二维码在档案信息化中的应用探讨

2023.04.12

赵旭，王丹

[摘要] 现代科技的飞速发展，推动着人类从互联网时代迈向了云时代。二维码作为现代科技的新兴产物，可以有效提高档案资源管理的利用率，加快档案信息化的建设进程。探讨了二维码在档案信息化中实际应用的必要性和可能性。

[关键词] 档案管理；信息化；二维码

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）04-0208-01

随着科学技术不断地更新，人类社会迅速从互联网时代步入了云时代。尤其诸如云计算机、APP、物联网、二维码等新兴科技产品在社会各领域的广泛应用，加速推动了智能化社会的前进步伐。在信息爆炸的今天，档案工作更应与时俱进，加快档案信息化建设的深入发展。二维码作为一种新兴的信息存储和传递技术，能够成为推动档案信息化建设的一项重要手段。

一、二维码在档案信息化中的应用价值概述

（一）二维码可以提高档案管理效率

由于现代新型档案载体的普及，档案管理工作也变得日趋复杂。档案资源载体各异、种类繁多、数量庞大、层次复杂，不同的档案因使用方式和管理方法各有不同，传统的档案管理模式很难对其进行统一、高效的管理。借助二维码，档案管理机构可以更加便利、科学地工作。通过二维码技术对档案信息的图像、文字、声音等相关信息进行数字化编码，以条形码的形式对档案信息进行展现和保存。这样对提高档案信息的管理效率，提高档案的利用率有着非常积极的意义。

（二）二维码为档案信息提供一种新的传播方式

在传统的档案管理工作中，涉及档案资源的查询利用，都需要去档案馆翻阅相关资料来获取有效信息，极易受到时间和空间的限制。在飞速发展的现今社会，人们更易接受便捷高效的信息获取方式。据不完全统计，我国现阶段大约有66%的人在使用智能通讯设备，移动数据作为现代科技的产物，已经成为人们获取信息的主要方式，因此二维码对档案管理信息化发展能夠起到重要的作用。二维码技术具有覆盖面广、信息容量大、使用成本较低廉、保密性能较好等特点，将二维码技术应用到现代档案管理工作中，为档案信息传播提供一种新的传播方式，可以在较大程度上提高档案的使用效率，打破地域和时间的限制，满足新时代社会与受众对档案管理工作的需求。

（三）二维码促进档案资源的开发与利用

在实际的使用过程中，二维码由于操作简单，在档案的开发利用方面具有其他技术不能比拟的优势。在档案管理工作中，由于受到相关因素的限制，导致档案的开放程度有限，因此，人们在查阅档案时，也会受到制约。将二维码技术应用到档案管理工作中，可以使信息扩散更加便捷，同时在信息扩散的过程中，还可以通过实时的互动了解人们对档案的实际需求，并根据其需求对档案管理工作进行改进，不断提升档案管理的现代化水平。

二、二维码在档案信息化过程中的实际应用

（一）二维码在档案整理阶段的应用

在档案整理阶段，要想实现档案信息化，就要将档案资料、档案检索系统与档案馆藏结合起来，传统的一维码很难满足该要求，因此需要一种可以进行电脑识别且与传统一维码不同的标签来实现档案的统一整理，这种标签就是二维码。将二维码置于档案封面上，对档案进行统一的整理，建立一个数字库，将所有的档案信息进行数字化处理，并对其相关的特征进行描述，这样一来，在档案整理过程中，就提高了档案整理的效率，有利于更好地为受众服务。

（二）二维码在档案管理阶段的应用

在档案管理工作中，通过使用二维码，可以在较大程度上优化档案管理程序。在档案封面标上二维码后，首先可以对档案的位置信息进行确定，以便实现快速的查阅与管理；其次就是二维码内容存储空间较大，在实际的管理过程中，可以实现统一管理；最后就是在档案管理过程中，难免会出现档案移动、变更等相关情况，通过二维码实现线上的信息变更，对提高管理的准确度有着非常积极的意义。除此之外，二维码的制作成本较低，并且不受地点限制，通过扫描二维码可以对档案进行实时管理，从而降低管理成本。

（三）二维码在档案管理其他方面的应用

在档案机构保密库房管理的过程中，可以用二维码信息标明保密档案人员的身份，再进行管理系统登录对其进行快速识别，并通过二维码在离线后对保密人员的信息进行查询。尽管现阶段二维码技术发展已趋于成熟，但是由于二维码不具备加密的功能，在安全性和保密性方面仍然存在着一定的缺陷，因此，在实际的应用过程中，应采用相关辅助手段，消除其在安全性方面的隐患。

二维码作为新兴的信息传播媒介，目前在档案管理实际工作中的应用还处于探索与发展的阶段。利用二维码进行档案管理工作，可以有效提高档案的利用效率与开发程度。但是由于现阶段二维码技术尚不成熟，仍需要档案工作者不懈的努力，采取相关的技术手段、转变档案的管理理念，使二维码在档案信息化建设中的应用日益广泛。

参考文献：

朱艳.二维码在档案信息化中的应用[J].办公室业务，2016（12）.