城建档案数字化问题的思考

     任鹏

    摘 要：随着现代技术水平的进步和网络技术的发展，信息化已渗透到工作、生活的方方面面。以往大量的、传统的纸质保存方式，一定程度上妨碍了人们对城建档案资源的利用，加之城市规划和建设的迅速加快，传统的城建档案管理方式需要进行提升和优化，以满足现代社会需求，这要求城建档案来提供信息支持。所以，推行城建档案数字化势在必行。

    关键词：城建档案;数字化;信息

    我国城市化进程中城市建设档案发挥着重要的作用，同时城市建设档案的数量也在急剧增长，如何高效快速管理和利用城建档案，是各地城建档案管理机构面前的一个重要课题，运用信息化数字化技术成为提高城建档案管理利用效率的一个重要手段。

    1 传统城建档案管理中存在的问题

    1.1 传统介质的城建档案管理困难

    传统介质的城建档案主要是纸质文档、微缩胶片、硫酸纸质底图，这些文件为了便于管理和利用通常需要分类管理，分类存放，比如城建档案通常分为十八大类，在库房中我们需要为这些大类需要在库房分区保存，如果分区预留不合理会导致某一个分类存储位置不足，某个分类有大量剩余的问题，为了解决这个问题需要花大量人力物力调整分区修改目录，人工查阅目录效率低下查找档案需要大量时间。

    1.2 传统介质很难实现资源共享

    传统介质城建档案每次利用都需提取原件，通过原件复制。如该档案被借阅，则不能被查阅，更不能满足及时远程分享，而且传统介质档案不便于携带。

    1.3 传统介质抗损性差

    纸质档案，微缩胶片、硫酸纸底图在复制过程中容易受到损坏，并且还需要考虑防潮防虫防高温有害生物等问题，而且一旦遇到损坏很难修复，馆舍遇到灾害时传统介质档案很难得以保全。

    2 城建档案数字化的意义

    传统城建档案管理不能满足时代要求，传统台账式管理，人工查找方式操作落后，在各行各业数字化、网络化、信息化的大前提下显得古板脱离时代，各种借阅不能及时准确，某个项目是否归档在传统模式下，需要大量时间去核实。数字化则可以做到快速准确，提高档案管理效率，减少了浪费在查找、调整分类、整理库房、修改目录卡片的时间，也大幅提高了城建档案的利用率，减少对传统介质的损坏。

    3 城建档案数字化中存在的问题

    住建部在“5.12”汶川地震后，在全国范围内大力推行城建档案异地备份工作。住建部在《关于积极防御地震等自然灾害充分发挥城建档案作用的通知》（建办档[2008]39号）文件中明确指出各地城建档案馆要适时、有序推进馆藏档案数字化，并加强与其他省市建设（规划）行政主管部门之间的联系与协作，通过东西结合、南北合作以及省市之间的协作，积极开展本地重要城建档案的电子化、数字化载体在异地备份的相关工作。在这个文件中城建档案的数字化工作从各地自发的行为上升到全国推进的形式。在全国城建档案数字化进程中还存在着一系列的问题。

    3.1 城建档案数字化管理的稳定性

    在数字化进程中，各地在软硬件的选用以及操作人员的素质上存在一定差异，往往服务器的性能，软件运行环境，设备存放环境，电网的稳定性，城建档案管理软件功能设计上是否合理，依托的数据库产品运行可靠性决定了城建档案数字化管理的稳定性，操作人员的专业素养和职业操守等人为因素也是影响稳定性的一个重要方面。所以，在一些因素的影响下数字化城建档案是存在稳定性风险的，一些严重的情况可能造成文件丢失的严重后果。

    3.2 保密方面的问题

    城建档案直接关联城市规划和建设，查阅人只能查阅和个人相关的文档，城建档案也具有一定的保密性，有的甚至涉及法律问题。纸质资料在保存过程中所拥有的数据和文字都是比较稳定的，是不容易被改变的。但是在城建档案的数字化过程中，资料就非常容易受到

    外界的干扰，有的档案信息容易被篡改，这样的做法就使档案信息容易被泄露，有的甚至可能会涉及到法律问题，这就增加了城建档案数字化管理的风险。

    3.3 数字档案缺乏统一标准

    在将纸质资料转化成数字化管理的过程中，是需要进行文件扫描、电子文档题名的编辑条目关键字索引。同时，在数字化转化过程中，不同的单位所使用的标准也是不同的，这在之后档案使用的过程中可能会存在版本不同、无法相互兼容的情况，使资源不能实现共享。

    4 做好城建档案数字化工作的合理举措

    要想提高城建档案数字化管理水平，需要合理解决现存的问题，结合一定的条件来进行，通过合理方法提高城建档案管理数字化的水平。

    4.1 做好数字化规划

    城建档案的数字化工作必须要有一个规划，不是全馆所有资料一窝蜂都来搞数字化。按照资料的利用率，利用高的先做，利用低的后做，按年度从新进馆的到年代久远的有序开展数字化工作。根据原始档案材质分类制定数字化方案，一般文件用什么扫描仪，图纸用什么扫描仪还有胶片、硫酸纸每件都要有方案，对于数字化过程中可能出现的损坏要有补救修复预案。

    4.2 要有科学系统的标准

    首先，档案数字化后原始档案不必按照十八大分类分区存放，只需要按照进馆时间按介质存放，因为数字检索拥有很高的速度和准确性，传统介质没有分区存放的必要，所以要制订合理的档案存放的标准。服务器配置工作环境，供电也要有合理的标准，根据使用人数，每年产生的数字档案数量确定服务器的配置，确保供电稳定，运行稳定。管理系统的选用上一定要选用有实力的软件开发企业，确保服务的稳定性。软件开发商一是要满足使用单位的实际需要开发管理系统，二是要建立长期服务机制确保维护日常化，备份日常化，故障处理及时化，即使遇到严重故障也能当日恢复，建立一套高效可行的软件服务标准。数字化过程中应该遵循国家标准和国家档案局相关文件精神，加强数字化场所的管理，选择可靠数字化文档格式，比如双层PDF防止数字化文件被人篡改。

    4.3 提高城建档案数字化管理人员素质

    城建档案的数字化管理和纸质文件管理有很大的不同，普通的城建档案管理时，只需要工作人员进行档案查找和摆放。但城建档案数字化工作和传统的档案工作有很大的不同，这需要管理人员有一定的计算机能力，同時还需要一定城建档案业务水平。在日常的工作中，可以快速地整理文档数据，并且可以有效的进行数字化文件的管理。传统城建档案工作人员可能不具备这样的能力，因此就需要参加一些针对性的培训课程来提高档案工作人员水平，为城建档案数字化工作提供更加优秀的人才。 城建档案管理数字化建设是时代的要求，提高城建档案工作的数字化水平可以有效地提高档案管理效率。即使现在的城建档案管理存在一定的问题，但只要努力工作，就一定可以改正现在的问题，为城建工作做出更好的贡献。

    参考文献

    [1] 胡灵娟.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2015，10：12-13.

    [2]江旭.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].黑龙江档案，2011，01：55.

    [3]于凡.城建档案管理数字化建设的相关问题[J].城建档案，2013，07：36-37.

    [4]许松桦.浅析城建档案管理的数字化建设[J].黑龙江档案，2013，04：64.

    [5]杨力.对城建档案数字化建设存在问题的思考[J].工程与建设，2006，06：827-828.