城乡居民基本养老保险业务档案的收集和整理工作的探讨

    裴文玲

    摘?要：城乡居民基本养老保险是一项重要的惠民制度，有助于加强社会保障体系建设。在保险业务办理过程中形成的档案资料，是参保人参保及享受相应待遇的凭证。鉴于此，有关部门必须重视此类档案的规范化管理，不断提升档案的收集与整理工作水平，最大限度地发挥出档案的利用价值。本文从城乡居民基本养老保险业务档案收集和整理的基本程序分析入手，论述了提升基本养老保险业务档案收集和整理工作水平的对策。

    关键词：养老保险?业务档案?收集和整理

    中图分类号：F840.67?文献标识码：A?文章编号：1003-9082（2020）10-0-01

    一、城乡居民基本养老保险业务档案收集和整理的基本程序

    1.档案收集

    在办理城乡居民基本养老保险（以下简称城居保）相关业务时，会形成具有保存价值的档案材料，具体包括：参保登记表、参保人员身份证明材料（身份证及户口本复印件）、退保申请、账户转移凭证、待遇结算单据、居民死亡证明等等。在对城居保业务档案进行收集时，应当以上述材料作为重点，确保收集到的材料真实、完整。

    2.档案整理

    保险局档案管理部门应当对收集到的档案进行整理立卷，在此项工作的开展中，要遵循档案的特点及形成规律，从而使整理后的档案能够如实反映出相关情况，并且要便于档案的保管与利用。具体的档案整理立卷程序如下：

    2.1组卷。在对城居保档案进行组卷时，可以采用如下方法：以卷作为基本单位，对档案材料进行整理。具体组卷时，应当先区分档案的年度，然后区分类别，最后区分保管期限。卷内的文件可以按照形成的时间进行排序，主表应当前置，附件位于其后，重要的凭证应当在前，次要的凭证在后。每组案卷的厚度应当控制在3cm左右，卷内的文件应进行编码。

    2.2编目填表。卷内文件的目录主要由以下几个部分组成：顺序号、文号、责任人、题名、日期以及备注等。目录编好之后，要对卷内的备考表进行填写，包括本卷情况的详细说明、立卷人、检查人等。

    2.3装盒上架。案卷装订完毕后，应当及时装入到卷盒当中，根据选用的卷盒尺寸，对装入的案卷数量及厚度进行确定。然后按照先上后下、从左到右的原则，将装盒后的案卷上架存放。

    二、提升基本养老保险业务档案收集和整理工作水平的对策

    在现有的基础上，要进一步提升城居保档案收集和整理工作的整体水平，保险局应当采取如下对策。

    1.提高认识程度

    1.1明确档案的作用。城居保档案是参保人员参加基本养老保险业务的重要凭证，居民需要通过该凭证才能享受到国家提供的待遇。对于参保人员而言，该档案具有非常重要的作用。因此，保险局档案管理部门应当明确该档案的作用，通过加强收集与整理，确保其作用能够得到充分发挥。

    1.2树立意识。保险局档案管理部门的领导及管理人员，应当对城居保档案收集与整理工作的重要性给予正确认识，不断增强自身的责任感和使命感，认真对待每一份城居保档案，以此来提高档案管理质量，促使更多的居民主动参保。

    2.创新管理方法

    在當前的新形势下，保险局档案管理部门应打破传统观念的束缚，对档案管理工作方式与方法进行创新，以此来提升档案收集与整理水平。

    2.1业务培训。城居保档案的收集与整理是一项专业性比较强的工作，对档案管理人员的业务能力要求较高。为此，保险局档案管理部门要重视相关人员的业务培训，结合实际，开展培训班。通过培训增强相关人员的业务能力，从而使他们能够高效、高质量地完成城居保档案的收集与整理工作，促进档案管理水平的持续提升。要保证培训方式的多样性，如档案收集与整理专题讲座、经验交流座谈会等。

    2.2深入基层。保险局档案管理部门应当派出业务骨干深入基层，到各个乡、镇、村指导城居保档案收集工作，并用自己的专业知识给居民答疑解惑，使广大居民更加全面地了解城居保业务的内容，使他们明确档案的重要性，为档案收集工作提供便利条件。

    2.3积极创新。在对城居保档案进行收集和整理的过程中，相关工作人员应当对具体的工作方法进行创新，通过不断总结、积累经验，探索出最适宜自己的工作方式，并在不违反规定要求的前提下，用自己的方式完成城居保档案的收集与整理，提高工作效率和质量。比如，参保人员登记表填写时，可以在Excel中输入相关公式，再正确输入参保人员的证件号码，这样便可从数据中将该参保人员的个人信息快速调出，直接显示到登记表的对应栏目中。由此除了可以使居民办理保险业务的时间大幅度缩短之外，还能减少工作量。

    3.及时归档

    现阶段，参加基本养老保险业务的城乡居民呈现出不断增多的趋势，由此使相关档案的数量随之增加，档案收集与整理工作量进一步增大。如果纸质的档案资料未能及时归档，那么在气候条件的影响下会产生霉变，并且还有可能丢失。为避免这一问题的发生，保险局档案管理部门应当对相关的制度加以完善，从而确保城居保档案能够及时归档。同时，要严格按照相关规定对档案进行组卷与立卷，编制索引目录，分门别类对档案进行编号，存放至指定的柜或架上。

    4.加大投入力度

    保险局应当将城居保收集与整理等相关工作的经费，纳入财政预算当中，保证工作经费充足、到位，从而使各项工作能够顺利开展。

    4.1建设基础设施。在城居保档案收集与整理中，相关的基础设施必不可少。为此，保险局应当加大档案管理基础设施建设力度，对硬件设备和软件设施进行完善，结合工作要求，添置所需的设备设施，提高工作效率和质量。

    4.2提升福利待遇。城居保档案的收集与整理是一项枯燥、乏味的工作，为提高工作人员的积极性，保险局应适当提升他们的福利待遇。对于工作中表现突出的人员，应给予一定的奖励，因工作失职导致档案材料受损，则应进行适当处罚。

    结语

    综上所述，城居保档案的收集与整理是一项重要程度较高的工作，直接关系到档案管理效率和质量。为促使更多居民参保，保险局档案管理部门应当明确城居保档案收集与整理的基本程序，并采取行之有效的对策，提高城居保档案收集与整理工作水平。

    参考文献

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