新时期档案管理人员应具备的素质要求研究

2023.02.20

孙婷婷

摘要：随着我国信息化的不断发展和进步，其在各个行业领域都被广泛的应用。尤其是现阶段的档案管理工作，在其具体的工作中，逐步应用到互联网技术与现代信息化技术，使其档案管理的方法以及内容都发生了本质上的改变，所以对于档案管理工作而言，在新时期的实际工作中，应当做到与时俱进，并且对于其档案管理工作人员的工作需要做出更高的要求。下面本文就新时期的档案管理工作人员所应具备的基本素质要求做出简单探讨，以供参考。

关键词：新时期;档案管理人员;素质要求

对着新世纪的发展要求以及改革，在全世界都在面临着信息化技术的改革所带来的机遇与要求。在信息化飞速发展的时代，不但为人们拓展了认识外界世界的认知程度，同时在科学技术的支持下各企业公司的整体效益也在不断增加[1]。在档案管理工作中，随着电子档案的出现与发展，对于其工作要求以及档案工作管理人员的整体素质也在逐步的提升，所以如何增强其工作人员的专业素质是现阶段档案管理工作的主要目标。

一、新时期电子档案的主要特点

新时期电子档案管理是一份基础并且重要的工作，在大数据的运用下将档案保管工作带到了一个新的发展平台，从纸质档案到大力发展电子档案表明在工作方式上实现了质的飞跃。加强档案信息化建设是今后档案工作的重要组成部分。

电子档案的定义是指：将档案信息通过计算机等设备将其进行科学存储，然后根据原有的档案信息建立虚拟档案。与传统的档案不同的是，传统档案一般都是以纸质版记录为主来实行信息的录入与输出;而电子档案是需要将一些电子图像相互关联，然后根据计算机技术进行扫描录入，进而来区别一些实际存在的实体信息。同时电子档案还可以在计算中进行实时流通，实现资源共享。同时在进行电子档案的存储以及查询的时候，需要引入相应的软件系统，并且将信息资源的一些细节进行详细了解，最终将计算机表达出来的数据信息传到用户所使用的网络终端设备，以此来实现信息的传递。根据分析，电子档案与传统档案具有很大的不同点，具体如下。

第一，由于电子档案的载体是由计算机网络技术作为支撑，所以其收集信息的速度与管理信息的效率都会有明显的增加，其所收集的数据也会较传统方式准确。

第二，在电子档案的建立、归纳与整理中，其管理人员可以利用现代信息化的不同手段来处理相关的档案信息，并且在需要搜素和查阅档案时，可以直接在输入框中搜索即可，使操作变得更加便捷。

第三，对于电子档案而言，其保存的位置只需要计算机系统的相关储存以及关于有效信息的备份即可，这样不但可以将传统的档案整理方式改变，还可以将档案的安全性进行有效提高。

二、档案管理工作现状

（一）缺乏专业人才和技术

同一些发达国家相比较，我国的档案管理工作还存在许多不足之处。很多管理人员并不是专业学校出身，也没有较高的专业学历，综合素质水平还有待提高。目前档案管理部门十分缺乏新型专业人员，管理人员的工作水平也只是延续了过去计划经济体制下的内容。员工的专业水平较低在很大程度上限制了档案的编录和开发工作，对全面发展自动化创新型档案管理工作增大了困难。在自动化档案管理工作中需要更多的高素质的专业人才，需要员工掌握大量的计算机网络和大数据知识。一些工作人员忽略对计算机的学习从而不能熟练地掌握信息化计算机应用知识，体现出员工的专业技能和业务水平不能达到发展管理新时期档案的水平。

寻找多年前的档案资料会发现存在很多的错误信息或者丢失某些重要信息的现象，这表明记录和管理技术还不够完善。技术上的局限性造成了很大的挑战，先进管理技术的使用率不能达到预期目标，所以目前必须要提高先进信息化技术的使用率，充分利用大数据和互联网的优势使得档案管理工作达到一个新高度。管理技术所涉及的角度和方面还不够完善，导致档案的管理工作存在漏洞。

（二）缺乏正确的工作观念

档案管理部门工作人员没有树立正确的工作观念，往往表现为工作能动力不足和积极向较差。许多员工在思想上认为管理档案的工作较为清闲，所以对待工作消极疲怠。部门和领导对档案管理的重视度不高也导致员工对工作产生了错误的认识，认为工作不够重要，缺乏应有的重视度。

日常档案管理工作以重复性、程序化模式占主导地位，造成员工在心理上产生了疲劳，对待工作没有激情和挑战。员工在工作中长时间面对的都是纸质版的档案材料，日复一日重复着记录归纳管理的工作。树立正确的工作观念要从根本上提高管理者的职业素质，必须要尽快转变员工的消极工作思想，让其增加工作兴趣和提高工作能动力。

（三）新技术发展带来难题

在大数据和互联网的推动下，从前单一的档案管理工作势必会遭受巨大的挑战。在管理工作中加入新技术使得员工的服务方式、服务手段和服务内容也产生了相应的变化，使得员工必须要提高创新意识和改变固化思维。员工要尽快熟悉传统手工操作和现代化应用工具相结合的新工作方式，实现档案管理工作的自动化。员工的适应能力是新技术推广过程中遇到的重要问题，可从培训教学等方式改变员工的操作能力。录入信息和检索信息也只是现代档案入门级别的操作，档案管理工作人员需要一一克服更多的巨大的挑战。

（四）缺乏档案保护意识

档案管理是一份烦琐细致的工作，需要定时检查，需要意识到一个细小的失误和疏忽可能会对组织和企业造成很大的损失。目前工作人员的思想消极被动，工作界限模糊，缺乏档案保护意识。

三、新时期档案工作管理人员所应具备的整体素质

（一）思想政治素質

对于档案管理工作人员的素质而言，其思想道德素质是其所具备的基础素质。一般的档案内容都会涉及到很多的机密文件或者公司内部的机密信息，这些信息一旦泄露，将会对企业经济造成极大的不良影响。很多重大单位的机密信息联系着国家的一些机密，所以一旦发生问题，甚至会导致国家经济建设处在危机之中[2]。在此背景下，档案管理人员应当思想政治素质加以提升，从思想上保证档案信息的安全。

档案管理人员必须要树立正确的政治观、价值观，必须具有正确的思想方向和高度责任感。在日常工作和学习中要与时俱进，加强思想和业务水平的学习，正确理解单位组织的管理路线，不断提高自身综合素质水平。档案管理人员要高度重视档案的机密性，要深刻意识到肩负着保守机密的重要责任。在工作中要培养良好的工作习惯，比如不能随意摆放文件、不能准许闲杂人员进入档案室、时刻注意自己的言行。档案管理人员要具有正确的政治素养和不断提高政治觉悟和党性修养。

（二）岗位专业能力素质

档案管理本身就具备比较高的综合性质和复杂性质，所以对于新时期的档案管理人员不应只是从事于档案的保管工作，同时还应该具备关于档案各个时期的整理的专业技能，从而保证档案信息的完整。根据现代化档案管理的要求，积极学习并且掌握关于档案收集以及整理的相关工作内容，逐步提高新时期自动化档案管理的覆盖程度。随着在档案管理工作中电子档案的融入，档案管理人员也应当学习和具备专业的计算机理论知识和计算机操作技能，保证在计算机出现漏洞或者故障的时候能够及时地解决，从而保证档案存储的质量。

新时期档案管理工作中要求管理人员全面掌握专业知识，包括理论学档案和专业学档案。工作部门要多组织专题讲座和研讨会，让工作人员可以获取最新的专业知识和不断地提升工作能力。管理人员要熟悉工作的各个环节，并且可以熟练地操作。工作流程包括收集、整理、保管、统计、提供使用等多个步骤，工作人员要勇于提出科学合理的管理方法从而提高工作效率。

（三）档案管理创新素质

基于现代化的管理与技术要求，新时期的档案管理应当具备高效的时效性，保证档案管理工作能够适应现代的发展要求。因此要想从整体上保证电子档案的安全性，对于档案信息化管理理念也应该进行系统性创新，所以档案管理工作人员应当具备适应于时代的管理创新精神[3]。在现代档案管理中应当发现其中应该存在的问题，然后应用现代化技术进行改正和创新，从而提升档案管理的工作效率和水平。顺应新时期档案管理工作的要求，员工要积极钻研业务，不断改正和完善档案管理方法，达到新形势发展的需要。

（四）工作职业道德素质

职业道德素质的提升对于档案管理人员的工作行为会造成一定的约束，这样可以使工作人员严格遵守相关的档案管理制度，保证企业内部的档案机密不被泄漏，保证企业信息安全[4]。作为档案管理的工作人员，应当保持爱岗敬业的精神，强化自身的职业道德素质，不断在实践中强化自身工作技能。

工作人员要充分意识到档案工作是一份基础性的服务工作，要意识到档案工作的重要地位。员工要培养爱岗敬业和乐于奉献的精神，在工作中善于发现问题并积极解决问题，日常工作中习惯总结经验教训。员工要充分意识到档案管理工作不仅仅是记录和整理材料，而是利用计算机和网络使工作规范化、程序化和高效化。只有十分熟悉本职工作，才能最大程度的做好新时期自动化电子档案工作。在管理工作中要保证材料的完整性、真实性和准确性，树立严谨的工作风格、强烈的事业心和高度责任感等工作品质。

四、结语

综上所述，对于新时期的档案管理工作而言，由于其新时期的信息化要求，所以对于工作人员的要求也在不断提升。档案管理工作能够在实际中提高其管理的效率性和安全性，管理人员必须应对现实发展的潮流，提升自身的现代化意识和信息化技能，从而保证企业档案的安全性和保证企业的经济效益。面对新时期档案管理工作的要求，要以高度的职业精神和创新精神做好本职工作，维护正常的工作秩序。

参考文献：