浅谈工程竣工档案管理中常见的问题及有效措施
郑黛珺 俞绩
摘 要：本文将以工程竣工档案为主要内容，基于目前工程竣工档案管理实际情况，分析造成档案管理问题的影响因素与根本原因，并利用现在档案管理手段与制度，应对这些影响与原因提出能够有效落实在档案管理中的优化措施与改善方案，提升工程企业对档案管理的管理力度，展现其对于企业发展、工程建设的价值与作用。
关键词：工程竣工档案;常见问题;有效措施
工程竣工档案是工程项目运行中不可缺少的管理内容之一，其能够直接展现出来工程企业在工程项目中所投入的人力和物资，决定着工程企业未来工程项目投资方式与资源分布，是评定一个工程企业管理能力与资源等级的重要管理因素之一，也是除了施工专业能力以外，能够彰显一个工程企业综合能力与实力重要内容，则对于工程企业来说，如何在新工程管理运行体系下，更好地加强对于工程竣工档案的管控力度、发挥其原有的工程管理作用与价值是一项重要内容。
1 工程竣工档案管理中存在的问题
1.1 档案管理意识薄弱
档案管理意识薄弱一直是各个工程企业管控中重要问题，这是因为工程企业高层管理团队整体发展重心的偏移，要么是过分注重工程项目带来的经济效益，要么是过分注重工程项目实体的建设与发展，总之不论是哪一种情况，其都是相较于工程竣工档案管理更加重视其他发展内容，相应所投入的人力与物资资源数量不足以该部门的正常运行，相关管理制度优化与发展速度被迫缓慢，这也是多数工程企业内部始终没有引入工程竣工档案管理措施的重要原因，发展缓慢且基础花费较多，长期运行下来，便会在企业内部形成工程竣工档案管理不重要思想氛围，影响其正常运行与措施落实。
1.2 管理模式较为落后
相较于国外工程竣工档案管理发展，我国工程竣工档案管理发展起步较晚，发展到如今整体水平仍旧是较低，致使很多工程企业内部所采用的工程竣工档案管理模式较为落后，不仅模式内容与实际工程企业发展目标、与管理体系不相符合，且模式内容更是无法满足经济市场发展对于工程竣工档案管理的需求，特别在是新信息时代发展背景下，各种现代化、网络化信息技术的应用与融合，更是对工程竣工档案管理模式提出了新要求与标准，继续使用原有管理模式只会造成工程企业进一步发展被阻断。
1.3 缺少完善的管理制度
基于工程企业对于工程竣工档案管理的不重视，工程企业在工程竣工档案管理的各项内容所投资的人力与物资都是不充足的，工程企业内部所采用的管理制度内容同样也存在着各种问题、不足与漏洞，且不说这样的管理制度是否能够起到管理的作用，就單说管控制度内容就不足够完善和全面，很容易造成管理人员通过制度矛盾点，上报虚假信息数据内容，假报虚假业绩影响后期工程资金分析，或者有不良分子利用制度漏洞，以权谋私、滥用私权和中饱私囊，进而造成工期企业损失大量的工程造成运行资金，影响工程项目的质量水平。
1.4 管理人员专业能力不足
由于工程竣工档案管理自身存在的严谨性与准确性，其对于管理人员的专业知识基础与操作能力具有一定要求，然而就目前管理人员的综合能力水平来说，暂且是无法满足以上需求的，一则是因为管理团队中专业性人才数量的缺少，多数管理人员并没有经受专业性的管理工作培训，自然其对于档案管理工作内容与操作流程也就不熟悉，增加了工作错误出现的改变和程度;另一则是管理人员自身职业素养水平较低，没有清楚认识到工程竣工档案管理对于工程企业资金系统化管理的重要性，只是将其作为工程数据信息整理，相应工作质量也仅限于应付上级工作审查程度，则造成档案数据信息不真实、不准确。
1.5 基础的档案管理工作不扎实
首先，在当前阶段，档案管理是保证工程档案归类的基础工作，且其具有真实性和规范性的标准。但是，由于当前各个单位在进行档案工作管理的过程当中，存在着大量现存档案质量不高，且缺乏完整搜索工具的问题，因此这也导致了在进行资料搜索时，很多资料无法实现其自身的作用，或是加大了工作人员的工作难度;其次，在很多单位的档案管理中，很多档案资料都是以文字的形式出现的，在这种情况下，这类档案资料往往缺乏真实性和有效性，所以并不具备应用的能力;最后，很多单位的竣工图与平时累积的工程资料缺乏了完整性，这也使得在进行后期检查的过程中，无法保证材料的质量能够与实际工程的施工质量相一致，进而极易出现工程质量上的问题。
2 强化工程竣工档案管理的措施
2.1 树立正确的档案管理意识
强化工程竣工档案管理的首要措施就是树立正确的档案管理意识。正所谓，思想是行动的领导者，想要强化工程竣工档案管控力度，就先要从工程企业高层团队管理思想进行转变，明确工程竣工档案管理对于工程企业发展、资源分配的重要性，增强在该方面的人力资源与物资数量投入量，保障档案管理基础运行的稳定性，然后再以可持续发展、长远眼光科学合理对工程企业未来发展方向与目标进行调整，强化档案管理在工程项目中、企业内部管理中的深入应用，且同时通过各种宣传途径，在潜移默化中增强企业员工对于工程竣工方案管理的重视程度，积极配合相关工作内容需求，强化企业部门之间的合作与交流，保障档案管理工作的顺利进行，综合性增强工程企业的能力水平。
2.2 创新档案管理模式
随着现代经济体系的不断变化与发展，原有的工程竣工管理模式显然已经无法满足工程企业进一步经济发展与管理创新的需求了，则创新管理模式是一项必须且必经的优化措施，学习借鉴国外先进的管理模式类型，取其精华、去其糟粕，再依据实际工程企业发展方向与目标，以及工程竣工档案管理团队能力水平，创新档案管理模式内容，使其能够满足现代经济市场对工程企业档案管理的要求与标准，且同时向管理模式中加入现代技术内容，包括各种计算机设备、互联网技术等等，推动电子档代替传统档案的速度，实现现代化档案信息电子化和数据化，提升档案管理工作的质量与效率，为工程企业进一步发展提供坚实工作基础。
2.3 完善管理制度与体系
针对工程竣工档案管理不完善带来的工作问题与经济损失，施工人员便需要进行管理制度内容的完善，结合国家相关法律法规以及行业管理标准，遵循以合理性、人性化的原则，制定完善的管理制度内容，明确细化不同岗位内容与部门责任，系统化管控工程竣工档案管理流程内容，最大程度避免人为操作失误带来的管理问题，提升管理工作的效率与质量;并同时建立相应的工程竣工档案管理监督体系，以管理制度为执行和检查基础，定期对管理工作内容、数据信息进行检查与核对，特别是在管理过程中容易出现问题与漏洞的环节，一定要对其进行全面化、详细化的核对，有效避免管理人员虚假上报数据或者以权谋私行为的再次出现，一旦发现以上问题，监督人员便需要严格依照奖惩制度进行严厉处理与处罚，阻断相似事件的再次发生，促进工程竣工档案管理的深入应用。
2.4 提升管理人員能力水平
除了以上三种强化工程竣工档案管理的优化措施以外，还有就是提升管理人员的能力水平。重新对现有的工程竣工档案管理团队人才与岗位匹配，从而明确管理团队中各项人才缺少的种类与数量，有方向性与针对性进行专业性与经验性人才的招聘，或者采用与各个高等院校、政府人力资源部门进行以人才培养体系建设为中心的合作内容，工程企业为两者提供一定的工作岗位数量，而高校与政府则为企业提供相应的优质新兴人才与稳重经验人才，既保障了管理团队在人力资源上的需求，又提升了管理团队的综合能力水平，并同时定期性对管理人员进行专业技能与思想意识培训，使得各个管理人员能够明确自身工作对于工程企业管理发展、资源分布的重要性，积极主动去技能内容、熟悉操作流程以及积累相应的实践经验，从而保障工程竣工档案管理工作的质量与效率。
2.5 做好基础的档案管理工作
为了保证工程竣工档案的管理能够实现其自身的作用，则必须要从以下几点做好其基础的档案管理工作。首先，要保证通过规范化的管理来实现将资料进行有效保存，同时也要明确施工单位的施工责任，在各个施工阶段中，由专门人员进行档案资料的收集与保管;其次，在具备纸质档案的同时，也应该附属电子档案和图片档案，最好也要有一些影像资料，尤其是对于一些隐蔽性工程而言，图像资料才能够作为其质量的保证。并且，在进行档案编制的过程中，也要保证档案的数量能够维持在两份以上，这样才能够在进行追责过程中，通过档案的有效性来实现对施工人员的处理;最后，在管理文件的过程中，必须保证对原始文件进行签字，同时也要保证所有管理人员都能够了解到其自身的法律责任，这样才能够更加确保文件资料的真实性和准确性。
3 结语
综上所述，工程竣工档案的管理，对于企业内部工程项目流程与成本造价管控都是不可缺少的重要内容，因此，施工企业要实时跟进现代工程项目发展需求，及时发现工程竣工档案管理中存在的各项问题，然后不断对档案内容与管理模式进行优化，并同时对相关的管理制度内容与体系也进行完善，通过有效措施提升工程竣工档案管理团队的综合能力水平，有效提升工程企业的施工质量、资源分布，为企业自身带来更多的经济效益。
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