计算机信息技术在机关档案管理中的应用

    杨舒棋

    摘 要：虽然计算机信息技术在机关档案管理中具有众多问题，但其对档案管理的重要性仍不可替代。为此，本文通过分析计算机信息技术在机关档案管理应用中的问题，并从技术和制度两方面提出相应的解决对策，以期提升档案管理人员的现代化意识。

    关键词：计算机信息技术;档案管理;现代化意识

    0 引言

    计算机信息技术对档案管理具有重要影响，在面对庞大的档案数量和众多分类的档案，利用计算机技术使档案管理工作效率得到很大的提升。但大多数单位的档案工作人员并没有重视计算机信息技术的应用，导致档案管理人员缺乏档案信息化管理意识。为此，本文就这一问题进行研究和分析，对于档案管理现代化的建设贡献微薄之力。

    1 意义及作用

    在计算机信息技术尚未出现时，机关档案管理工作主要以纸质类目录记录为主，当时档案管理工作任务十分繁重，大量档案管理工作需要进行人工记录。科技文明促进计算机信息技术的进步，将其应用于档案管理之中具有明显的效果：首先在档案搜索和查找方面节省了大量人力，其次为档案临时查阅打开了便捷渠道。另外通过计算机信息技术，还能够实现档案的跨距离传送，对于档案的调用和流通提供了便利。总之，计算机信息技术在機关档案管理中起着十分重要的作用和意义。

    2 存在的问题

    计算机信息技术在机关档案管理工作中的应用范围极广，且作用巨大。然而计算机信息技术虽然在机关档案管理工作中具有众多优势和作用，但仍存在一定的不足和问题。另外，由于档案不同于其他数据，档案具有一定的保密性，并且档案的真实性对于人们的判断影响深远，为此对于计算机信息技术在机关档案管理应用中存在的问题，我们着重讨论真实性和保密性两方面的问题。

    2.1 真实性问题

    真实性对于档案是十分重要的，然而在当前计算机信息技术的应用中，对于档案信息的修改极为容易，一些不法人员出于自身利益或其它目的的考虑对档案信息进行修改。由于计算机信息技术的便利，其在对档案信息进行修改过程中，往往造成修改记录无法查询，档案的真实性无法得到保证。再加上由于操作人员的操作不当等原因造成档案信息错误，如此造成的档案不真实也无法有效查询。通过计算机录入的档案信息与人工书写的记录不同，人工书写的记录具有笔记可以查询，较为容易的寻找到正确信息，而计算机录入由于没有踪迹可循导致错误信息极难找回正确信息。如此，也在一定程度上对档案信息的真实性造成影响。

    2.2 保密性问题

    档案的保密性是档案管理的重中之重，然而在计算机信息技术的应用中，却较纸质档案缺乏保密性。计算机信息技术在对档案信息进行管理过程中，由于电子档案容易复制和拷贝，以及黑客技术等手段的存在，都会对档案的保密性造成一定的威胁。在网络环境中，档案信息可以由多个信息终端连接，如此也可导致档案信息的保密性降低。

    3 计算机信息技术在机关档案管理应用中的对策

    安全技术的提升是有效杜绝档案信息造假和泄露的主要手段，但在现阶段中，安全技术的提升需要一个较为长期的过程。为此，我们在技术方面的建议主要以可操作性的建议为主。

    出于对档案信息的真实性考虑，在此主要提出档案信息修改批注管理和档案信息更改痕迹保存两方面的建议。

    3.1 制度方面的建议

    在档案管理中，通过制定管理制度，将所有有关档案的修改均应在修改处添加修改批注，注明修改原因和日期，以及修改人员，为方便日后原因查找。在档案管理制度中，明确规定档案修改流程和审批程序，并规定档案修改处应注明原因和修改人员以及修改日期，若违反规定将视情节给予相应的处罚。

    3.2 技术方面的建议

    在档案管理修改过程中，采用记录保存技术，即对档案修改的痕迹和历史记录采用自动保存记录的存储技术，在存储技术方面可以参考办公软件的存储方式。

    另外可以通过技术设定，将档案的修改自动定义为修改模式，随后对档案的修改均需要相应的工作人员登录工作账号，通过内部员工账号才能实现对档案信息的修改。如此，不仅能够明确显示档案的修改痕迹，同时能够显示相应的修改人员信息。

    参考文献

    [1]周奇.计算机信息技术在档案管理中的应用[J].办公室业务.2019-06-25.

    [2]吕德智.机关档案管理中计算机信息技术的应用[J].河北水利.2019-04-28.