知识，应具有学习意识，及时补充更新知识；在钻研档案知识的同时，还要努力优化自己的知识结构，工资档案管理现代化需要管理人员既精通档案业务知识又要掌握现代化设备的操作技能。没有掌握现代化设备的操作技能，势必会影响到档案管理现代化的进程，如只懂操作技能不懂档案业务管理的基础知识，同样也不能科学管理好档案，两项缺一不可。
（2）工资档案工作是专业性、技术性、科学性和机要性很统一的工作。
4. 进一步加强人事工资档案管理
（1）长期以来，工资管理人员一直习惯于传统的管理方法和管理模式，依靠手工处理，从事者以纸为存储介质的工资档案管理工作，显然不能适应现代社会对档案管理的要求。国家工作人员工资制度几经改革和调整，现行工资结构组成较为复杂，机关、事业单位执行不同的工资标准，2006年工资套改后，事业单位执行岗位工资制，加上工资标准的动态变化，管理人员职务的晋升、专业技术人员取得职称、聘任时间的前后不一，工人技术等级的差异等，客观上造成许多人任职、聘任、套改年限的不同，再加上从事工资管理的人事时有变动等因素，更强加了此项工作的难度和复杂性。人事工资档案管理工作中面临着新情况、新问题，多端、滞后的管理体制和管理模式已经不适用社会发展的需要。
（2）为了做好工资档案的管理工作，使用计算机操作系统管理工资档案，工作效率可大幅提高，根据Eexr的强大功能，可设公式，出错率几乎为零，打印形成的档案材料整齐、美观、有序，有利于纸质材料的保存，解决了手工工资档案管理存在的诸多弊端，利用计算机管理工资档案，除了在信息输入时需要用工资档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。
（3）同时，还可以把大量的工资档案材料以电子文件的形式存放在优盘、硬盘、光存储介质上。在选用保存工资档案存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存贮介质的质量关系到工资档案能否被使用，而纸质的质量只会影响到使用效果；对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；对硬盘上的工资档案应定期备份到软盘或光盘上。
（4）阿勒泰市教育局在电子文件、纸质文件转化为工资档案时一般采取“双套制”，即纸介质与光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。纸质档案和电子档案并存，保存电子档案以充分发挥其信息查询、交流的作用，保留纸质档案以赋予其最终的凭证作用。
（5）总之，人事工资档案管理工作关系着每个人事职工的切身利益，政策性强，备受关注，非常敏感。负责工资档案管理的同志一定要本着高度负责的精神认真做好这项工作；要熟悉现行的工资制度和相关工资改革政策规定，对工资的演变过程要了如指掌；熟练掌握各类人员不同情况套改增资具体操作方法，尤其要认真注意保管好本单位人事工资档案，这是做好以上一切工作的重要保障和前提。
[文章编号]1619-2737（2014）03-18-615
【摘要】随着改革开放的深入和经济社会的发展，工资制度几经改革和调整，而人事工资档案管理需要与社会主义市场经济和人事制度改革形势相适应。本文结合工资档案管理中的实际，提出一些相应解决对策。
【关键词】人事工资档案；管理
1. 前言
（1）改革开放以来，我国收入分配制度改革不断深化，劳动、资本、技术和管理等生产要素按贡献参与分配的原则逐步确立：按劳分配为主体、多种分配方式并存的分配格局逐步形成。
（2）现行工资制度作为一种分配激励机制，对于资金的合理分配，充分调动干部职工的工作积极性，起着重要的调节作用。特别是2006年的事业单位的工作人员收入分配制度的改革，进一步体现了岗位绩效和分级分类管理的收入分配制度，贯彻按劳分配与生产要素相结合的原则，建立与岗位职责、工作业绩、实际贡献紧密联系和鼓励创新创造的分配激励机制。因此，涉及到人们切身利益的人事工资档案管理就显得尤为重要。那么如何科学有效地做好工资档案管理工作，是摆在人事干部面前的一个重要课题。下面笔者结合从事教育系统人事档案和工资档案管理工作近十年来遇到的问题进行探讨。
2. 重视人事工资档案管理
随着国民经济的发展和劳动生产率的提高，因国家工作人员工资制度几经改革和调整，经过改革，已经由解放初期的供给制和工资制两种制度并存，发展到现行机关与事业单位实行不同的工资制度。深化收入分配制度改革，理顺收入分配关系，这是建设社会主义和谐社会的重要方面。收入分配问题解决好了，社会公平能够得到维护和实践，各方面的社会关系才能协调，人们的积极性才能发挥出来，整个社会才能充满活力。
2.1工资档案特点。工资档案是指反映每个工作人员在各个时期的工资变动情况，包括职务、职称、学历、参加工作时间、工资信息、工资变动等等基本情况，内容十分复杂；每进行一次工资变动，都离不开工资档案作为原始依据，工资档案属于人事档案的第九类，所以进行调资工作人员必须依赖于人事档案；按人事管理权限，一定级别的单位正副职领导的人事档案还必须由上级主管部门或组织部门管理，使人事档案具有多层次性，给普级调资工资带来一定的困难。
2.2工资档案内容。
（1）随着工资制度的改革，工资项目的调整也非常频繁。从1993年工资制度改革开始，国家机关、事业单位人事、职工每个人即建立工资套改原始数据；在此期间遇有行政和专业技术职务晋升、工人技术等级晋级、年度考核合格薪级的变动等，工资都需要做调整变动，每变动一次都会留下变动原因、变动依据、变动标准等一些档案材料， 今后人们变动岗位工资、薪级工资、晋升职务工资、调动工作等，都离不开这些数据。
（2）近年来，为加强教师队伍建设，促进教育事业科学发展而实施的绩效工资政策，在实施绩效考核中形成的考核依据、考核内容、考核办法、考核结果、考核等次的确定等形成的材料以及最终兑现工资花名册、增资批复等等， 这些最原始的数据材料，是工资变动的基础和工资变化过程中的真实写照。
（3）所以，必须保证工资档案的齐全完整，一定要按时立卷归档。归档的范围应包括工资改革、调整工资标准、变动岗位工资、薪级工资、晋升职务工资等工作中形成的文件，如测算数据、增资标准、文件依据、上级部门的批示等等。这项工作不仅费时费力而且还特别容易出错。调整完后的工资审批表应归入个人档案材料。
3. 利用现代化管理手段做好人事工资档案管理
3.1实行工资档案管理信息化。
工资档案通常由人事部门管理，不纳入国家档案管理体系。在国家档案管理的改革中人事档案的管理显得比较滞后，长期以来，阿勒泰市教育局工资档案管理工作，主要是由人工管理的，由于大量的测算、数据分析、人工填报各表格等基础性工作很多，查找人事档案非常费时费力，需要投入相当大的人力和精力，给工作造成很多不便及大量的人力、物力上的浪费。近年来，由于计算机的普及，利用ExceL系统来完成调整工资项目、表格的自动生成，特别是大批量晋级、调标、晋升等工作方便、准确、快捷。
3.2工资档案管理台帐化。 档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。利用计算机管理工资档案不失为一种好办法，但为了堵塞工资管理中的漏洞，提高精确度，还应建立手工工资管理台账要，即：工资变动情况登记表；登记表汇总个人基本信息、工改前和工改后工资基本情况，并特设工改后工资变动专栏，按工作调动、职称变动和职务（技术等级）晋升等分类记录工资变动情况，将每个人的工资变动按年逐次记录下来，每变动一次记录一次，遇有特殊情况加以说明。这样，可以直观地反映出每个人的工资变动情况，清楚明了，遇工作调动则表随人走。
3.3工资档案管理人员专业技术化。
（1）实行工资档案信息化管理，将繁重、复杂的信息处理与运算交给计算机完成。随着科学技术的发展，包括管理规范化、咨询电子化、保存缩微化、复制自动化等档案工作现代化势在必行，这就要求档案人员必须具有较高的专业知识和技能。档案管理人员应具有现代意识和服务思想，掌握必要的计算机知识，应具有学习意识，及时补充更新知识；在钻研档案知识的同时，还要努力优化自己的知识结构，工资档案管理现代化需要管理人员既精通档案业务知识又要掌握现代化设备的操作技能。没有掌握现代化设备的操作技能，势必会影响到档案管理现代化的进程，如只懂操作技能不懂档案业务管理的基础知识，同样也不能科学管理好档案，两项缺一不可。
（2）工资档案工作是专业性、技术性、科学性和机要性很统一的工作。
4. 进一步加强人事工资档案管理
（1）长期以来，工资管理人员一直习惯于传统的管理方法和管理模式，依靠手工处理，从事者以纸为存储介质的工资档案管理工作，显然不能适应现代社会对档案管理的要求。国家工作人员工资制度几经改革和调整，现行工资结构组成较为复杂，机关、事业单位执行不同的工资标准，2006年工资套改后，事业单位执行岗位工资制，加上工资标准的动态变化，管理人员职务的晋升、专业技术人员取得职称、聘任时间的前后不一，工人技术等级的差异等，客观上造成许多人任职、聘任、套改年限的不同，再加上从事工资管理的人事时有变动等因素，更强加了此项工作的难度和复杂性。人事工资档案管理工作中面临着新情况、新问题，多端、滞后的管理体制和管理模式已经不适用社会发展的需要。
（2）为了做好工资档案的管理工作，使用计算机操作系统管理工资档案，工作效率可大幅提高，根据Eexr的强大功能，可设公式，出错率几乎为零，打印形成的档案材料整齐、美观、有序，有利于纸质材料的保存，解决了手工工资档案管理存在的诸多弊端，利用计算机管理工资档案，除了在信息输入时需要用工资档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。
（3）同时，还可以把大量的工资档案材料以电子文件的形式存放在优盘、硬盘、光存储介质上。在选用保存工资档案存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存贮介质的质量关系到工资档案能否被使用，而纸质的质量只会影响到使用效果；对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；对硬盘上的工资档案应定期备份到软盘或光盘上。
（4）阿勒泰市教育局在电子文件、纸质文件转化为工资档案时一般采取“双套制”，即纸介质与光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。纸质档案和电子档案并存，保存电子档案以充分发挥其信息查询、交流的作用，保留纸质档案以赋予其最终的凭证作用。
（5）总之，人事工资档案管理工作关系着每个人事职工的切身利益，政策性强，备受关注，非常敏感。负责工资档案管理的同志一定要本着高度负责的精神认真做好这项工作；要熟悉现行的工资制度和相关工资改革政策规定，对工资的演变过程要了如指掌；熟练掌握各类人员不同情况套改增资具体操作方法，尤其要认真注意保管好本单位人事工资档案，这是做好以上一切工作的重要保障和前提。
[文章编号]1619-2737（2014）03-18-615
